In vielen Projekten mit Microsoft 365 Copilot meldet sich früher oder später der Betriebsrat. Sobald KI-gestützte Werkzeuge in den Arbeitsalltag einziehen, häufen sich die Fragen, wie transparent und nachvollziehbar das Ganze abläuft. Dass der Betriebsrat dann technische und organisatorische Maßnahmen verlangt, um Datenschutz und Mitbestimmung abzusichern, ist eher die Regel als die Ausnahme. Im Folgenden beschreibe ich, wie sich typische Anforderungen aus einer Betriebsvereinbarung mit Bordmitteln umsetzen und sauber dokumentieren lassen. Einen juristischen Anspruch erhebe ich dabei nicht, dafür steckt viel Praxis drin.

Anonymisierte Microsoft-365-Berichte bilden die Grundlage

In fast jeder Runde kommen die Nutzungsberichte im Microsoft 365 Admin Center zur Sprache, weil sie standardmäßig Klarnamen anzeigen. Als globaler Administrator findet man unter „Microsoft 365 Admin Center → Einstellungen → Organisations­einstellungen → Dienste → Berichte“ die Option „Nutzerdaten in Berichten ausblenden“. Wer sie aktiviert, sieht in den meisten Aktivitäts- und Nutzungsberichten nur noch anonymisierte Benutzernamen. Ausgewertet werden können die Daten nach wie vor, einzelnen Personen lassen sie sich aber nicht mehr direkt zuordnen. In vielen Tenants, die ich betreue, muss diese Einstellung gesetzt sein, bevor Copilot oder andere Auswertungsfunktionen live gehen.

In meiner Dokumentation vermerke ich, wann die Option eingeschaltet wurde und wo die Änderung im Protokoll- oder Änderungsmanagement nachzulesen ist. Ein Screenshot aus dem Admin Center gehört ebenfalls dazu. Fragt der Betriebsrat später nach, kann ich damit ohne Aufwand belegen, dass keine Klarnamen ausgewertet werden. Weitere Details zu dieser Einstellung finden sich in der Microsoft-Dokumentation.

Das Copilot Dashboard in Viva Insights zeigt nur Gruppen ab 10 Personen

Über das Copilot Dashboard in Viva Insights stehen erstmals aggregierte Nutzungsdaten zu Copilot zur Verfügung. Es richtet sich an die Team- und Organisationsebene, Einzelpersonen stehen nicht im Vordergrund. Daten erscheinen dort nur für Gruppen mit mindestens 10 Mitgliedern. An dieser Mindestgröße lässt sich nichts ändern, und genau das verhindert, dass jemand die Nutzung Einzelner zurückverfolgt. Für die Gespräche mit dem Betriebsrat ist das ein gewichtiges Argument: Solange die Gruppengröße eingehalten wird, ist eine Einzelkontrolle technisch nicht möglich. Mehr dazu steht in der offiziellen Dokumentation.

Auch hier lege ich einen Screenshot ab und ergänze einen kurzen Hinweis im Einführungskonzept. Zusätzlich halte ich fest, welche Rollen das Dashboard öffnen dürfen. Meist sind das nur ausgewählte Personen aus HR, IT oder aus dem Betriebsrat selbst.

Purview Audit braucht klare Regeln für Zugriff und Aufbewahrung

Kaum ein Punkt wird so ausführlich besprochen wie die Frage, wer Copilot-Interaktionen überhaupt einsehen darf, etwa bei Prüfungen oder im Rahmen von eDiscovery. Technisch protokolliert das Audit-Log von Microsoft Purview alle Copilot-Aktivitäten. Wer darauf zugreifen will, benötigt allerdings die Rolle „Audit-Log-Suche“ oder muss Mitglied einer eigenen eDiscovery-Rolle sein. Diese Rollen sollte man so sparsam wie möglich vergeben und jede Zuweisung genau dokumentieren. Vergeben werden sie im Purview-Portal unter „Berechtigungen“ → „Rollen“.

Wie lange Copilot-Interaktionen erhalten bleiben, hängt von der Lizenz und der Audit-Konfiguration ab. In E3/E5-Tenants greift das Standardintervall von meist 90 Tagen, das sich mit Purview-Richtlinien verlängern lässt. Sollen Copilot-Interaktionen dauerhaft verfügbar bleiben, sind entsprechende Audit-Lizenzen und Einstellungen nötig. Die Einzelheiten erkläre ich in meinem ausführlichen Artikel zu Copilot-Interaktionen und Audit-Aufbewahrung.

