In vielen Tenants, die ich mir anschaue, ist das neue Microsoft Teams inzwischen angekommen, zumindest als Option. Seit Oktober 2023 ist der Client für Windows und Mac allgemein verfügbar, und die Verbesserungen sind spürbar. Er lädt schneller, verbraucht weniger Speicher und unterstützt endlich mehrere Tenants und Accounts, was viele von uns lange vermisst haben. Wer häufig den Mandanten wechselt oder mit mehreren Identitäten arbeitet, weiß, wie mühsam das bisher war. Überlegt sein will der Wechsel vom klassischen zum neuen Teams-Client trotzdem, auch wenn Microsoft den alten Client 2024 auslaufen lässt und immer mehr Nutzer:innen bereits die neue Oberfläche sehen.

Das neue Microsoft Teams startet schneller und beherrscht mehrere Tenants

Unter der Haube setzt der neue Client auf Edge WebView2 statt auf Electron. Im Alltag macht sich das bemerkbar: Teams startet flotter, reagiert schneller auf Eingaben und belegt deutlich weniger Arbeitsspeicher, was man vor allem auf älteren Notebooks merkt. Dass mehrere Tenants und Accounts parallel funktionieren, ist ein großer Fortschritt. Man kann jetzt produktiv zwischen Mandanten wechseln, ohne sich ständig ab- und wieder anzumelden oder auf Browser-Sessions auszuweichen. Noch ist allerdings nicht jede Funktion genauso umgesetzt wie im alten Client. Gerade Sonderfälle, etwa das Zusammenspiel mit Third-Party-Apps und Add-ins wie dem Outlook-Meeting-Plug-in, sollte man beobachten. In einigen Projekten liefen bestimmte Integrationen oder Custom-Apps noch nicht vollständig, und in komplexeren Umgebungen fällt so etwas schnell ins Gewicht.

Die Teams-Update-Policy steuert den Umstieg zentral

Wer flächendeckend umstellen will, sollte das über die Teams-Update-Policy im Admin Center tun. Unter „Use new Teams client“ legt man dort fest, ob Nutzer:innen den neuen Client standardmäßig erhalten oder selbst zwischen klassischem und neuem Teams umschalten dürfen. In größeren Unternehmen und überall, wo viele VDI-Umgebungen laufen, kommt man um diese zentrale Steuerung nicht herum. Sonst gerät der Umstieg schnell durcheinander, und die Zahl der Support-Anfragen steigt sprunghaft. Einzelheiten zur Policy stehen in der Dokumentation von Microsoft.

Anfangs lassen viele das Umschalten freiwillig, um Probleme früh zu bemerken, zum Beispiel wenn Add-ins oder Einstellungen nicht wie gewohnt funktionieren. Ich empfehle, in Wellen und mit Pilotgruppen auszurollen, das erspart später viel Ärger. Ebenso sinnvoll ist es, die Nutzer:innen rechtzeitig zu informieren, damit das neue Design niemanden überrascht. Schon eine einfache Rundmail oder ein Beitrag in Teams bewirkt hier eine Menge.

Wer die Teams-Update-Policy testet, sollte immer ein paar Nutzer:innen im Blick behalten, die viele Drittanbieter-Apps oder spezielle Integrationen nutzen. Bei ihnen treten Probleme oft als Erstes auf.

Auch die Verteilung der Desktop-App ändert sich mit dem Wechsel. Auf verwalteten Geräten und in VDI-Umgebungen lässt sich das neue Teams mit dem Teams Bootstrapper automatisiert ausrollen, was den manuellen Aufwand stark verringert:

# Beispiel: Installation des neuen Teams-Clients im Silent-Mode
teamsbootstrapper.exe -p

Der Bootstrapper prüft außerdem, ob bereits eine Version installiert ist, und aktualisiert sie bei Bedarf selbstständig. Bei größeren Rollouts ist das eine echte Erleichterung.

