Das neue Outlook für Windows verlangt von Unternehmen gute Vorbereitung

In vielen Tenants, die ich betreue, zeigt das klassische Outlook für Windows inzwischen den Schieberegler „Neues Outlook ausprobieren“ an. Vor allem im Januar und Februar 2024 haben mich IT-Abteilungen gefragt, was hinter diesem neuen Outlook für Windows steckt und wie sie mit der Umstellung umgehen sollen. Microsoft macht keinen Hehl daraus, dass das neue Outlook mittelfristig den klassischen Client und die Apps „Mail“ und „Kalender“ ablösen soll. Geschäftskunden mit Microsoft 365 können die Vorschau schon heute nutzen, allerdings nur als Opt-in und mit spürbaren Unterschieden im Funktionsumfang.

Das neue Outlook für Windows baut auf Outlook on the web auf und kann vieles noch nicht

Technisch beruht das neue Outlook für Windows weitgehend auf Outlook on the web (OWA). Daher kommt die moderne, einheitliche Oberfläche, daher kommen aber auch etliche funktionale Abweichungen. Manches, was man aus dem klassischen Outlook kennt, fehlt (noch) oder funktioniert anders. Klassische COM- und VSTO-Add-Ins werden zum Beispiel nicht unterstützt, es laufen nur moderne Web-Add-Ins (Details bei Microsoft). Auch mit PST-Dateien tut sich das neue Outlook schwer. Import und Export funktionieren nicht wie gewohnt, lokale Archive gar nicht. Offline lässt sich nur rudimentär arbeiten. Wer viele Postfächer oder Konten einbindet, etwa freigegebene Postfächer oder mehrere Exchange-Konten, stößt ebenfalls an Grenzen. Im Alltag fühlt sich das neue Outlook ziemlich genau wie OWA an, samt der technischen Abhängigkeiten (siehe OWA-Dokumentation).

Eine Inventur der Add-Ins steht am Anfang jeder Umstellung

Ich erlebe es immer wieder: Anwender schalten das neue Outlook aus Neugier ein, merken kurz darauf, dass wichtige Funktionen oder Add-Ins fehlen, und sind entsprechend verärgert. Wo Unternehmen noch stark auf klassische Add-Ins (COM/VSTO) setzen, wird daraus schnell ein handfestes Problem. Deshalb rate ich dringend dazu, zuerst alle produktiv genutzten Outlook-Add-Ins sauber zu erfassen. Erst dann sieht man, wo Lücken drohen. Für eine erste Analyse genügt auf den betroffenen Rechnern schon ein kurzer PowerShell-Befehl:

Get-ItemProperty HKCU:\Software\Microsoft\Office\Outlook\Addins\*

Mein Tipp: Erfassen Sie neben den installierten Add-Ins auch, wie intensiv sie tatsächlich genutzt werden. Manches ist zwar installiert, wird aber nie verwendet.

Mit diesem Überblick lässt sich ein realistischer Migrationsplan aufstellen. Und niemand wird davon überrascht, dass ein geschäftskritisches Add-In plötzlich fehlt.

Mit Registry und Intune behält die IT den Wechsel in der Hand

Microsoft stellt Unternehmen Mittel bereit, um den Rollout zu steuern. Am wichtigsten ist der Registry- bzw. Gruppenrichtlinienwert „HideNewOutlookToggle“, der den Schieberegler im klassischen Outlook ausblendet (Dokumentation).

In der Registry sieht das so aus:

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General]
"HideNewOutlookToggle"=dword:00000001

Damit können Nutzer nicht mehr eigenmächtig umschalten und sich im ungünstigsten Fall selbst aussperren. Wer zusätzlich die neue Outlook-App aus dem Microsoft Store blockieren möchte, erledigt das zentral über die App-Blockliste in Intune. Denken Sie außerdem daran, dass viele Einstellungen und Einschränkungen, die heute für Outlook on the web gelten, etwa über OWA-Postfachrichtlinien, automatisch auch das neue Outlook für Windows betreffen.

Ein Pilotbetrieb deckt Probleme früher auf als ein Massenumstieg

In meinen letzten Projekten hat sich gezeigt, dass man die Einführung des neuen Outlook für Windows nicht einfach laufen lassen sollte. Statt alle Anwender auf einmal umzustellen, empfehle ich einen gezielten Pilotbetrieb mit ausgewählten Nutzern aus unterschiedlichen Bereichen und Rollen. So fallen echte K.-o.-Kriterien auf, und Sie bekommen Rückmeldungen, bevor Sie den Schalter für alle umlegen. Oft wird unterschätzt, wie sehr sich Arbeitsabläufe verändern, wenn Add-Ins oder Offline-Funktionen wegfallen. Wer noch mit dem klassischen Outlook arbeitet, sollte das Thema frühzeitig mit den Beteiligten im Haus besprechen und gegebenenfalls mit der IT-Strategie für Microsoft 365 abstimmen.

Um zu verdeutlichen, wie die verschiedenen Outlook-Clients zusammenhängen und einander ablösen, habe ich die aktuelle Lage im Unternehmen in einem Mermaid-Diagramm skizziert:

flowchart TD
  ClassicOutlook["Klassisches Outlook"] -->|"Schieberegler"| NewOutlook["Neues Outlook für Windows"]
  NewOutlook -->|"Web-Tech Basis"| OWA["Outlook on the web"]
  OWA -- "Mailboxrichtlinien" --> Policies["OWA-Richtlinien"]
  ClassicOutlook -- "COM/VSTO Add-Ins" --> Addins["Add-In-Kompatibilität"]
  NewOutlook -- "Web-Add-Ins" --> Addins
  NewOutlook -- "Einschränkungen" --> Limits["Funktionale Lücken"]

Abbildung: So hängen klassisches und neues Outlook, OWA und die Richtlinien zusammen.

Für einen Schnellschuss ist das neue Outlook noch nicht reif

Technisch finde ich das neue Outlook für Windows durchaus spannend. Für den Einsatz im Unternehmen sehe ich Anfang 2024 aber noch viele offene Baustellen. Statt den Schieberegler einfach für alle sichtbar zu lassen, sollten Sie strukturiert vorgehen, die eigenen Add-Ins, Prozesse und Nutzergruppen genau analysieren und einen eigenen Piloten aufsetzen. Die Probleme ähneln sich in vielen Tenants erstaunlich: Add-Ins fehlen, offline geht wenig, und die Richtlinien sind nicht geklärt. Wer von Anfang an mit Plan vorgeht, erspart sich später viel Ärger. Gut kombinieren lässt sich das Thema übrigens mit anderen laufenden Umstellungen wie dem neuen Teams-Client.