Copilot in Teams-Besprechungen kommt auch ohne gespeichertes Transkript aus

In vielen Tenants, die ich betreue, gehört Copilot in Teams-Besprechungen zu den ersten KI-Funktionen, die die Fachbereiche ausprobieren wollen. Das ist verständlich, denn die Funktion verspricht spürbare Entlastung. Copilot fasst Meeting-Inhalte zusammen, zieht Aufgaben heraus und erkennt offene Fragen, ohne dass jemand mitschreiben muss. Sehr bald stellt sich dann aber die Frage, was Copilot technisch und datenschutzrechtlich eigentlich voraussetzt. Vor allem Transkripte und deren Speicherung sorgen immer wieder für Irritationen, besonders wenn der Betriebsrat oder externe Teilnehmer ins Spiel kommen.

Copilot wertet im Meeting in der Regel das Transkript aus

Derzeit braucht Copilot im Meeting in den meisten Fällen ein Transkript. Die KI greift auf den laufenden Mitschnitt zu, wertet das Gesagte aus und liefert daraus Zusammenfassungen oder Antworten auf Rückfragen. Ist die Transkription aktiviert, landet das Transkript in OneDrive oder SharePoint und lässt sich auch nach dem Meeting weiterverwenden. Ohne Transkript (und ohne Mitschnitt) bleibt Copilot mit den klassischen Einstellungen außen vor. Den grundsätzlichen Ablauf zeigt das folgende Diagramm:

flowchart TD
    Meeting["Teams-Besprechung"] --> Transcript["Transkript erstellen?"]
    Transcript -->|"Ja"| Copilot["Copilot aktiviert"]
    Copilot --> Recap["Zusammenfassung & Antworten"]
    Transcript -->|"Nein"| CopilotLimited["Copilot limitiert"]
    CopilotLimited -->|"Kein Transkript"| NoRecap["Keine KI-Zusammenfassung"]

Abbildung: Ohne Transkript kann Copilot kaum Kontext liefern, es sei denn, die neue Policy ist aktiv.

Die Option „Nur während der Besprechung“ bringt etwas mehr Datenschutz

Seit einigen Wochen gibt es hier eine wichtige Neuerung. Über die Teams-Meeting-Policy „Only during the meeting“ („Nur während der Besprechung“) lässt sich Copilot auch dann einsetzen, wenn das Transkript nach Ende der Sitzung nicht gespeichert wird. Die Teilnehmer können die KI-Funktionen also live im Call verwenden, ohne dass ihre Aussagen dauerhaft abgelegt werden. Gerade in deutschen Unternehmen nimmt das der Diskussion um die Speicherung sensibler Gesprächsinhalte einiges an Schärfe. Der Preis dafür ist, dass Zusammenfassungen und Antworten nach dem Meeting nicht mehr abrufbar sind.

Details zur Funktionsweise findet ihr in der offiziellen Dokumentation von Microsoft. Wichtig zu wissen ist, dass Admins diese Option in den Meeting-Richtlinien gezielt aktivieren müssen. Ohne diesen Schritt speichert Teams das Transkript weiterhin standardmäßig.

Aus Erfahrung rate ich euch: Klärt frühzeitig mit dem Betriebsrat, wie mit Meeting-Mitschnitten und Transkripten umgegangen wird, und weist alle Teilnehmer schon in der Einladung deutlich auf Copilot und mögliche Aufzeichnungen hin.

Organisatoren können Copilot und Transkription selbst steuern

Häufig übersehen wird, dass auch einzelne Organisatoren für ihre Besprechung festlegen können, ob Copilot und Transkripte zum Einsatz kommen. Die Optionen für Aufzeichnung und KI-Unterstützung lassen sich direkt beim Anlegen des Termins anpassen. Das ist flexibel, schafft aber auch Unsicherheit, vor allem wenn Transkripte standardmäßig eingeschaltet sind und die Teilnehmer nicht ausreichend davon erfahren. Fehlen im Tenant klare Policy-Vorgaben, entsteht auf diese Weise schnell Wildwuchs bei der Datenhaltung.