Drittanbieter-Apps und Outlook-Add-ins brauchen vor dem Wechsel einen Test

Die Kernfunktionen laufen inzwischen stabil, bei manchen Integrationen von Drittanbietern hakt es dagegen noch. Add-ins, die tief in Outlook oder Teams eingebunden sind, verhalten sich mitunter anders als gewohnt. Besonders betrifft das das Outlook-Meeting-Add-in, an dem für viele die gesamte Besprechungsplanung hängt. In den meisten Tenants funktioniert es bereits ordentlich. Bei gemischten oder älteren Office-Versionen bin ich aber immer wieder auf kleinere Probleme gestoßen. Custom-Apps, die bisher nur für den klassischen Client gebaut wurden, sollte man vor dem Umstieg ebenfalls testen.

Damit ihr den Überblick behaltet, habe ich eine kleine Checkliste zusammengestellt:

  • Welche Third-Party-Apps und Add-ins werden genutzt?
  • Gibt es Hinweise auf bekannte Probleme im neuen Client?
  • Sind Pilotnutzer mit besonderen Anforderungen eingebunden?
  • Wie läuft das Outlook-Meeting-Add-in?

Anwender:innen, bei denen es klemmt, darf man nicht allein lassen. In Projekten mit vielen Power-Usern oder individuellen Erweiterungen hat es sich bewährt, den Support- und Admin-Teams vorab eine Liste bekannter Probleme an die Hand zu geben und selbst für Rückfragen ansprechbar zu bleiben.

Admins sollten den Wechsel auch aus Anwendersicht betrachten

Viele empfinden den Wechsel als plötzlich, vor allem, wenn sie seit Jahren mit dem klassischen Client arbeiten. Diesen Blickwinkel sollte man ernst nehmen. Die Optik ist neu, vieles geht schneller, doch auch vertraute Abläufe ändern sich im Detail. Die Schaltfläche „Switch to new Teams“ wird in den kommenden Wochen und Monaten immer auffälliger, und wenn der alte Client abgeschaltet ist, hat ohnehin niemand mehr eine Wahl. Wer Kommunikation und Support früh darauf einstellt, nimmt der Umstellung viel Stress.

Bevor ich produktiv umstelle, arbeite ich gern mit einer kleinen Pilotgruppe aus verschiedenen Fachbereichen. An ihren Rückmeldungen erkennt man schnell, wo es Showstopper gibt oder Schulungen nötig sind. Häufig unterschätzt werden Benachrichtigungen und persönliche Einstellungen, die nicht immer reibungslos übernommen werden. Kurze Anleitungen oder FAQ-Artikel helfen an dieser Stelle sehr.

Ein Flowchart zeigt den technischen Ablauf des Wechsels

Das folgende Flowchart skizziert die wichtigsten Schritte beim Umstieg auf das neue Microsoft Teams. Achten sollte man vor allem darauf, wie Update-Policy, Entscheidung der Nutzer:innen und automatische Installation ineinandergreifen.

flowchart TD
    Start["Start" ] --> Policy["Teams Update-Policy setzen" ]
    Policy --> UserChoice["User sieht Umschalt-Option" ]
    UserChoice --> Switch["User schaltet um" ]
    Switch --> Install["Neuer Client wird installiert" ]
    Install --> Test["App/Addon-Kompatibilität testen" ]
    Test --> Rollout["Weiternutzung/ Rollout" ]

Abbildung: Ablauf des Wechsels vom klassischen zum neuen Teams.

Der Umstieg gelingt am besten schrittweise und mit Augenmaß

Auf den ersten Blick sieht der Wechsel zum neuen Microsoft Teams wie ein gewöhnliches Client-Update aus. In der Praxis steckt deutlich mehr dahinter. Wer früh testet, sauber kommuniziert und die Eigenheiten der eigenen Umgebung berücksichtigt, erspart sich und dem Support-Team viele Nachtschichten. Perfekt ist noch nicht alles, bei Kompatibilität und Bedienung wird sich weiter einiges tun. Trotzdem ist der neue Client schon heute ein deutlicher Fortschritt, und sobald der klassische Teams-Client nicht mehr verfügbar ist, führt am Umstieg ohnehin kein Weg vorbei.