In vielen Tenants, die ich betreue, haben sich über die Jahre Unmengen inaktiver SharePoint-Websites angesammelt: alte Projekträume, Testumgebungen, längst vergessene Kommunikationswebsites. Bisher blieb kaum etwas anderes übrig, als diesen Wildwuchs in mühsamer Handarbeit und mit Excel-Listen einzudämmen. Mit den neuen Funktionen für Site Lifecycle Management in SharePoint Advanced Management (SAM) kann man das Thema jetzt endlich systematisch angehen. SAM erkennt inaktive Websites automatisch, benachrichtigt die Besitzer, liefert Berichte und archiviert eine Website oder stellt sie auf Knopfdruck schreibgeschützt. Das alles erledigt man direkt im SharePoint Admin Center, ganz ohne Skripte oder PowerShell-Bastelei. Mit Blick auf Microsoft 365 Copilot und die stark steigenden Speicherkosten war das längst überfällig.

Die Richtlinie legt selbst fest, wann eine Website als inaktiv gilt

Was „inaktiv“ bedeutet, ist erstaunlich flexibel und lässt sich in den Lifecycle-Richtlinien fein einstellen. Je nach Konfiguration entscheiden Zugriffe, Dateiaktivität oder die letzte Änderung darüber. Ohne weitere Anpassung misst Site Lifecycle Management die tatsächliche Nutzung. Dafür fasst es im Hintergrund verschiedene Telemetriedaten zusammen, die SharePoint ohnehin erhebt. Fehlalarme kommen dadurch deutlich seltener vor als bei einfachen Zeitstempeln. Bei Websites, die mit Teams verbunden sind, lohnt sich allerdings ein zweiter Blick: Chat oder Planner werden dort oft noch genutzt, obwohl die SharePoint-Seite scheinbar brachliegt.

Die Einstellungen liegen derzeit unter SharePoint Admin Center → Richtlinien → Lebenszyklusverwaltung für Websites. Hier legt ihr Schwellenwerte, Benachrichtigungstexte und Folgemaßnahmen fest. Für die verwalteten Websites braucht ihr die Lizenz „SharePoint Advanced Management“, für die Archivierung zusätzlich Microsoft 365 Archive (Pay-as-you-go, Abrechnung über Azure).

SharePoint schreibt die Website-Eigentümer automatisch an

Im Alltag hilft vor allem, dass das System die Website-Eigentümer selbst anschreibt. Wird eine Website als inaktiv erkannt, bekommen die Verantwortlichen eine E-Mail und legen mit einem Klick fest, ob die Website bleibt, gelöscht wird oder ins Archiv wandert. Dieser Self-Service erspart etliche Mails und Abstimmungsrunden. Für ownerless Sites, also Websites ohne Besitzer, gibt es außerdem eine eigene Richtlinie. Sie sucht gezielt nach neuen Verantwortlichen, statt die Websites einfach verwaisen zu lassen. In größeren Umgebungen mit viel Personalwechsel ist das eine echte Erleichterung.

Mein Tipp aus der Praxis: Nehmt euch ein paar Minuten Zeit für die Benachrichtigungstexte. Ob eure Nutzer reagieren oder die Mails ignorieren, hängt stark davon ab, wie klar ihr sie ansprecht und ob Fristen und die Folgen jeder Entscheidung deutlich drinstehen.

Genauere Informationen zur Funktionsweise liefert die offizielle Dokumentation zu Site Lifecycle Management, ergänzend dazu die Seite zu Advanced Management.

Microsoft 365 Archive bewahrt alte Inhalte auf, ohne sie zu löschen

Die meisten Site-Owner möchten ihre alten Inhalte nicht sofort löschen. Sie wollen sie „für alle Fälle“ behalten, nur eben nicht mehr im produktiven Bereich. Dafür ist der neue Archivierungs-Workflow gedacht. Mit Microsoft 365 Archive lässt sich eine Website ohne Datenverlust archivieren oder schreibgeschützt stellen. Archivierte Websites belasten das reguläre SharePoint-Speicherlimit nicht mehr, Microsoft rechnet sie stattdessen günstig nach Verbrauch über Azure ab. Gerade in Mandanten mit vielen Altlasten senkt das die Kosten dauerhaft. Braucht doch noch jemand Zugriff auf alte Daten, kann man das Archiv vorübergehend wieder aktivieren.

