Seit ein paar Tagen ist bekannt, dass Microsoft zum 1. Juli 2026 erneut die Preise diverser Business- und Enterprise-Pläne anpasst, und in vielen Unternehmen und IT-Teams sorgt das für Gesprächsstoff. In den meisten Tenants, die ich betreue, ist das der Moment, in dem Budgets hinterfragt werden und die Lizenzmodelle endlich wieder auf den Prüfstand kommen. Was dabei herauskommt, überrascht häufig. Wer sich jetzt keinen Überblick über die eigene Lizenzlandschaft verschafft, zahlt später mit Sicherheit drauf. Die offiziellen Details stehen wie üblich zuerst im Microsoft 365 Admin Center unter Mitteilungen; alternativ helfen euer Partner und die Lizenzierungsbeiträge auf news.microsoft.com weiter. Dort veröffentlicht Microsoft auch, welche Pläne betroffen sind und wie der Zeitplan genau aussieht.

Microsoft nennt Termin und Pläne, aber keine absoluten Preise

Laut aktueller Ankündigung ändern sich zum 1. Juli 2026 die Preise mehrerer Microsoft-365- und Office-365-Suites. Welche Pläne es trifft, steht wie gewohnt im Message Center und in den offiziellen News-Beiträgen. Absolute Preise nennt Microsoft bei solchen Änderungen nicht, sondern verweist auf den eigenen Partner oder die Vertragsunterlagen. Wer ein Enterprise Agreement, CSP oder einen anderen Rahmenvertrag nutzt, sollte dort außerdem nachlesen, was zu Preisbindung und Verlängerungsoptionen vereinbart ist. In Projekten sehe ich immer wieder, wie übersehene Renewal-Termine und automatische Verlängerungen für unangenehme Überraschungen sorgen, vor allem bei jährlicher Abrechnung.

Eine ehrliche Lizenzinventur deckt Doppelungen und Leerlauf auf

Gegen ungeplante Kosten hilft nach wie vor am meisten eine realistische Bestandsaufnahme. Unter Microsoft 365 Admin Center → Abrechnung → Lizenzen seht ihr genau, welche Pläne gerade laufen und wie viele davon überhaupt zugewiesen sind. Ich schaue zusätzlich immer unter Berichte → Nutzung nach, welche Dienste tatsächlich verwendet werden. Oft stellt sich dabei heraus, dass Add-ons oder sogar komplette E3-/E5-Pakete für Benutzergruppen gebucht sind, die nur einen Bruchteil der Funktionen brauchen. Gerade in gewachsenen Tenants finde ich regelmäßig ungenutzte oder doppelt zugewiesene Lizenzen. Meist liegt das daran, dass es für Offboarding und Lizenzrückgabe keinen Prozess gibt oder dieser zu umständlich ist.

Mein Tipp: Wer Lizenzen regelmäßig prüft und nach tatsächlicher Nutzung vergibt, hat bei Preisanpassungen weniger Ärger und spart meist schon im laufenden Jahr spürbar. Diese Prüfung gehört deshalb zu jeder Vertragsverlängerung dazu.

Diese Stellen solltet ihr euch vor allem ansehen:

  • Admin Center → Abrechnung → Lizenzen: Verteilung, Zuordnung, Benutzer ohne Nutzung
  • Berichte → Nutzung: Auslastung von Teams, Exchange, SharePoint, Copilot usw.
  • CSV-Export und Filter: doppelte oder verwaiste Zuordnungen
  • Interne Prozesse, die beim Ausscheiden von Mitarbeitenden die Lizenzen entfernen

Nicht jeder Benutzer braucht wirklich eine E5-Lizenz

In Unternehmen mit gemischten Lizenzmodellen lohnt es sich, genau hinzusehen, wer tatsächlich E5 benötigt und wo Business Premium oder E3 genügt. Mit der Microsoft-365-Preisanpassung 2026 kann es sich wirtschaftlich rechnen, einzelne Gruppen umzustellen oder Add-ons gezielter zu buchen, anstatt jedem alles zuzuweisen. Security- und Compliance-Funktionen lassen sich in der Praxis meist auf einen kleinen Teil der Belegschaft beschränken. Für den Vergleich ist die Microsoft-Dokumentation zu Lizenzen und Zuweisungen hilfreich. Nach einer sauberen Analyse bleibt häufig ein Einsparpotenzial, das die Preiserhöhung ausgleicht oder sogar übersteigt.

Einen schnellen Überblick verschafft dieses PowerShell-Snippet (PowerShell 7 mit dem Modul Microsoft.Graph.Users, mindestens Directory.Read.All-Rolle):

Get-MgUser -All | Select-Object DisplayName,UserPrincipalName,@{n='AssignedLicenses';e={$_.AssignedLicenses.Count}}

Damit seht ihr auf einen Blick, wo Mehrfachlizenzen oder sogar Überbuchungen bestehen. Für tiefere Einblicke eignen sich die Berichte im Admin Center oder die Microsoft-365-Aktivitätsberichte.

Der Verlängerungstermin entscheidet über die Konditionen

Bei jeder Microsoft-365-Preisanpassung kommt es stark auf das Timing an. Je nach Partnervertrag und Laufzeit lassen sich mit einer rechtzeitigen Verlängerung unter Umständen noch die bisherigen Konditionen sichern. Unternehmen mit monatlicher Abrechnung sind flexibler, zahlen dafür aber seit April 2025 einen Aufpreis; was das im Detail bedeutet, habe ich in Microsoft-365-Lizenzen: Monatliche Zahlung wird teurer beschrieben. Wer gerade eine Verlängerung plant, sollte durchrechnen, wie sich die neuen Preisstufen auswirken und welche Bindung sich eher lohnt, jährlich oder monatlich. Bei größeren Umstellungen kann es sinnvoll sein, ein Renewal bewusst vorzuziehen oder zu verschieben. Das stimmt ihr selbstverständlich immer mit eurem Partner ab.

Bevor ich größere Lizenzänderungen freigebe, skizziere ich häufig die wichtigsten Entscheidungswege, damit Abhängigkeiten und Zuständigkeiten klar sind. Das folgende Mermaid-Diagramm zeigt vereinfacht, wie es im Unternehmen typischerweise von der Preisankündigung bis zur endgültigen Lizenzentscheidung geht:

flowchart TD
Preisanpassung["Preisanpassung angekündigt"] --> Analyse["Lizenz- und Nutzungsanalyse"]
Analyse --> Massnahmen["Maßnahmen identifizieren"]
Massnahmen --> Entscheidung["Entscheidung: Umstellen, kündigen, verlängern"]
Entscheidung --> Umsetzung["Umsetzung im Tenant"]

Abbildung: Typischer Entscheidungsweg im Unternehmen von der Preisanpassung bis zur Lizenzumstellung.

Wer früh inventarisiert, geht entspannter in die Budgetrunde

Ich empfehle jedem, die Microsoft-365-Preisanpassung 2026 für eine gründliche Bestandsaufnahme zu nutzen, und zwar nicht erst im Juni, wenn die Zeit knapp wird. Wer seine Lizenzen regelmäßig inventarisiert, die Nutzung auswertet und die Verträge aktiv steuert, kann auch größere Preissprünge abfedern. Ein strukturierter Prozess macht sich spätestens dann bezahlt, wenn die Gespräche mit Einkauf und Management anstehen. Und wer jetzt sauber arbeitet, spart Geld und hat in der nächsten Budgetrunde obendrein die besseren Argumente in der Hand.