In vielen Tenants, die ich begleite, taucht früher oder später dieselbe Frage auf. Wird Copilot für Microsoft 365 tatsächlich genutzt, und rechnet sich das Geld für die Lizenzen? Billig ist Copilot nicht, und so wollen die Verantwortlichen belastbare Zahlen sehen, etwa zu aktiven Nutzern und zum tatsächlichen Einsatz in Word, Outlook, Teams und den übrigen Apps. Wege dorthin gibt es einige, nur liegen sie nicht immer auf der Hand. Wer die Copilot-Nutzung messen will, muss deshalb mehr tun, als auf die Lizenzzuweisung zu schauen. Es geht um Transparenz und Steuerung und damit auch um Governance.

Admin Center und Viva Insights liefern die ersten Nutzungszahlen

Am nächsten liegt das Microsoft 365 Admin Center. Unter Berichte → Nutzung → Copilot for Microsoft 365 seht ihr aufgeschlüsselt, wie vielen Benutzern eine Copilot-Lizenz zugewiesen wurde und wie viele davon in den einzelnen Anwendungen tatsächlich aktiv sind. Die Ansicht ist übersichtlich und lässt sich nach Zeiträumen filtern. Das ist praktisch, wenn ihr die Zahlen vor und nach einzelnen Rollout-Phasen vergleichen wollt. Beachtet dabei, dass die Berichte Nutzer standardmäßig anonymisiert anzeigen, falls in den Einstellungen die Option „Benutzernamen in Berichten ausblenden“ aktiviert ist (zu finden unter Microsoft 365 Admin Center → Einstellungen → Organisationsprofil → Berichte). In Deutschland ist diese Einstellung in vielen Unternehmen Pflicht, sobald der Betriebsrat mitredet. Prüft sie also unbedingt, bevor ihr personenbezogene Auswertungen plant.

Wesentlich tiefer geht das Copilot Dashboard in Viva Insights. Hat die Organisation Copilot für Microsoft 365 gebucht und sind die Nutzergruppen groß genug für eine Auswertung, liefert das Dashboard noch detailliertere Einblicke. Neben Nutzungsraten pro Abteilung oder Funktion lässt sich etwa erkennen, in welchen Teams oder Bereichen Copilot besonders intensiv zum Einsatz kommt. Eine Einschränkung gibt es allerdings. Viva Insights fasst Gruppen mit weniger als zehn Mitgliedern in den Auswertungen zusammen, damit keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind. Details zum Dashboard und zu den Voraussetzungen beschreibt Microsoft selbst (Copilot Dashboard in Viva Insights).

Gruppenbasierte Lizenzierung in Entra ID hält die Zuweisung im Griff

Weil Copilot-Lizenzen teuer sind und der Nutzen nicht für jeden gleich deutlich wird, empfehle ich, die Zuweisung über gruppenbasierte Lizenzierung in Entra ID zu steuern. Mit Entra ID P1 oder höher könnt ihr dynamische Gruppen anlegen und Copilot gezielt bestimmten Funktionen oder Pilotgruppen zuweisen. Damit behaltet ihr jederzeit die Kontrolle und könnt Lizenzen später an andere weitergeben, zum Beispiel nach Abschluss eines Pilotprojekts oder wenn einzelne Nutzer Copilot gar nicht verwenden. Wie die Einrichtung funktioniert, erklärt die Dokumentation zur gruppenbasierten Lizenzierung in Entra ID. Auf die Praxis bin ich bereits in meinem Beitrag Copilot für Microsoft 365: Die echte Herausforderung ist euer Tenant eingegangen.

Mein Tipp aus der Praxis: Lasst euch nicht davon täuschen, dass die Lizenzzuweisung so einfach wirkt. Gerade wenn viele Copilot-Lizenzen verteilt sind, aber kaum genutzt werden, solltet ihr regelmäßig in die Berichte schauen, ungenutzte Lizenzen einsammeln und neu vergeben. In Pilotprojekten genügt oft schon ein monatlicher Blick, um rechtzeitig auf Veränderungen zu reagieren.

Typischerweise läuft die Lizenzzuweisung so ab:

flowchart TD
    start["Gruppe für Copilot-Nutzer definieren"]
    assign["Copilot-Lizenz der Gruppe zuweisen"]
    sync["Automatische Lizenzzuweisung an Mitglieder"]
    report["Nutzung über Berichte/Dashboard prüfen"]
    reassign["Nicht genutzte Lizenzen neu verteilen"]
    start --> assign --> sync --> report --> reassign

Abbildung: Typischer Ablauf, wenn Copilot-Lizenzen in Entra ID und Microsoft 365 gruppenbasiert zugewiesen und kontrolliert werden.

In den Berichten lassen sich Benutzernamen vollständig ausblenden

In deutschen Tenants sind Berichte zur Copilot-Nutzung oft ein heikles Thema, denn Nutzungsdaten unterliegen grundsätzlich der Mitbestimmung durch den Betriebsrat. Microsoft hat das berücksichtigt und bietet in den Org-Einstellungen unter „Berichte“ die Option, Benutzernamen generell auszublenden. Die Analysen zeigen dann nur noch aggregierte Zahlen, auf Einzelpersonen lässt sich nicht mehr schließen. Nach meiner Erfahrung bestehen viele Betriebsräte ausdrücklich auf dieser Einstellung, bevor sie der Einführung von Copilot oder anderen Analysefunktionen in Microsoft 365 zustimmen. Wer dennoch auf personenbezogene Nutzungsdaten angewiesen ist, sollte sich früh mit dem Datenschutz und dem Betriebsrat abstimmen.

Ungenutzte Lizenzen lassen sich erkennen und zurückholen

Nach dem ersten Rollout stellt sich schnell heraus, dass längst nicht alle, die eine Copilot-Lizenz bekommen haben, sie auch nutzen. Solche Fälle macht der Nutzungsbericht im Admin Center sichtbar. Dann lohnt sich ein Gespräch mit den betroffenen Teams, um die Gründe zu verstehen. Manchmal fehlt nur die passende Schulung, manchmal hat ein Techniker versehentlich eine Lizenz erhalten. Wer die Zuweisungen regelmäßig pflegt, spart bares Geld und sorgt dafür, dass die Investition den erhofften Nutzen bringt.

Wer die Lizenzen dynamisch steuert, entfernt die betreffenden Benutzer einfach aus der jeweiligen Entra-ID-Gruppe, und die Lizenz wandert zurück in den Pool. Die Änderung greift fast in Echtzeit und lässt sich im nächsten Bericht nachvollziehen.

Das Messen der Copilot-Nutzung ist Chefsache

Aus meiner Sicht ist die Messung der Copilot-Nutzung kein Selbstzweck. Sie ist ein wichtiges Steuerungsinstrument, mit dem sich der Einsatz von Copilot weiterentwickeln und verbessern lässt. Mit den Berichten könnt ihr Pilotgruppen gezielt fördern und Lizenzen dorthin geben, wo sie wirklich gebraucht werden. Am meisten habt ihr davon, wenn ihr die Zahlen nicht als Kontrolle versteht, sondern als Gelegenheit, Akzeptanz und Wirkung von Copilot im Unternehmen nach und nach zu steigern. Wie ein erfolgreicher Pilot aussehen kann, beschreibe ich in meinem Beitrag Copilot für Microsoft 365: Pilot-Erfahrungen aus der Praxis, dort findet ihr weitere Tipps. Für mich steht fest, dass zu jedem Copilot-Rollout eine Messung gehört, und das nicht allein wegen der Kosten.