Copilot in Teams-Chats sieht nur, was der Nutzer selbst sehen darf

In vielen Tenants, die ich betreue, kommen die Anwender über Copilot in Teams-Chats zum ersten Mal mit Microsoft 365 Copilot außerhalb von Word, Loop oder Outlook in Berührung. In Workshops lautet dann fast immer eine der ersten Fragen, was Copilot eigentlich sieht und was nicht. Governance- und Compliance-Teams interessiert neben dem Datenschutz vor allem, wie sich Aufbewahrung und eDiscovery praktisch umsetzen lassen und wie man Gastzugriffe unter Kontrolle behält. Copilot blickt genau wie der Nutzer in die Vergangenheit eines Chats. Entscheidend ist, welche Vergangenheit das im Einzelfall ist.

Copilot hält sich in Teams-Chats an dieselben Zugriffsrechte wie der Nutzer

In Einzel- und Gruppenchats sowie in Kanälen kann Copilot Inhalte zusammenfassen, auswerten und Fragen dazu beantworten. Grundlage ist dabei immer nur das, was dem jeweiligen Benutzer angezeigt werden darf. Den Chatverlauf kennt Copilot folglich erst ab dem Zeitpunkt, zu dem der Nutzer Zugriff erhalten hat. Typisch ist der externe Teilnehmer, der erst später zu einem Chat hinzukommt. Für ihn sieht Copilot nur die Nachrichten ab seinem Beitritt. Für Gäste gilt dasselbe, Copilot macht sie nie zu „Superusern“. Die Zugriffslogik entspricht exakt der von Teams. Wie Benutzer, Zugriff auf den Chatverlauf und Copilot zusammenhängen, zeigt das folgende Diagramm:

flowchart TD
  User["Nutzer"] --> Access["Teams Chat-Verlauf (ab Beitritt)"]
  Guest["Gast"] --> Access
  Copilot["Copilot in Teams"] --> Access
  Access --> External["Externe Teilnehmer"]

Abbildung: Copilot sieht nur den Chatverlauf, auf den die jeweilige Person Zugriff hat, und das gilt auch für Gäste und Externe.

Besonders wichtig wird das in geteilten Kanälen. Auch dort sieht Copilot nur, was im jeweiligen Tenant für den jeweiligen Nutzer sichtbar ist. Wer in mehreren Tenants arbeitet, merkt schnell, dass unterschiedlich konfigurierte Freigaben und Gastrollen unmittelbar auf die Copilot-Zusammenfassungen durchschlagen.

Aufbewahrungsrichtlinien bestimmen, worauf Copilot noch zugreifen kann

Spätestens bei der Aufbewahrung wird es kompliziert. Für Teams-Chats gelten die Aufbewahrungsrichtlinien, die in Microsoft Purview konfiguriert sind (Aufbewahrungsrichtlinien für Teams). Darüber legt man fest, wie lange Nachrichten erhalten bleiben und wann sie endgültig gelöscht werden. Copilot arbeitet ausschließlich mit dem, was im Chat noch vorhanden ist. Gelöschte oder abgelaufene Nachrichten sind auch für Copilot nicht mehr sichtbar. Jede Löschung entscheidet also unmittelbar darüber, ob Copilot sich noch auf ältere Unterhaltungen beziehen kann.

Seit letztem Jahr lässt sich außerdem die Aufbewahrung von Copilot-Interaktionen in Purview separat steuern (mehr dazu im Beitrag zu Audit und Aufbewahrung). Man kann zum Beispiel festlegen, wie lange die Fragen eines Nutzers an Copilot und die zugehörigen Antworten in den Audit-Logs bleiben. Für Compliance-Abteilungen ist das ein wichtiger Punkt.

Mein Tipp aus der Projektpraxis: Prüft regelmäßig, ob für alle Teams-Chats und Kanäle die für euch passenden Aufbewahrungsrichtlinien greifen und ob eure Copilot-Auditdaten im Purview-Portal so aufbewahrt werden, wie ihr es vorgesehen habt.

Gäste und externe Teilnehmer erhalten durch Copilot keine zusätzlichen Rechte

Gerade in Unternehmen, die viel über Tenant-Grenzen hinweg zusammenarbeiten, erlebe ich immer wieder Unsicherheit im Umgang mit Externen und Gästen. Grundsätzlich sieht Copilot für Gäste, für externe Mitglieder geteilter Kanäle und für Nutzer in gemeinsam verwalteten Kanälen nur den Teil des Verlaufs, auf den sie auch in Teams zugreifen könnten. In geteilten Kanälen hängt die Sichtbarkeit stark von der Tenant- und Kanalkonfiguration ab. Für den Datenschutz der Gäste ist es ein Vorteil, dass Copilot keine zusätzlichen Rechte besitzt. Man sollte aber im Hinterkopf behalten, dass Kanäle mit vielen externen Teilnehmern schnell unübersichtlich werden und Copilot je nach Sichtbarkeit durchaus unterschiedliche Zusammenfassungen liefert.

In Besprechungen fasst Copilot das Transkript zusammen und nicht den Chat

Viele werfen Copilot in Besprechungen und Copilot in Chats und Kanälen in einen Topf. Technisch wie auch aus Governance-Sicht handelt es sich jedoch um zwei verschiedene Dinge. In Besprechungen nutzt Copilot die Transkription, sofern sie aktiviert wurde. Ohne aktives Transkript gibt es keine Zusammenfassung, die Chatnachrichten zieht Copilot dafür nicht heran. Das hat direkte Folgen für Aufbewahrung und Sichtbarkeit. Wird das Transkript nach kurzer Zeit gelöscht oder gilt dafür eine restriktive Aufbewahrungsrichtlinie, fehlt Copilot die Grundlage für eine Zusammenfassung. Mehr dazu steht im Beitrag zu Transkriptpflicht und Richtlinien.

Purview dokumentiert Copilot-Interaktionen auch für eDiscovery

Gern übersehen wird, dass die Fragen der Nutzer an Copilot und die Antworten darauf je nach Konfiguration im Purview-Audit-Log und für eDiscovery festgehalten werden. Wer nachvollziehen muss, wie Copilot genutzt wurde oder wie eine Zusammenfassung zustande kam, sollte sich die Logs im Microsoft-Purview-Portal ansehen (dafür braucht man die entsprechenden Compliance-Rollen und ein eingerichtetes Audit-Log). Wie lange diese Audit-Events aufbewahrt werden, lässt sich über eine eigene Richtlinie steuern. Das sollte man auch tun, damit die Anforderungen von Datenschutz und Compliance gleichermaßen erfüllt sind.

Governance bleibt auch mit Copilot Chefsache

Für mich steht fest, dass Copilot in Teams-Chats den Governance-Alltag weder einfacher noch unsicherer macht, solange die Grundlagen stimmen. Wer Aufbewahrungsrichtlinien und Berechtigungen in Teams im Griff hat, kann auch Copilot sauber steuern. In der Praxis stolpert man allerdings vor allem über geteilte Kanäle, wechselnde Gastrollen und unklare Aufbewahrungseinstellungen. Wer tiefer in das Thema Datenschutz bei Copilot einsteigen möchte, dem empfehle ich die offizielle Übersicht zu Datenschutz und Sicherheit bei Copilot.