Teams-Aufzeichnungen laufen automatisch ab, aber Purview hat Vorrang

In vielen Tenants, die ich betreue, haben sich inzwischen so viele Meeting-Aufzeichnungen und Transkripte aus Teams angesammelt, dass niemand mehr den Überblick hat. Aufgeräumt wird ohnehin nicht. Seit Meetings standardmäßig in OneDrive und SharePoint landen, entwickelt sich die eigentlich praktische Funktion schnell zu einem Problem für Compliance oder Budget. Abhilfe schaffen sollen die Ablaufoptionen für Teams-Aufzeichnungen. Interessant ist allerdings, wie sie sich im Alltag mit Nutzern, Richtlinien und Purview vertragen.

Den automatischen Ablauf legt man in den Meeting Policies fest

Eingestellt wird der automatische Ablauf von Teams-Aufzeichnungen im Teams Admin Center unter Meetings → Meeting Policies → Recording & transcription → Meetings automatically expire. Dort bestimmt man, nach wie vielen Tagen neue Aufzeichnungen standardmäßig gelöscht werden. An den Voreinstellungen hat Microsoft in den vergangenen Jahren mehrfach gedreht. Derzeit ist in den meisten Tenants „Ablauf aktiv“ mit 120 Tagen voreingestellt (laut aktueller Ankündigung, bitte im Message Center prüfen).

Wichtig zu wissen ist, dass die Ablaufregel nur Aufzeichnungen betrifft, die nach der Aktivierung entstehen; vorhandene Dateien bleiben, wie sie sind. Das Ablaufdatum hängt als Metadatum direkt an der Videodatei in OneDrive oder SharePoint. Wer Besitzer- oder Bearbeitungsrechte hat, kann es im Detailbereich der Datei nachträglich ändern oder die Löschung komplett abschalten. Genau hier entsteht im Alltag oft Verwirrung. Viele halten die Löschung für endgültig, obwohl in vielen Fällen der Nutzer der Datei darüber entscheidet.

Nutzer können das Ablaufdatum jederzeit verschieben oder entfernen

Vor allem in großen Unternehmen fällt es schwer, vernünftige Standardwerte für den Ablauf von Teams-Aufzeichnungen festzulegen. Bei einer knappen Frist häufen sich bald die Beschwerden, weil wichtige Meetings verschwunden sind. Lässt man dagegen alles laufen, wächst der Datenberg ungebremst. In OneDrive und SharePoint können Nutzer das Ablaufdatum jeder Aufzeichnung über „Datei-Details“ verschieben oder ganz entfernen. Für die Compliance hat das zwei Seiten. Es bewahrt vor versehentlichem Datenverlust, macht aber eine konsequente Aufbewahrungspolitik praktisch unmöglich.

Praxis-Tipp: In den meisten Umgebungen rate ich dazu, die Standardablaufzeit auf 120 oder 180 Tage zu setzen. Sagt euren Nutzern deutlich, dass sie das Datum bei Bedarf verlängern können, und zeigt ihnen, wo das im Kontextmenü geht. Damit bleibt die Aufbewahrung flexibel, und weder der Speicherverbrauch noch die Compliance geraten außer Kontrolle.

Eine Purview-Aufbewahrungsrichtlinie schlägt den Ablauf

Immer wieder werde ich gefragt, was mit einer Datei passiert, für die sowohl die Ablaufregel für Teams-Aufzeichnungen als auch eine Purview-Aufbewahrungsrichtlinie (Retention Policy) gilt. Hier ist die Sache klar: Aufbewahrung geht vor Ablauf. Schützt eine Purview-Richtlinie die Datei, beispielsweise mit einer Aufbewahrungsregel über 7 Jahre, lässt sie sich weder durch den automatischen Ablauf noch durch den Nutzer löschen. Der Ablauf greift erst nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist, und auch nur dann, wenn er bis dahin noch gesetzt ist. Details dazu stehen in der offiziellen Microsoft-Dokumentation (Meeting recording expiration).

Diese Logik sorgt wenigstens dafür, dass wichtige Aufzeichnungen nicht wegen einer kurzen Ablaufzeit versehentlich verloren gehen. Wer wirklich Ordnung schaffen will, muss deshalb beide Stellschrauben im Auge behalten. Purview-Aufbewahrungsregeln erfassen übrigens auch Transkripte, sofern diese als eigene Datei (VTT) in SharePoint liegen.

