Im Sommer häufen sich bei mir wieder die Anfragen aus Unternehmen: „Können wir mal die Copilot-Lizenzen prüfen? Da sind doch sicher viele dabei, die sie kaum oder gar nicht nutzen.“ Der Verdacht trifft meistens zu. In fast allen Microsoft-365-Tenants, die ich sehe, flacht die Copilot-Nutzung nach der ersten Begeisterung ab, und viele Lizenzen sind auf Nutzer:innen gebucht, die sie selten oder nie verwenden. Gerade bei einer teuren Zusatzlizenz wie Copilot lohnt es sich, genau hinzuschauen. Ebenso lohnt sich ein geordnetes Verfahren, um die Lizenzen an die Kolleg:innen weiterzugeben, die tatsächlich etwas davon haben.

Der Nutzungsbericht im Admin Center zeigt, wer Copilot wirklich nutzt

Am besten beginnt das Copilot-Lizenzreview mit dem Nutzungsbericht zu Microsoft 365 Copilot im Microsoft 365 Admin Center (Berichte → Nutzung → Microsoft 365 Copilot). Dort sehe ich sofort, wie viele Nutzer:innen Copilot in den letzten 30, 60 oder 90 Tagen genutzt haben. Noch wichtiger ist die Angabe, wann jemand zuletzt in Word, Outlook, Teams oder Excel mit Copilot gearbeitet hat. Neben der Gesamtnutzung weist der Bericht auch die Nutzung pro App aus, sodass sich verschiedene Nutzungstypen auseinanderhalten lassen. Wer Copilot nur in Word verwendet, ist eben ein anderer Fall als jemand, der ihn regelmäßig in Teams oder Outlook einsetzt.

Einen Haken gibt es allerdings. Ist unter „Organisationseinstellungen → Berichte“ der Datenschutz aktiviert, erscheinen die Namen im Bericht häufig pseudonymisiert. Für ein echtes Lizenzreview braucht man aber die tatsächlichen Namen. Wer die nötigen Rechte hat, kann die Pseudonymisierung für den Zeitraum des Reviews vorübergehend abschalten. Das sollte jedoch mit dem Datenschutz abgestimmt sein.

flowchart TD
    Lizenz["Copilot Lizenz zugewiesen"] --> Nutzung["Copilot Nutzung" ]
    Nutzung --> Bericht["Copilot Nutzungsbericht"]
    Bericht --> Feedback["Feedback aus Abteilung"]
    Bericht --> Entscheidung["Lizenzentscheidung"]
    Feedback --> Entscheidung
    Entscheidung --> Zuweisung["Gruppenbasierte Lizenz-Zuweisung"]
    Entscheidung --> Fallback["Copilot Chat als Fallback"]

Abbildung: Ablauf eines strukturierten Copilot-Lizenzreviews auf Basis von Nutzungsdaten und Rückmeldungen aus den Fachbereichen.

Mit gruppenbasierter Lizenzierung lassen sich Lizenzen sauber verteilen

In meinen Projekten hat sich die Umstellung auf gruppenbasierte Lizenzzuweisung in Microsoft Entra bewährt (Entra ID Admin Center → Identität → Gruppen → Lizenzierung). Wer Lizenzen noch einzeln an Nutzer:innen vergibt, verliert spätestens beim regelmäßigen Review den Überblick. Über dynamische oder statische Gruppen lassen sich Lizenzen leichter zuweisen und entziehen, und auch Rollouts oder gezielte Umverteilungen gehen deutlich schneller von der Hand. Die Details beschreibt Microsoft in der Dokumentation zur Lizenzzuweisung für Gruppen, wo sich auch Hinweise zur Fehlerbehandlung finden.

