In den letzten Tagen sehe ich in vielen Mandanten dasselbe Bild: Ganz oben in der Navigation der frisch umbenannten Microsoft 365 Copilot App steht auf einmal ein neuer Menüpunkt namens „Copilot Chat“. Seit dem 15. Januar 2025 stellt Microsoft den Microsoft 365 Copilot Chat allen Nutzern mit Entra ID zur Verfügung, und zwar unabhängig von einer Microsoft-365-Copilot-Lizenz. Auf den ersten Blick wirkt das wie ein großer Funktionszuwachs für jede Organisation. Bei genauerem Hinsehen zeigen sich aber die Einschränkungen. Admins und Security-Teams wollen vor allem wissen, was die Nutzer tatsächlich bekommen, worin sich das Angebot von der bezahlten Copilot-Lizenz unterscheidet und an welchen Stellen ich als verantwortlicher Admin genauer prüfen sollte.

Copilot Chat sucht im Web und lässt sich um eigene Agenten erweitern

In der frei verfügbaren Variante ist Microsoft 365 Copilot Chat im Kern ein Chatbot, der ausschließlich öffentlich verfügbare Webinhalte nutzt und dabei die bekannten Enterprise-Data-Protection-Standards („kommerzieller Datenschutz“) einhält. Personenbezogene Daten fließen also nicht in das Training von KI-Modellen ein, und keine Konversation verlässt die von Microsoft zugesicherten Rechenzentren. Interessanter finde ich die neue Möglichkeit, eigene Copilot-Agenten hinzuzuschalten, die nun im Pay-as-you-go-Modell bereitsteht. Wer einen Agenten mit Graph-Anbindung, Workflow-Funktionen oder eigenen Datenquellen einsetzen möchte, steuert das tenantweit und lässt die Kosten über eine angebundene Azure-Subscription abrechnen. Dadurch lohnt sich Copilot Studio plötzlich auch für viele Organisationen, die kein großes Lizenzbudget haben.

Gerade weil hier Websuche, optionale Agenten und Datenschutzmechanismen zusammenkommen, haben Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte oft Rückfragen. Nach meiner Erfahrung hilft es, die Unterschiede offen zu erklären und die technischen Schutzmaßnahmen nachvollziehbar zu belegen, etwa die Trennung von Web- und Tenant-Daten. Einen genaueren Vergleich der Copilot-Varianten findet ihr hier.

Ohne Lizenz bleibt Copilot Chat auf öffentliche Webinhalte beschränkt

Im Alltag bedeutet das: Nutzer ohne Microsoft-365-Copilot-Lizenz rufen Microsoft 365 Copilot Chat direkt in der Microsoft 365 Copilot App auf. Sie haben vollen Webzugriff über Bing Search und öffentliche Inhalte, erreichen aber keine organisationsinternen Daten aus Exchange, SharePoint, Teams & Co. Der Zugriff auf den Graph und damit auf interne Dateien, E-Mails oder Kalendereinträge ist weiterhin Nutzern mit Copilot-Lizenz vorbehalten. Eine Ausnahme gibt es nur, wenn ein bestimmter Copilot-Agent über Copilot Studio freigeschaltet und mit Pay-as-you-go-Abrechnung hinterlegt ist. Dann lassen sich einzelnen Usern oder Gruppen sehr gezielt zusätzliche Funktionen zuweisen.

Admins, die Copilot Chat einblenden und steuern möchten, finden die zentrale Option inzwischen im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot → Einstellungen → Copilot Chat anheften. Dort lässt sich der Zugang für das ganze Unternehmen aktivieren oder ausblenden, etwa wenn die Funktion erst nach Zustimmung des Betriebsrats sichtbar werden soll.

Aus der Praxis kann ich nur empfehlen, einen Blick auf die Web-Content-Einstellungen zu werfen: Welche Webinhalte Copilot Chat nutzen darf, lässt sich im Admin Center fein steuern (Copilot → Einstellungen → Web-Content). Wer vermeiden will, dass interne Nutzer versehentlich sensible Fragen an Copilot Chat stellen, sollte diese Einstellungen auf jeden Fall prüfen – in vielen Mandanten sind noch die Standardwerte gesetzt!

Schwierig bleibt die Kommunikation. Nutzer müssen wissen, dass der Chat ohne Lizenz keine persönlichen oder firmenspezifischen Daten kennt.

