In vielen Tenants, die ich betreue, landet das Thema Compliance bei Copilot für Microsoft 365 schnell auf dem Tisch, oft schon im ersten Pilotprojekt. Spätestens wenn Fachbereiche oder der Betriebsrat wissen wollen, ob Prompts und Antworten protokolliert oder gespeichert werden und wie lange, geht es um die Copilot-Aufbewahrung. Über Datenschutz wird ohnehin viel gesprochen, die technische Realität kommt dabei aber oft zu kurz. Copilot verschluckt nichts spurlos. Was Nutzende fragen und welche Antworten sie bekommen, findet sich an mehreren Stellen im Microsoft-365-Tenant wieder, und das hat handfeste Folgen für Compliance, interne Richtlinien und Transparenz.

Copilot legt jede Interaktion im Postfach und im Audit Log ab

Viele halten KI-Interaktionen für flüchtig. Tatsächlich verarbeitet Microsoft Copilot-Prompts und die zugehörigen Antworten nicht bloß kurzzeitig, sondern archiviert sie. Jede Interaktion wird standardmäßig im Postfach der jeweiligen Person gespeichert, und zwar in einem eigenen Ordner, den man in Outlook normalerweise nicht zu sehen bekommt. Außerdem erscheinen Copilot-Aktivitäten im Unified Audit Log als eigener Recordtyp (CopilotInteraction). Das ist deshalb wichtig, weil sich im Purview-Portal über die Suchfunktion gezielt nach Copilot-Interaktionen filtern lässt, auch wenn eine direkte Suche per KQL derzeit nicht unterstützt wird. Wer also herausfinden muss, wer wann was gefragt hat, findet die Antwort. Davon profitieren Incident Response und Governance gleichermaßen.

Das folgende Diagramm zeigt, wie eine typische Copilot-Interaktion aus Compliance-Sicht abläuft:

flowchart TD
  A["User stellt Copilot Prompt"] --> B["Copilot generiert Antwort"]
  A --> C["Prompt & Antwort in verborgenem Postfach-Ordner"]
  B --> C
  A --> D["CopilotInteraction Record im Audit Log"]

Abbildung: Copilot-Interaktionen wandern ins Postfach und ins Audit Log

Die Aufbewahrungsfrist bestimmen Exchange-Richtlinien und die Audit-Lizenz

Für die Compliance zählt vor allem die Aufbewahrungsfrist. Die KI selbst merkt sich keine Gespräche, doch Prompts und Antworten liegen als Nachrichtenobjekte im Exchange-Online-Postfach. Wie lange sie dort bleiben, legen die Aufbewahrungsrichtlinien für Exchange Online fest. Löscht eine Regel Postfachinhalte nach 2 oder 5 Jahren, erfasst sie auch die Copilot-Interaktionen. Wer unterscheiden möchte, richtet für diesen Ordner eigene Aufbewahrungsrichtlinien ein, um die Copilot-Historie zum Beispiel früher zu löschen oder gezielt zu archivieren. In sensiblen Abteilungen, deren Prompts womöglich Betriebsgeheimnisse enthalten, lohnt sich das durchaus.

Gern übersehen wird, dass auch die Audit Logs nur begrenzt aufbewahrt werden, je nach Lizenzmodell (Standard: 90 Tage, mit Purview Audit (Premium) bis zu 1 Jahr). Wer Vorgänge forensisch nachvollziehen will, muss deshalb Postfach und Audit Log gleichermaßen im Auge behalten. Mehr zu Audit und Copilot steht in der offiziellen Dokumentation von Microsoft.

Nur bestimmte Compliance-Rollen dürfen Prompts und Antworten durchsuchen

Prompts und Antworten kann keineswegs jeder einfach nachlesen. Im Purview-Portal bleibt das Audit Log Personen mit einer passenden Rolle vorbehalten (z. B. Compliance Administrator, Audit Reader). Auch für die Suche in Postfächern, etwa per eDiscovery, braucht es eigene Berechtigungen innerhalb der Compliance-Workloads. Meiner Erfahrung nach kommt es sehr darauf an, wie offen man intern über diese Rechte spricht, vor allem mit dem Datenschutz und dem Betriebsrat. Legen Sie offen, welche Rollen Zugriff haben und zu welchen Zwecken Audits stattfinden dürfen. So entsteht Vertrauen, und Missverständnisse bleiben aus, gerade in Unternehmen mit ausgeprägter Mitbestimmung.

Praxis-Tipp: Ich rate jedes Mal dazu, zusammen mit der IT-Compliance und gegebenenfalls dem Betriebsrat ein kurzes FAQ oder Merkblatt zu schreiben, das beschreibt, wie Copilot-Interaktionen gespeichert werden und wie man sie auswerten kann. Projekte kommen damit spürbar leichter voran.

Purview-Richtlinien steuern das Löschen von Copilot-Daten zentral

Auch bei Copilot taucht irgendwann die Frage nach dem „Recht auf Vergessenwerden“ auf. Grundsätzlich werden Copilot-Interaktionen wie andere Exchange-Nachrichten automatisch gelöscht, sobald die Aufbewahrungsrichtlinie das vorsieht. Wer nicht warten will, kann den eigenen Verlauf in der Copilot-Oberfläche von Outlook, Word, Excel oder Teams leeren. Das entfernt allerdings nur die lokalen Verlaufsdaten, während die Kopie im Postfach und die Audit-Records erhalten bleiben. Für die Compliance bleibt daher die zentrale Steuerung über Purview-Richtlinien entscheidend. Technisch lassen sich einzelne Copilot-Nachrichten zwar per eDiscovery-Löschung oder Skript sofort aus dem Postfach entfernen, verlangt wird das aber selten, und man sollte es nur mit Bedacht tun.

Eine eigene Aufbewahrungsregel für Copilot-Interaktionen richte ich so ein:

  1. Im Microsoft Purview compliance portal → Datenlebenszyklus → Aufbewahrungsrichtlinien eine neue Richtlinie für den Speicherort „Exchange-Postfächer“ anlegen.
  2. Den Ordner für Copilot-Interaktionen („Teams Chats & Copilot Interactions“) ausdrücklich auswählen.
  3. Aufbewahrungsfrist und Löschverhalten nach Bedarf festlegen.

Ausführlichere Informationen und Beispiele finden Sie im Microsoft-Artikel AI in Purview.

Copilot ist aus Compliance-Sicht kein Blindflug

Im Alltag erweist sich Copilot für Microsoft 365 als deutlich transparenter, als die meisten anfangs vermuten. Weil Prompts und Antworten gespeichert werden und sich auditieren lassen, können Unternehmen Risiken senken und gleichzeitig Nutzerinnen, Nutzern und Interessenvertretungen klar sagen, was mit ihren Daten passiert. Wer die Copilot-Aufbewahrung bewusst gestaltet und die Werkzeuge von Purview einsetzt, legt den Grundstein für eine sichere, regelkonforme Einführung und vermeidet später böse Überraschungen. Ich rate deshalb, das Thema früh anzupacken, die Einstellungen technisch auszuprobieren und das Ergebnis gemeinsam mit Datenschutz und Betriebsrat verbindlich festzuhalten. Der Aufwand lohnt sich.