Für Copilot ist das ein handfester Vorteil, denn archivierte oder schreibgeschützte Websites werden weder für Microsoft 365 Copilot noch für die semantische Suche indexiert. Das verringert das Rauschen in den Ergebnissen, beugt Oversharing vor und entschärft Datenschutzbedenken. Viele Admins merken das erst spät im Copilot-Pilot.

Das Reporting zeigt, wo noch aufgeräumt werden muss

Auch wenn die Lebenszyklusverwaltung viel Handarbeit abnimmt, kontrollieren müssen wir trotzdem. Das eingebaute Reporting listet alle als inaktiv erkannten Websites samt Besitzern und aktuellem Status auf. Wer genauer analysieren möchte, exportiert die Berichte oder verarbeitet sie in Power BI weiter.

Wie die einzelnen Schritte ineinandergreifen, habe ich in einem einfachen Diagramm skizziert:

flowchart TD
    scan["Websites scannen"] --> check["Aktivität prüfen"]
    check --> decision["Inaktiv? (>X Tage)"]
    decision -- "Nein" --> end["Nichts tun"]
    decision -- "Ja" --> notify["Eigentümer benachrichtigen"]
    notify --> owneraction["Eigentümer wählt Aktion"]
    owneraction -- "Behalten" --> keep["Status aktualisieren"]
    owneraction -- "Archivieren" --> archive["Archivieren (M365 Archive)"]
    owneraction -- "Löschen" --> delete["Löschen"]
    owneraction -- "Keine Antwort" --> defaultaction["Standardaktion nach Frist"]

Abbildung: Automatisierter Ablauf der Lebenszyklusverwaltung für inaktive SharePoint-Websites

Besonders gut gefällt mir, dass sich die Prozesse für Inactive Accounts damit endlich auch auf SharePoint-Websites übertragen lassen. Mehr dazu findet ihr in meinem Beitrag zu inaktiven Konten in Entra ID. Dort zeige ich auch, wie sich beide Aufräumaktionen sinnvoll verbinden lassen.

Der Erfolg des Rollouts hängt an der Kommunikation

Die Technik ist nach meiner Erfahrung schnell eingerichtet. Ob das Ganze funktioniert, entscheidet die Kommunikation:

  • Frühzeitig mit den Fachbereichen klären, was „inaktiv“ im Arbeitsalltag konkret heißt
  • Benachrichtigungstexte auf Zielgruppe und Sprache zuschneiden
  • Fristen und die Möglichkeit zur Archivierung deutlich herausstellen
  • Erst mit einer Pilotgruppe testen, Rückmeldungen sammeln und danach breit ausrollen
  • Nach dem Rollout die Berichte regelmäßig prüfen und die Abläufe nachjustieren

Größeren Organisationen rate ich, den Rollout früh mit IT-Governance und Compliance abzustimmen. So hat das Projekt Rückendeckung, und Missverständnisse, etwa bei geplanten Löschungen, entstehen gar nicht erst.

Weniger Ballast sorgt für bessere Copilot-Ergebnisse

Nach einigen Monaten im Produktivbetrieb halte ich die neuen Lifecycle-Funktionen in SharePoint Advanced Management für einen deutlichen Fortschritt in Sachen Cloud-Governance. Inaktive SharePoint-Websites verschwinden endlich automatisch aus dem Blickfeld, Altlasten landen geordnet im Archiv, und Copilot liefert relevantere Ergebnisse. Wer Nachhaltigkeit und Kostenkontrolle ernst nimmt, sollte diese Werkzeuge 2025 auf jeden Fall einsetzen.

Mehr zur technischen Umsetzung und dazu, wie ihr Oversharing durch Copilot wirksam verhindert, lest ihr im Beitrag Copilot-Oversharing: Blueprint für einen sauberen Rollout.