Verbindet man den Nutzungsbericht mit Gruppen, kann man gezielt die Nutzer:innen umschichten, die seit mehr als 60 Tagen nicht aktiv waren oder Copilot z. B. nur ein einziges Mal ausprobiert haben. In manchen Tenants habe ich dafür eine Hilfsgruppe angelegt. Dorthin wandern alle „Low Usage“-Accounts, bevor ihre Lizenz an jemand anderen geht. Das hält den Prozess nachvollziehbar, und im nächsten Review lässt sich bei Bedarf noch einmal nachhaken.

Die Fachbereiche wissen oft mehr als die Nutzungsdaten

Nutzungsdaten sind hilfreich, zeigen aber nicht immer, wie es im Betrieb tatsächlich aussieht. Wer Copilot nur wenig nutzt, hat die Lizenz nach meiner Erfahrung nicht automatisch zu Unrecht. Manche Fachbereiche haben von ihrer Arbeit her schlicht weniger Anwendungsfälle, andere tasten sich noch heran. Deshalb gleiche ich die Auswertung immer mit Rückmeldungen aus den Teams ab. Oft braucht es einfach mehr Anlaufzeit, oder es gibt konkrete Wünsche, wie sich Copilot besser einsetzen ließe. Daraus ergeben sich gute Ansatzpunkte für die Adoption, etwa gezielte Schulungen oder interne Champions. Wie die Einführung dauerhaft gelingt, steht im Beitrag Copilot-Adoption mit Szenarien und Champions.

Bewährt hat sich bei mir, dass Key User oder Abteilungsleiter:innen regelmäßig kurz zurückmelden, ob und wie Copilot im Alltag hilft. Auf diese Weise werden stille Erfolge sichtbar, und blinde Flecken fallen auf.

Sind die Lizenzen knapp, braucht man beides, die Nutzungsdaten und das Feedback der Fachbereiche, um zu entscheiden, wer Copilot weiterhin braucht und wo sich eine Umverteilung lohnt.

Klare Kriterien entscheiden, wer die Lizenz behält

Um Copilot-Lizenzen zu prüfen und fair zu verteilen, haben sich in der Praxis diese Kriterien bewährt:

  • Nutzer:innen mit nachweislich regelmäßiger Nutzung (z. B. mindestens 5 Sessions im letzten Monat)
  • Schlüsselfunktionen oder Multiplikatoren (z. B. Führungskräfte, Champions, IT)
  • Abteilungen mit klaren Anwendungsfällen oder Innovationsbedarf
  • Wenig- oder Nichtnutzer:innen nach Rücksprache mit den Vorgesetzten (gezielt nachfragen und die Lizenz ggf. entziehen)
  • Gelegenheitsnutzer:innen wechseln auf „Microsoft 365 Copilot Chat“ als Basislösung

Seit Januar 2025 steht Microsoft 365 Copilot Chat zur Verfügung. Damit lässt sich auch Gelegenheitsnutzer:innen ein Zugang zu Copilot-Funktionen geben, wenn auch mit deutlich eingeschränkter Integration in die Office-Apps und ohne nahtlosen Kontext. Wer nur ab und zu eine Frage stellen oder einfache Automatisierungen nutzen will, kommt damit meist völlig aus.

Das Lizenzreview funktioniert nur als wiederkehrender Prozess

Nach inzwischen etlichen Lizenzreviews bin ich überzeugt, dass die eigentliche Kunst darin liegt, einen wiederkehrenden Prozess aufzusetzen, statt Copilot-Lizenzen als einmaliges Projekt zu behandeln. Microsoft verbessert die Nutzungsberichte laufend, und mit etwas Disziplin bleiben die teuren Lizenzen dort, wo sie im Alltag gebraucht werden. Wer das Review mit Adoption-Maßnahmen und regelmäßigem Feedback verknüpft, spart nicht bloß Kosten, sondern gewinnt Akzeptanz und echte Produktivität dazu.

Wie man Nutzungsdaten in der Praxis auswertet, zeigt der Beitrag Copilot-Nutzung messen und Lizenzen richtig steuern.