Wer Copilot für Microsoft 365 testet, landet erfahrungsgemäß schnell bei der Frage: „Darf Copilot die Websuche nutzen?“ Gemeint ist die Funktion Web Grounding, mit der Copilot bei passenden Prompts Informationen aus dem öffentlichen Web über Bing einbezieht. In den Tenants, die ich begleite, ist das häufig die erste echte Datenschutzhürde. Spätestens im Gespräch mit dem Datenschutzbeauftragten oder dem Betriebsrat taucht die Sorge auf, internes Wissen könnte dabei die geschützte Microsoft-365-Grenze verlassen.

Beim Web Grounding geht nur eine Suchanfrage an Bing

Um das Wichtigste vorwegzunehmen: Auch bei aktivierter Copilot-Websuche gelangt weder der Prompt des Nutzers noch ein Dokument aus der Microsoft-365-Serviceumgebung zu Bing. Copilot formuliert aus dem Prompt eine eigene, abstrahierte Suchanfrage und schickt ausschließlich diese an Bing Web Search. Dieser Unterschied ist erheblich, denn die eigentlichen Unternehmensdaten bleiben innerhalb von Microsoft 365. So steht es auch in der offiziellen Datenschutzdokumentation zu Copilot.

Für alle, die den Weg technisch nachvollziehen möchten, zeigt das folgende Diagramm vereinfacht, wie die Kommunikation bei einer Copilot-Websuche abläuft:

direction LR
user["User prompt"] --> copilot["Copilot (M365 Service)"]
copilot --> query["Generated web search query"]
query --> bing["Bing Web Search"]
bing --> copilot
copilot --> user

Abbildung: Lediglich die generierte Suchanfrage verlässt die Microsoft-365-Servicegrenze in Richtung Bing. Der vollständige Prompt und die Inhalte werden nicht extern verarbeitet.

Datenschutz und Betriebsrat brauchen trotzdem klare Antworten

Hier wird es in Abstimmungsrunden oft lebhaft. Copilot überträgt zwar keine Dokumente, aber ein von Copilot formulierter Teil der Nutzeranfrage verlässt eben doch den geschützten Bereich. Man sollte deshalb offen ansprechen, dass für die Bing-Suche andere Vertragsbedingungen gelten als für den Microsoft-365-Kernservice. Im Kernservice handelt Microsoft als Auftragsverarbeiter, für die Websuche dagegen gilt das Bing Web Search API SLA. Dieser Punkt gehört in die Datenschutz-Folgenabschätzung und sollte nicht verschwiegen werden.

Bewährt hat sich bei mir eine kurze FAQ-Notiz für DSB und Betriebsrat, die die Datenflüsse und den Unterschied zwischen normaler Nutzung und Websuche verständlich darstellt. Mit diesem Hintergrundwissen können alle Beteiligten besser beurteilen, wann Web Grounding sinnvoll ist und welche Risiken sie im Blick behalten müssen.

Praxistipp: In Workshops mit Betriebsräten oder DSB zeige ich gern live dasselbe Beispiel einmal mit und einmal ohne Websuche. Danach ist der Unterschied den meisten sofort klar.

Eine Cloudrichtlinie steuert die Websuche für Tenant und Gruppen

Die Steuerung erfolgt auf Tenant- oder Gruppenebene über die Einstellung „Webinhalte in Copilot zulassen“. Zu finden ist sie im Microsoft 365 Apps Admin Center unter Cloudrichtlinien (config.office.com). In vielen Umgebungen hat bisher niemand die Richtlinie konfiguriert. Nutzer können die Websuche dann selbst ein- oder ausschalten – vorausgesetzt, der Office-Client blendet die Option ein.

Um die Auswirkungen in der Praxis zu prüfen, gehe ich meist so vor:

  • Richtlinie für eine Testgruppe aktivieren oder blockieren
  • Office-Client aktualisieren, damit die Cloudrichtlinie wirksam wird
  • Einen Copilot-Prompt stellen, für den Webinhalte nötig sind (z. B. „Was ist neu in Windows 11 24H2?“)
  • Prüfen, ob die Antwort Webquellen nennt – das ist das Zeichen für eine aktive Websuche
  • Im Zweifel in den App-Einstellungen nachsehen, ob die Websuche angezeigt wird und eingeschaltet ist

Die Entscheidung für oder gegen die Websuche sollte meiner Meinung nach in jeder Datenschutz-Folgenabschätzung zum Copilot-Rollout sauber festgehalten werden. Ich notiere dazu:

  • Wer hat wie entschieden?
  • Für welche Gruppen?
  • Mit welchem Zweck und unter welchen Bedingungen?
  • Welche vertraglichen Unterschiede zum M365-Kernservice gibt es?
  • Welche Kontrollen und welche Transparenz gibt es (z. B. Auditierung, Monitoring)?

Die meisten Sorgen erweisen sich in der Praxis als unbegründet

Die größten Befürchtungen lösen sich in meinen Projekten meist schnell auf. Worauf es ankommt, ist, dass niemand aus Versehen vertrauliche Inhalte direkt ins Web schickt, und genau das schließt Microsoft schon durch die Architektur aus. Dennoch passt die Websuche nicht zu jedem Szenario, etwa bei besonders sensiblen Mandantendaten oder strengen Branchenvorgaben. Wer die volle Kontrolle behalten möchte, schaltet Web Grounding zentral ab oder sperrt die Option zumindest für kritische Gruppen. Unternehmen, die neuen Werkzeugen offener begegnen, starten dagegen häufiger eine gezielte Pilotphase mit ausgewählten Nutzern, die DSB und IT eng begleiten.

Mit Transparenz lässt sich die Websuche sachlich einführen

Wie so oft läuft es auf eine gut informierte Abwägung hinaus. Ich halte das Risiko der Copilot-Websuche für beherrschbar, sofern niemand falsche Vorstellungen von Datenschutz und Servicegrenzen hat und alle Entscheidungen nachvollziehbar dokumentiert sind. Wer früh mit Betriebsrat und Datenschutz spricht und die Technik verständlich erklärt, schafft gute Voraussetzungen für eine sachliche Einführung von Copilot. Eine kurze Live-Demo bewirkt dabei oft mehr als jede Richtliniennotiz. Mehr zur Sicherheit von Copilot und praktische Hinweise zum Tenant-Setup finden Sie im Blogartikel Copilot für Microsoft 365: Die eigentliche Herausforderung ist euer Tenant.