In der Praxis solltet ihr folgende Punkte klären:

• Wie erfahren die Teilnehmer zuverlässig, dass Copilot läuft und Transkripte genutzt werden?
• Wo und wie lange werden Transkripte gespeichert (meist im OneDrive/SharePoint des Organisators)?
• Wie geht ihr mit externen Teilnehmern um, etwa mit Hinweisen in der Einladung?
• Gibt es einen Prozess, der Transkripte nach Ablauf einer Frist löscht?

Vor allem bei externen Teilnehmern lohnt es sich, die zentrale Policy für Aufzeichnung und Transkription genauer anzusehen. Oft ist es sinnvoll, die Erstellung von Transkripten für bestimmte Besprechungstypen oder Teilnehmergruppen einzuschränken.

Recap, Intelligent Recap und Copilot unterscheiden sich deutlich

Mit Teams Premium kam der Begriff „Intelligent Recap“ auf. Das normale Recap („Zusammenfassung“) macht einfache Aufzeichnungen und Transkripte nutzbar. Intelligent Recap liefert dagegen KI-gestützte Kapitel, Aufgaben und Marker, und zwar unabhängig von Copilot-Lizenzen, allerdings nur für Premium-Nutzer. Copilot in Teams-Besprechungen wird als eigenes Add-on lizenziert und reicht noch weiter. Es beantwortet Ad-hoc-Abfragen („Was wurde zu Thema X gesagt?“) und erstellt Zusammenfassungen in Echtzeit sowie nach dem Meeting, sofern die Transkripte gespeichert wurden.

In Projekten begegnet mir oft die Annahme, Copilot und Intelligent Recap seien dasselbe. Tatsächlich unterscheiden sie sich im Funktionsumfang, in der Lizenzierung und in der Datenhaltung, etwa beim Speicherort und bei den Zugriffsrechten auf Transkripte. Weitere Erfahrungen zum Rollout und zu organisatorischen Stolpersteinen habe ich in meinem Beitrag Copilot für Microsoft 365 – Erfahrungen aus einem Pilotprojekt zusammengetragen.

Beim Datenschutz entscheidet in Deutschland der Betriebsrat mit

In deutschen Unternehmen führt bei KI-Funktionen heute kein Weg mehr am Betriebsrat vorbei. Copilot in Teams-Besprechungen ist ein besonders heikles Thema, weil Mitschnitte und Transkripte oft als „Überwachung“ empfunden werden. Die neue Option, Transkripte nur vorübergehend für Copilot zuzulassen, verringert immerhin den Bedarf an dauerhafter Speicherung. Teilnehmer transparent zu informieren und klare Richtlinien für Speicherung und Löschung festzulegen, bleibt trotzdem Pflicht. Wie Daten verarbeitet werden und wie sich Copilot von Teams-Aufzeichnungen abgrenzt, beschreibt Microsoft in den Datenschutz-FAQs zu Copilot.

Auch technisch solltet ihr die Aufbewahrung von Transkripten regelmäßig prüfen. Mit einem PowerShell-Skript lassen sich alte Transkripte aufspüren:

Get-Team | ForEach-Object {
  Get-TeamChannel -GroupId $_.GroupId |
    ForEach-Object {
      Get-TeamChannelMessage -GroupId $_.GroupId -ChannelId $_.Id | Where-Object { $_.Type -eq 'meetingTranscript' }
    }
}

Wer Copilot in Teams-Besprechungen sicher einsetzen will, sollte Meeting-Policies, Löschfristen und Informationspflichten aufeinander abstimmen und das Thema früh mit Betriebsrat und IT-Security besprechen.

KI im Meeting braucht klare Regeln und offene Kommunikation

Copilot in Teams-Besprechungen bringt echten Nutzen, läuft aber nicht von allein. Zum produktiven Werkzeug statt zum Datenschutzrisiko wird die KI-Unterstützung erst, wenn Transkripte bewusst gehandhabt werden, die Kommunikation offen ist und eine durchdachte Policy-Strategie dahintersteht. Die neue Option „Nur während der Besprechung“ ist ein wichtiger Schritt, aber kein Freifahrtschein. Wer Copilot sinnvoll etablieren möchte, sollte sich nicht allein auf die Technik verlassen. Mindestens genauso wichtig sind klare Regeln, eine gute Information der Beteiligten und das Gespräch mit allen, die betroffen sind.