Meeting Policies regeln auch, wer aufzeichnen darf und wo die Dateien landen

Auch wer ein Teams-Meeting aufzeichnen darf, legen die Meeting Policies fest. Von Haus aus dürfen das Organisatoren und Referenten, pro Richtlinie lässt sich das aber einschränken. Seit Copilot in Teams verfügbar ist, haben Transkripte deutlich an Bedeutung gewonnen. Viele Copilot-Funktionen, etwa nachträgliche Meeting-Zusammenfassungen, funktionieren nur mit vorhandenem Transkript. Auch hier gilt jedoch, dass die Transkriptdatei zusammen mit der Aufzeichnung gelöscht wird, sobald die Ablaufzeit erreicht ist – es sei denn, eine Aufbewahrungsrichtlinie schützt sie.

Die meisten Aufzeichnungen speichert Teams im OneDrive des Organisators, Kanalbesprechungen dagegen in SharePoint. Das Transkript liegt als VTT-Textdatei im selben Ordner. Immer wieder stelle ich fest, dass Tenants den Speicherbedarf unterschätzen, besonders wenn viele große Meetings automatisch aufgezeichnet werden.

flowchart TD
    TeamsMeeting["Teams-Meeting"] --> Recording["Aufzeichnung ausgelöst"]
    Recording --> FileODSP["Datei in OneDrive/SharePoint"]
    FileODSP --> ExpirationTag["Ablaufdatum (Metadaten)"]
    ExpirationTag --> UserEdit["Nutzer kann ändern"]
    FileODSP --> PurviewPolicy["Purview Retention Policy"]
    ExpirationTag --> Deletion["Automatische Löschung"]
    PurviewPolicy -->|"Retention > Ablauf"| FileODSP

Abbildung: So laufen Teams-Aufzeichnungen ab und so greifen Aufbewahrungsrichtlinien ein.

Admins fehlt eine zentrale Übersicht über ablaufende Aufzeichnungen

Welche Aufzeichnungen wann ablaufen, können Admins nirgends zentral einsehen, und das ist ein echter Mangel. Man kann sich zwar auf Ebene von OneDrive oder SharePoint behelfen und nach Dateien mit gesetztem Ablaufdatum suchen, bequem ist das aber nicht. Eine native Abfrage für Ablaufdaten gibt es in PowerShell nicht. Wer Purview Audit lizenziert und aktiviert hat, kann wenigstens nachvollziehen, wer Ablaufdaten geändert oder Aufzeichnungen gelöscht hat; dafür sucht man im Purview-Portal → Audit nach Begriffen wie „Set expiration date“ oder „Deleted meeting recording“. Um den Speicher im Griff zu behalten, bleibt Admins meist nur, in den einzelnen Sites und Bibliotheken eine Ansicht mit der Spalte „Ablaufdatum“ anzulegen.

Eine eigene Ansicht in SharePoint zeigt die Ablaufdaten an

Mit einer benutzerdefinierten Ansicht lassen sich die Ablaufdaten schnell prüfen:

1. SharePoint Online → Bibliothek mit Meeting-Aufzeichnungen öffnen
2. Spalte „Ablaufdatum“ (Expiration date) einblenden
3. Nach Datum sortieren oder filtern

Damit sieht man, welche Dateien demnächst gelöscht werden – vorausgesetzt, die Nutzer haben das Ablaufdatum nicht von Hand entfernt.

Eine praktikable Lösung bringt mehr als eine perfekte

Wie viele Standards in Microsoft 365 ist die Ablaufregel für Teams-Aufzeichnungen ein nützlicher Baustein, der den Wildwuchs aber nicht allein beseitigt. Für mehr Kontrolle braucht es zusätzlich Purview-Richtlinien, und die Nutzer müssen regelmäßig erfahren, welche Folgen ihr Handeln hat. Schwierig ist vor allem, Compliance-Vorgaben und die Flexibilität, die Nutzer erwarten, unter einen Hut zu bringen. Je deutlicher im Unternehmen feststeht, welche Meetings dauerhaft aufbewahrt werden müssen (und welche nicht), desto reibungsloser greifen die Ablauffunktionen ineinander. Wer außerdem regelmäßig nach großen und alten Aufzeichnungen sucht, behält Speicher und Compliance unter Kontrolle.

Mehr Details und Empfehlungen zur Migration und zu Teams-Policys findet ihr im Artikel Neues Microsoft Teams: Umstieg richtig planen.