In vielen Tenants, die ich betreue, ist der Umstieg auf das neue Outlook für Windows inzwischen das drängendste Thema. Wie intensiv Unternehmen die Opt-in-/Opt-out-Phasen nutzen, hängt stark davon ab, wie viele Spezialfälle und Add-ins sie im Einsatz haben. Nach der aktuellen Ankündigung bleibt der klassische Outlook-Client weiterhin Teil der Microsoft 365 Apps, trotzdem wächst der Druck. Das neue Outlook ist standardmäßig installiert und sichtbar, und viele Nutzer:innen entdecken die Umschaltoption von selbst. Wer noch kein klares Konzept hat, muss mit einem chaotischen Rollout und genervten Kolleginnen und Kollegen im Support rechnen.

Das neue Outlook taucht in den meisten Tenants schon von selbst auf

Ich werde oft gefragt, wie lange man noch beim klassischen Outlook bleiben kann. In den meisten Tenants sehen die Nutzer:innen die neue Outlook-App bereits beim Start von Windows und den Microsoft 365 Apps – als optionalen Schalter oder, je nach Release-Kanal, schon als Standard. Wann die Umstellung verpflichtend wird, hängt von der Tenant-Umgebung und vom Update-Kanal ab. Deshalb lohnt sich ein Blick ins Message Center und auf den aktuellen Eintrag in der Microsoft-365-Roadmap.

Die Umschaltoption lässt sich zentral steuern, entweder per Gruppenrichtlinie oder über eine Intune-Einstellung im Gerätekonfigurationsprofil. Wer nicht möchte, dass User die neue App zu früh ausprobieren, kann sie über die Einstellung „Neue Outlook-Oberfläche anzeigen“ gezielt verteilen oder sperren. Einige meiner Kunden lassen bewusst einzelne Pilotgruppen früher wechseln, etwa IT-affine Teams oder Abteilungen, die ohne exotische Plug-ins auskommen.

Einige Feature-Lücken stören im Alltag tatsächlich

Microsoft entwickelt das neue Outlook zwar laufend weiter, es unterscheidet sich aber nach wie vor in einigen wichtigen Punkten vom klassischen Outlook. Diese Unterschiede sollte man kennen. Die meisten Probleme sehe ich derzeit hier:

  • COM-Add-ins: Unterstützt werden nur Web-Add-ins, viele ältere Workflows funktionieren damit nicht mehr.
  • PST-Dateien: Lokale PST-Dateien lassen sich (noch) nicht einbinden; Archivierungskonzepte müssen ggf. angepasst werden.
  • Offline-Unterstützung: Offline kann das neue Outlook nur eingeschränkt arbeiten, weil fast alles über die Cloud läuft.
  • Shared Mailboxes: Delegierungen und Shared Mailboxes verhalten sich noch anders als im klassischen Client.
  • Makros/VBA und manche Drittanbieter-Tools: Vieles davon läuft nicht mehr oder nur noch mit einfallsreichen Workarounds.

Gerade in komplexeren Umgebungen gehört eine Feature-Matrix, die alten und neuen Client gegenüberstellt, zum Pflichtprogramm, bevor weitere User umgestellt werden. Wer den Umstieg sauber plant, erspart sich schmerzhafte Ticketwellen. Die Schwierigkeiten der Anfangszeit habe ich ausführlicher im Beitrag „Neues Outlook für Windows im Unternehmen“ beschrieben, und manches davon gilt bis heute.

Gruppenrichtlinie und Intune steuern den Umschalter zentral

Die Sichtbarkeit des Umschalters und die Standard-App legen viele Admins über ADMX-Gruppenrichtlinien oder Intune fest. In Intune finden Sie die Einstellung unter Gerätekonfiguration → Administrative Vorlagen → Outlook → „Neue Outlook-Oberfläche anzeigen“. In klassischen On-Premises-Umgebungen aktivieren oder deaktivieren Sie das Feature per GPO für bestimmte OUs oder Benutzergruppen. Wer fein abgestuft pilotieren möchte, sollte die Zielgruppen früh festlegen und die Richtlinien vorher testen. Sonst finden sich User ohne Vorwarnung im neuen Client wieder.

In der Praxis sehe ich häufig, dass die Richtlinie zwar gesetzt, aber nicht konsequent durchgehalten wird. Dann wechseln die User nach und nach von Hand, und am Ende herrscht ein Flickenteppich.

Für Pilotgruppen hat sich bewährt, parallel ein Feedback-Formular bereitzustellen. So lassen sich konkrete Kompatibilitätsprobleme früh erfassen, und Sie haben eine belastbare Grundlage, falls Sie über ein Rollback entscheiden müssen.

Ein gestaffeltes Rollout beginnt mit gemischten Pilotgruppen

Wer den neuen Outlook-Client gezielt ausrollen möchte, fängt besser nicht mit der gesamten Organisation an. In meinen Projekten hat es sich bewährt, mit Pilotgruppen aus unterschiedlichen Abteilungen zu starten, idealerweise mit und ohne komplexe Add-in-Anforderungen. Dadurch lassen sich echte Anwendungsfälle testen und die Support-Dokumentation nachschärfen, bevor das breite Rollout beginnt. Vergleicht man zudem verschiedene Release-Kanäle (z. B. Current Channel vs. Monthly Enterprise Channel), sieht man oft gut, wie schnell Updates und neue Features ankommen.

Mit Kunden gehe ich typischerweise so vor:

flowchart TD
Start["Start Pilotgruppe"] --> AddinsCheck["Add-ins & Workflows testen"]
AddinsCheck --> Feedback["Feedback einsammeln"]
Feedback --> Anpassung["Richtlinien & Doku anpassen"]
Anpassung --> Rollout["Breiter Rollout"]

Abbildung: Pilot-Rollout des neuen Outlook-Clients mit gestaffelten Feedbackschleifen.

Das klassische Outlook bleibt vorerst, die Richtung steht aber fest

Wer wegen fehlender Features noch zögert, kann beruhigt sein, denn das klassische Outlook verschwindet nicht über Nacht. Nach der aktuellen Ankündigung hat sich Microsoft nicht auf ein Supportende in den Microsoft 365 Apps festgelegt. Man merkt allerdings deutlich, dass am alten Client kaum noch entwickelt wird und Microsoft das Rollout des neuen Outlook vorantreibt. Mit der Planung sollte man deshalb nicht ewig warten, zumal die Migration der Add-ins, die Umstellung der Archive und die Schulung der User viel Zeit brauchen.

Weitere Details zur Steuerung und Dokumentation stellt Microsoft selbst bereit: Aktuelle Informationen finden Sie im Admin-Überblick zu den Optionen des neuen Outlook und in der Anleitung zur Steuerung der Installation.

Wer jetzt vorausschauend plant, Pilotgruppen festlegt und die wichtigsten Feature-Lücken offen anspricht, hat die besten Chancen auf einen reibungslosen Wechsel. Und wer noch an Altlasten hängt, sollte sich nicht täuschen lassen: Der klassische Client bleibt zwar noch eine Weile, die Umstellung ist aber längst in vollem Gang.