Tipp aus der Praxis: Bevor ich zum ersten Mal mit dem Betriebsrat spreche, sehe ich mir an, wer derzeit in den relevanten Audit- und eDiscovery-Rollen eingetragen ist (Purview-Portal → Berechtigungen). Unerwartete Mitglieder kann ich so rechtzeitig entfernen.

Eine eigene Besprechungsrichtlinie steuert die Teams-Transkription

Sobald Copilot in Teams-Besprechungen eingesetzt werden soll, landen die Transkripte auf der Tagesordnung. Ohne Zugriff auf die Transkription liefert Copilot dort keine brauchbaren Ergebnisse. Ob standardmäßig transkribiert wird, legt man im Teams Admin Center unter „Besprechungsrichtlinien“ mit der Einstellung „Transkription für Besprechungen zulassen“ fest. Ich rate dazu, für Copilot-Pilotgruppen eine eigene Teams-Richtlinie anzulegen und die Standardrichtlinie strenger zu fassen. Mehr dazu in meinem Beitrag zu Copilot und Transkriptionsrichtlinien.

Gruppenbasierte Lizenzen trennen die Pilotgruppe sauber vom Rest

Oft möchte der Betriebsrat sichergestellt wissen, dass Copilot zunächst nur in Pilotgruppen getestet und genutzt wird. Am einfachsten lässt sich das mit gruppenbasierter Lizenzierung im Entra ID Admin Center lösen. Ich lege dafür eine eigene Gruppe an, weise ihr die Copilot-Lizenz zu und beschreibe im Konzept, auf welchem Weg jemand Mitglied wird. Damit kann ich dem Betriebsrat auch zeigen, dass die Einführung nachvollziehbar abläuft und Copilot nicht „versehentlich“ für das gesamte Unternehmen freigeschaltet wird.

Der Betriebsrat stellt meist dieselben Fragen, und ich dokumentiere jede davon

Nach meiner Erfahrung kreisen die Fragen des Betriebsrats zu Copilot meist um folgende Punkte:

  • Wer sieht in Berichten und Dashboards personenbezogene Daten?
  • Wer darf auf Audit-Logs und eDiscovery zugreifen?
  • Wie lange werden Copilot-Interaktionen gespeichert?
  • Wie wird die Pilotierung kontrolliert?
  • Was passiert mit Meeting-Transkripten?

Für jede dieser Fragen notiere ich die technische Einstellung und den Eintrag im Änderungsprotokoll, wo es geht ergänzt um einen Screenshot oder eine kurze Notiz im Einführungskonzept. Freigaben gehen dadurch schneller durch, und die Diskussion bleibt sachlich.

Ein Diagramm zeigt das Zusammenspiel der Maßnahmen

Damit sichtbar wird, wie die einzelnen technischen Kontrollen zusammenwirken, greife ich gern zu einer einfachen Übersicht. Im folgenden Mermaid-Diagramm ist zu sehen, wie Einstellungen und Rollen ineinandergreifen:

flowchart TD
A["Berichte: Namen ausblenden"] --> B["Betriebsrat: Kann keine Einzel-Auswertung"]
C["Copilot Dashboard (Viva Insights)"] --> D["Mindestgruppengröße"]
E["Purview Audit: Rollen steuern Zugriff"] --> F["Nur berechtigte Personen"]
G["Transkription Teams-Meetings"] --> H["Teams-Policy für Copilot-Gruppen"]
I["Copilot-Lizenz via Gruppe"] --> J["Pilotierung und Nachvollziehbarkeit"]

Abbildung: Übersicht der technischen Maßnahmen rund um Copilot und die Betriebsvereinbarung

Gut dokumentierte Technik schafft Vertrauen auf beiden Seiten

In vielen Gesprächen über Copilot mit dem Betriebsrat will niemand die KI verhindern. Es geht vielmehr darum, Misstrauen abzubauen. Mit passenden Einstellungen kann ich belegbar festhalten, dass eine Individualkontrolle ausgeschlossen ist und sensible Daten geschützt bleiben. In der Praxis überzeugt vor allem das Zusammenspiel aus anonymisierten Berichten, eng gefassten Audit-Berechtigungen und einer sauber geführten Lizenzpilotierung. Wer konsequent dokumentiert, bringt Copilot deutlich schneller in den Produktivbetrieb und gewinnt das Vertrauen beider Seiten.