Über den Erfolg eines Copilot-Pilots entscheiden die ersten Wochen

In vielen Tenants, die ich begleite, hat nach dem breiten Rollout der Copilot-for-Microsoft-365-Lizenzen im Januar die Pilotphase begonnen. Die Stimmung schwankt meist zwischen Neugier und Unsicherheit. Vom „Copilot-Pilot“ spricht inzwischen jeder, doch oft bleibt offen, wie daraus mehr wird als ein Testlauf für IT und Management. Gerade in den ersten Wochen zeigt sich, ob Copilot im Alltag wirklich hilft oder ob die Erwartungen schnell verfliegen.

Die ersten Lizenzen gehören auch in die Fachbereiche

Einen Fehler sehe ich immer wieder: Die ersten Lizenzen gehen ausschließlich an Admins, technikbegeisterte Kollegen oder die Geschäftsführung. Dabei zeigt Copilot gerade dort, was er kann, wo sich Fachabteilungen täglich mit langen Mails, ausufernden Meetings oder komplexen Dokumenten herumschlagen. Ich rate deshalb, die Pilotnutzer bewusst nach Rolle und Anwendungsfall auszuwählen und auch Vertrieb, HR oder Projektmanagement mit ins Boot zu holen. Eine gemischte Gruppe bildet den Arbeitsalltag deutlich realistischer ab, und die Rückmeldungen fallen vielfältiger aus.

Ein guter Pilot beginnt mit realistischen Alltagsszenarien

Damit der Pilot kein Selbstzweck wird, sollten die wichtigsten Anwendungsfälle von Beginn an feststehen. Für den Start haben sich in meinen Projekten vor allem diese Szenarien bewährt:

• Meeting-Zusammenfassungen in Teams, sofern die Transkription aktiviert ist
• Entwurfsunterstützung in Word (Berichte, Stellungnahmen, Protokolle)
• Lange E-Mail-Threads in Outlook auf Kernaussagen zusammenfassen lassen
• Erste Gehversuche in Excel, auch wenn Copilot hier noch deutlich eingeschränkt ist

Bei Meetings fällt schnell auf, dass Copilot ohne aktivierte Transkription in Teams oft stumm bleibt. Viele Pilotnutzer hatten sich mehr Automatik erhofft und sind anfangs entsprechend enttäuscht. Ähnlich verhält es sich mit einer unordentlichen Ablage in OneDrive oder SharePoint: Copilot findet dann kaum Kontext, und die Ergebnisse bleiben flach. Ausführlich habe ich das im Beitrag zur Tenant-Readiness für Copilot beschrieben.

Gute Prompts brauchen Kontext und etwas Übung

Im Tagesgeschäft vergisst man leicht, dass Copilot nicht zaubern kann. Wer nur „Zusammenfassen“ oder „Schreibe Bericht“ eingibt, erhält häufig nichtssagende Antworten. Deshalb gehört eine Einführung ins Prompting fest zum Pilot. Dazu zählen eine präzise Aufgabe, genügend Kontext (z. B. „Fasse bitte die wichtigsten Entscheidungen aus dem Meeting vom 4.3. zusammen“) und die Bereitschaft, auch mal nachzubessern. Kurze Prompting-Leitfäden oder gemeinsame Übungsrunden im Pilotteam haben sich bei mir gut bewährt. Sie dämpfen den Frust, und die Teilnehmer tauschen sich über gelungene (oder misslungene) Prompts aus.

Der Copilot Usage Report liefert erste Nutzungszahlen

Seit Kurzem bietet das Microsoft 365 Admin Center den Copilot Usage Report mit ersten Kennzahlen zur Nutzung (Dokumentation). Dort sehe ich, wie viele Nutzer Copilot tatsächlich aktiv einsetzen und in welchen Apps. Ein lückenloser Nachweis für mehr Produktivität sind diese Zahlen natürlich nicht. Sie stützen das Bauchgefühl aber mit Daten. Wer das Reporting regelmäßig ansieht, erkennt außerdem Trends und sieht, wo die Nutzung zunimmt und wo sie stagniert.

Befragungen und gesammelte Hürden machen den Nutzen greifbar

Ob die Produktivität steigt, lässt sich in einer Pilotphase selten eindeutig sagen. Bewährt hat sich in meinen Projekten eine Kombination aus qualitativer Befragung („Was hat Copilot konkret erleichtert oder verbessert?“) und dem Festhalten typischer Hürden. Gerade die Enttäuschungen sind aufschlussreich, etwa wenn Meetings nicht transkribiert wurden oder Excel die erhoffte Unterstützung schuldig bleibt. Mit einfachen Umfragen oder strukturierten Feedbackrunden lässt sich der Pilot nachjustieren, bevor Copilot in der Breite ausgerollt wird.

Mein Praxistipp: Richten Sie gleich zu Beginn eine zentrale Anlaufstelle für die Pilotnutzer ein, an der Fragen, Erfolgsgeschichten und Frust gleichermaßen Platz haben. So bleibt die Motivation hoch, und Schwachstellen fallen früh auf.

Ohne solide Grundlagen bleibt der Pilot eine Show

Die ersten Wochen im Copilot-Pilot sind spannend. Ebenso oft erlebe ich aber Enttäuschungen, wenn die Daten nicht sauber gepflegt sind oder die Nutzer zu viel erwarten. Wer sich weniger vom Hype leiten lässt und stattdessen echte Alltagsszenarien durchspielt, merkt schnell, wo Copilot hilft und wo nicht. Meine wichtigste Erkenntnis bisher: Fehlen die Grundlagen (Transkription, Datenqualität, klare Pilotziele), wird aus dem Pilot eine Show ohne Substanz.

Das folgende einfache Diagramm skizziert den Ablauf von der Auswahl der Nutzer bis zur Auswertung:

flowchart TD
    Auswahl["Pilotnutzer auswählen"]
    Szenarien["Szenarien definieren"]
    Schulung["Prompting schulen"]
    Nutzung["Copilot nutzen"]
    Reporting["Nutzung & Feedback auswerten"]
    Auswahl --> Szenarien --> Schulung --> Nutzung --> Reporting

Abbildung: Typischer Ablauf eines Pilotprojekts für Copilot for Microsoft 365.

Wer sich eingehender damit beschäftigen möchte, findet bei Microsoft nützliche Enablement-Ressourcen und eine gelungene Übersicht zu Copilot.