Wer Microsoft 365 Copilot in europäischen Unternehmen einführt, landet sehr bald bei der Frage, wo die Daten eigentlich verarbeitet werden. Datenresidenz und Verarbeitungsketten sind auch 2025 das wichtigste Thema, sobald Datenschutz und Mitbestimmung ins Spiel kommen. Seit im Februar 2025 alle Phasen der EU Data Boundary abgeschlossen sind, fällt die Antwort zwar leichter, an den Details hakt es aber nach wie vor. In den meisten Tenants, die ich betreue, wissen Datenschutzbeauftragte, Admins und Betriebsräte nicht genau, wie Copilot-Interaktionen, Websuche und Modelle ineinandergreifen und was tatsächlich im Tenant bleibt. Deshalb möchte ich das Thema hier praktisch und nachvollziehbar aufdröseln.

Die EU Data Boundary deckt auch die Copilot-Interaktionsdaten ab

Seit Februar 2025 gehört Microsoft 365 Copilot offiziell zur EU-Data-Boundary-Zusage für europäische Kunden, und zwar einschließlich der Copilot-Interaktionsdaten. Was bei der Arbeit mit Copilot in Word, Outlook, Teams oder Excel anfällt, also Prompts, Kontext und Antworten, wird damit vollständig in den Regionen der EU Data Boundary verarbeitet und gespeichert. Das betrifft Tenants mit Standard-Datenresidenz ebenso wie Umgebungen mit Advanced Data Residency (ADR) oder Multi-Geo; Copilot ist in allen Fällen eingeschlossen. Details stehen in der Beschreibung von Advanced Data Residency (ADR) und in der Dokumentation zur EU Data Boundary.

Prompts und generierte Antworten liegen wie alle anderen Microsoft-365-Artefakte im Exchange-Postfach des Nutzers. Für sie gelten deshalb dieselben Compliance- und Aufbewahrungsregeln wie für den Rest. Auch die Rechen- und Modellverarbeitung läuft im EU-Raum. Lediglich bei seltenen Kapazitätsspitzen kann Copilot kurzzeitig außerhalb der EU rechnen; Microsoft protokolliert diese Fälle nach eigener Aussage und benachrichtigt die Betroffenen. Beobachtet habe ich so etwas bislang in keinem Tenant.

Copilot-Interaktionen liegen im Exchange-Postfach und lassen sich gut erklären

Copilot legt seine Interaktionen als „Message“-Objekte im Exchange-Postfach ab. Dieses Wissen ist bei Datenschutzanfragen und bei der Dokumentation in der DPIA Gold wert. Man kann damit gut begründen, dass keine neuen, eigenständigen Speicherorte entstehen und für Copilot dieselben Datenresidenzverpflichtungen gelten wie für Mails und Kalenderobjekte. Purview-Richtlinien, eDiscovery und Compliance-Aufbewahrung greifen ebenfalls unverändert. Wer einen Nachweis braucht, findet Erzeugung und Speicherung der Copilot-Interaktionen im Microsoft Purview Audit. Wie die Einträge aussehen und wie man sie im Audit-Log findet, habe ich im Beitrag Copilot-Aufbewahrung und Audit: Was bleibt von Prompts übrig? gezeigt.

Praxistipp: Halten Sie in der DPIA ausdrücklich fest, dass Copilot-Interaktionsdaten (Prompts, Antworten, Kontext) denselben Speicher- und Compliance-Mechanismen unterliegen wie reguläre Microsoft-365-Daten im Exchange-Postfach. Damit räumen Sie bei Datenschutzbeauftragten viele Bedenken aus.

Ein Mermaid-Diagramm ordnet die Datenflüsse beim Copilot-Einsatz in der EU

Bevor es um Websuche und Modellverarbeitung geht, lassen sich die Datenströme mit einem vereinfachten Flussdiagramm gut sortieren:

flowchart TD
    User["Nutzer (EU)"] --> CopilotApp["Microsoft 365 Copilot App/Client"]
    CopilotApp --> EUProcessing["Verarbeitung & LLM (EU Data Boundary)"]
    EUProcessing --> Mailbox["Exchange-Postfach (EU Tenant)"]
    CopilotApp --> BingWeb["Websuche (Bing)"]
    BingWeb --> BingEU["Bing-Server (EU Data Boundary)"]
    BingWeb --"Kapazitätsengpass"--> BingGlobal["Bing-Server (weltweit)"]

Abbildung: Vereinfachter Datenfluss von Copilot in der EU einschließlich Websuche.