Pay-as-you-go-Agenten werden in Copilot Studio freigeschaltet und über Azure abgerechnet

Dank des neuen Pay-as-you-go-Modells lassen sich Copilot-Agenten erstmals auch ohne Volumenlizenzen bereitstellen. Aktiviert werden sie in Copilot Studio, und jede Nutzung eines Agenten wird über eine Azure-Subscription abgerechnet. Die Einrichtung ist unkompliziert. Als Global Admin oder Copilot-Studio-Administrator öffnet man in Copilot Studio den Bereich Abrechnung und wählt dort die Azure-Subscription aus, die belastet werden soll. Für jeden Agenten lässt sich außerdem einzeln festlegen, wer ihn verwenden darf und ob bestimmte Funktionen wie der Zugriff auf interne Datenquellen eingeschaltet sind.

Das folgende Diagramm zeigt, wie Copilot Chat, Agenten und Pay-as-you-go-Abrechnung ineinandergreifen:

flowchart TD
    U["Nutzer (ohne Lizenz)"] --> C["Copilot Chat (Web)"]
    U --> A["Copilot Agent (optional)"]
    A --> B["Pay-as-you-go Abrechnung (Azure Subscription)"]
    C -- "keine Tenant-Daten" --> W["Websuche"]
    A -- "bei Freigabe: Tenant-Daten" --> T["Interne Daten"]

Abbildung: Zusammenspiel von Copilot Chat, Agenten und Pay-as-you-go-Abrechnung.

Wie Agenten im Einzelnen aktiviert und abgerechnet werden, beschreibt Microsoft im offiziellen Überblick zu Pay-as-you-go.

Der Zugriff auf Tenant-Daten bleibt der Voll-Lizenz vorbehalten

Am deutlichsten unterscheiden sich beide Varianten beim Zugriff auf Tenant-Daten. Ohne Copilot-Lizenz bekommt man auf Fragen zu eigenen E-Mails, Teams-Chats, OneDrive-Dateien oder SharePoint-Inhalten keine Antwort, weil Copilot Chat ausschließlich im Web sucht. Erst mit zugewiesener Lizenz oder einem gezielt freigeschalteten Agenten fließt das oft beschworene „Organisationswissen“ in die Antworten ein. Auch die Integration in die Office-Anwendungen, das Formulieren von E-Mails und die Zusammenfassung von Teams-Meetings gibt es nur mit der vollständigen Lizenz.

Dass Copilot Chat jetzt überall sichtbar ist, wird zudem nicht über Nacht das ganze Unternehmen verändern. Das anfängliche Interesse lässt meist rasch nach, sobald die Nutzer merken, dass ohne Lizenz nur Webinhalte zur Verfügung stehen. Mehrwert entsteht eher, wenn man gezielt Agenten für einzelne Arbeitsabläufe bereitstellt. In einigen Projekten hat genau das für echte Aha-Erlebnisse gesorgt.

Offene Kommunikation und klare Governance-Regeln nehmen den Nutzern die Unsicherheit

Aus Sicht des Admins kommt es vor allem auf Transparenz an. Deutliche Hinweise im Intranet, gezielte Informationen an die Nutzer und eine offene Abstimmung mit dem Betriebsrat beugen Unsicherheiten vor. Bewährt hat sich eine FAQ, die diese Fragen beantwortet:

  • Welche Daten nutzt Copilot Chat ohne Lizenz?
  • Wie kann ich Copilot Chat aktivieren oder deaktivieren?
  • Wann kommen Agenten ins Spiel – und was kosten sie?
  • Was passiert mit meinen Chat-Eingaben?

Die technischen Einstellungen samt Web-Content-Optionen findet man im Microsoft 365 Admin Center schnell unter Copilot → Einstellungen. Größere Organisationen sollten für Copilot-Agenten eigene Governance-Regeln aufstellen und die Nutzung regelmäßig überprüfen. Wer sich näher damit beschäftigen möchte, findet weitere Hinweise im Beitrag Copilot-Nutzung messen, Lizenzen verteilen.

Für mich ist dieser Schritt ein wichtiger Meilenstein für KI-Dienste im Unternehmen. Er ist aber auch ein guter Anlass, sich ernsthaft mit Datenschutz, Governance und dem tatsächlichen Nutzen zu befassen. Nur dann wird der neue Copilot Chat mehr als ein weiteres Chatbot-Symbol im Menü.