Gut zu erkennen ist, dass die Copilot-Daten in der EU bleiben und die Websuche über einen eigenen Pfad läuft. Ausnahmen bei der Verarbeitung behandelt Microsoft transparent.

Die Copilot-Websuche läuft über einen eigenen Pfad mit eigenen Datenschutzregeln

In Gesprächen mit Betriebsräten und Datenschützern sorgt ein Punkt regelmäßig für Verwirrung: Copilot kann bei Bedarf Webinhalte über Bing einbeziehen („Web Grounding“). Technisch und rechtlich sind diese Suchanfragen sauber von den übrigen Copilot-Interaktionen getrennt. Seit 2024 verarbeitet Microsoft Bing-Websuchanfragen von Copilot-Kunden aus der EU nach Möglichkeit in Rechenzentren innerhalb der EU Data Boundary, nachzulesen in der Microsoft-Dokumentation zum Datenschutz in Copilot. Bei vorübergehenden Engpässen darf Microsoft auf Server außerhalb der EU ausweichen, dokumentiert das aber und weist es dem Kunden gegenüber aus.

In der DPIA sollte deshalb unbedingt stehen, dass die Websuche optional ist, der Prompt für die Bing-Abfrage den Microsoft-365-Tenant jedoch auf getrenntem Weg verlässt. Unternehmen, die größtmögliche Transparenz wollen, können die Websuche im Adminportal abschalten oder einschränken. Die technische Umsetzung habe ich unter Copilot-Websuche: Was verlässt Microsoft 365 wirklich? beschrieben. In vielen Projekten reicht es allerdings, die technische Trennung zu dokumentieren und die Websuche nur für berechtigte Gruppen freizugeben.

In die DPIA gehören fünf konkrete Angaben zu Copilot

Datenschutzbeauftragte und Betriebsräte erwarten inzwischen sehr genaue Aussagen zu diesen Punkten:

  • Wo und wie Copilot-Interaktionen gespeichert werden (Exchange-Postfach, EU Data Boundary)
  • Technische und organisatorische Maßnahmen bei aktivierter Websuche (Bing, EU Data Boundary, Transparenz bei Ausnahmen)
  • Hinweise zur Verarbeitung bei Kapazitätsengpässen (Ausnahmefälle, Protokollierung, Benachrichtigung)
  • Bezug auf bestehende Compliance- und Aufbewahrungsregeln (Purview, eDiscovery, Labels)
  • Kontrollmöglichkeiten für Admins (Einschränkung der Websuche, Audit-Logs)

Wer diese Punkte sauber festhält, ist für Rückfragen gerüstet und kann bei Bedarf auf die offiziellen Zusagen von Microsoft verweisen (EU Data Boundary, Datenschutz in Copilot).

Gegenüber dem Betriebsrat lassen sich Websuche und LLM-Verarbeitung realistisch darstellen

Meine Erfahrung mit Betriebsräten ist, dass die Akzeptanz vor allem davon abhängt, wie offen man über den Speicherort und die technische Trennung der Websuche spricht. Ich rate dazu, von sich aus zu erwähnen, dass sich die Websuche abschalten oder gezielt für einzelne Gruppen freigeben lässt. Die eigentliche LLM-Verarbeitung der Copilot-Interaktionen findet innerhalb der EU Data Boundary statt; Ausnahmen kommen selten vor und bleiben selbst dann nachvollziehbar. Wie das aus Sicht des Betriebsrats aussieht und welche technischen Maßnahmen dazugehören, habe ich im Beitrag Copilot und Betriebsrat: Technische Maßnahmen für die Vereinbarung beschrieben, mit Schwerpunkt auf dem Datenschutzteil im Mitbestimmungsprozess.

Aus meinen Projekten kann ich sagen, dass die Datenresidenz bei Copilot heute so klar geregelt ist wie selten bei einem neuen Microsoft-365-Dienst. Worauf es ankommt, ist, die Details verständlich zu erklären und sauber in der DPIA festzuhalten. Bei der Websuche lohnt sich außerdem ein genauer Blick darauf, wie das Unternehmen sie tatsächlich nutzen will.