In vielen Tenants, die ich betreue, kümmert sich niemand gezielt um die Microsoft-365-Lizenzverwaltung. Sie läuft nebenher, frei nach dem Motto „läuft doch, warum anfassen?“. Mit der Preisanpassung, die Microsoft im November 2024 angekündigt hat, dürfte sich das bei manchen ändern. Ab dem 1. April 2025 zahlt man für Jahresabos bei monatlicher Zahlung fünf Prozent mehr als bei jährlicher Vorauszahlung. Monatlich kündbare Abos waren schon immer mit einem Aufschlag versehen, jetzt trifft es auch die bequeme Ratenzahlung für Jahresverträge. Höchste Zeit also, die „Lizenzhygiene“ wieder einmal gründlich zu prüfen, und zwar keineswegs nur wegen der Kosten.

Die monatliche Zahlung von Jahresabos kostet künftig fünf Prozent mehr

Das Prinzip ist schnell erklärt. Wer sein Microsoft-365-Jahresabo über CSP oder direkt im Admin Center monatlich statt im Voraus bezahlt, legt ab April 2025 fünf Prozent drauf. Wie das Modell funktioniert und worin sich die Varianten unterscheiden, beschreibt Microsoft ausführlich in der offiziellen Dokumentation. Wer ohnehin regelmäßig Lizenzen nachkauft, bemerkt den Aufschlag spätestens bei der nächsten Verlängerung – sofern er sich die Abrechnung überhaupt ansieht. Betroffen sind Enterprise-Kunden ebenso wie kleinere Unternehmen. Ausgenommen sind lediglich Bildungseinrichtungen und Non-Profit-Organisationen.

Häufig stelle ich fest, dass die monatliche Zahlung schlicht aus Bequemlichkeit beibehalten wurde, obwohl gar keine kurzfristigen Änderungen anstehen. Klar, Flexibilität klingt verlockend. Unterm Strich zahlt man dafür künftig aber spürbar mehr. Wer jetzt umstellt, sichert sich für die neuen Vertragslaufzeiten noch die günstigen Konditionen. Die eigentliche Schwierigkeit besteht darin, im laufenden Betrieb zu erkennen, welches Abo auf welche Zahlungsart läuft, zumal im Lizenzdschungel aus E3, E5, F3 und etlichen Add-ons.

Nicht zugewiesene Lizenzen und Karteileichen verursachen unnötige Kosten

In der Praxis begegnet mir immer wieder dasselbe Bild. Lizenzen wurden gekauft, aber nie zugewiesen, oder es gibt noch Benutzerkonten von Mitarbeitern, die das Unternehmen längst verlassen haben. Unter Microsoft 365 Admin Center → Abrechnung → Lizenzen sieht man schnell, ob zu viele Lizenzen ungenutzt herumliegen.

Auch die gruppenbasierte Lizenzierung, etwa über Entra ID, passt beim Ausscheiden von Mitarbeitern oft niemand an. Mit Access Reviews für Gast- und Mitarbeiterkonten in Entra ID lässt sich vieles automatisieren, allerdings nur, wenn die Prozesse dahinter sauber eingerichtet sind. Die folgende Übersicht zeigt, wie Lizenzen heute üblicherweise verteilt werden:

flowchart TD
    Einkauf["Lizenzkauf"] --> Zuweisung["Lizenzzuweisung (direkt oder Gruppe)"]
    Zuweisung --> Nutzer["Benutzerkonten"]
    Nutzer --> Nutzung["Aktive Nutzung"]
    Nutzer --> Inaktiv["Inaktive/Karteileichen"]
    Inaktiv --> Kontrolle["Regelmäßige Kontrolle"]

Abbildung: Typischer Ablauf der Lizenzvergabe (mit möglichen Hürden am Ende)

Gern übersehen werden Add-on-Lizenzen wie Copilot oder Teams Premium. Sie werden zum Testen verteilt, bleiben nach Projektende aber aktiv und kosten jeden Monat Geld, obwohl sie niemand mehr nutzt.

Die gruppenbasierte Lizenzierung hat zwei Seiten

Die gruppenbasierte Lizenzierung in Entra ID (Dokumentation) ist Fluch und Segen zugleich. Regelmäßig sehe ich Tenants, in denen Lizenzen über Gruppen zugewiesen werden, ohne dass jemand prüft, ob die Mitgliedschaften noch stimmen. Heikel wird es vor allem dann, wenn E3- und E5-Lizenzen wild gemischt sind, weil die Rollenprofile nie sauber abgebildet wurden. Spätestens jetzt sollte man aufräumen und die Zuweisungen an klaren Kriterien ausrichten, etwa an Rolle, Abteilung oder Standort.

In der Praxis hat sich ein kurzes, aber wirksames Vorgehen bewährt:

  • Gruppenmitgliedschaften halbjährlich prüfen (am besten automatisiert)
  • Nicht zugewiesene Lizenzen bereinigen
  • Bei Add-ons wie Copilot oder Teams Premium regelmäßig hinterfragen, ob sie etwas bringen
  • Den Mischbetrieb aus E3, E5 und F3 für jede Rolle prüfen
  • Prozesse dokumentieren und Zuständigkeiten festlegen

Mein Tipp: Ich kopiere die Lizenzzuweisungen regelmäßig aus dem Admin Center in eine Excel-Tabelle und gleiche sie mit den HR-Daten ab. Gerade bei Add-on-Lizenzen fallen Ausreißer so sofort auf.

Auch das Vertragsmodell gehört auf den Prüfstand

Ob Cloud Solution Provider (CSP), Enterprise Agreement (EA) oder Microsoft Web Direct: Das Lizenzmodell ist meist historisch gewachsen, und kaum jemand stellt es infrage. Bei CSP lässt sich die Zahlungsart in der Regel recht flexibel ändern, EA-Kunden zahlen dagegen eher jährlich im Voraus. Mit der neuen Preisstruktur lohnt es sich, sämtliche Verträge und Portale zu überprüfen und gegebenenfalls neue Konditionen auszuhandeln.

Wer ohnehin jährlich im Voraus zahlt, kann dem April 2025 gelassen entgegensehen. Wer dagegen auf monatliche Zahlung angewiesen ist, sollte den Aufpreis einplanen und genau überlegen, ob und wo er diese Flexibilität tatsächlich braucht. Add-ons wie Copilot oder Teams Premium bucht man am besten nur für die Nutzer, die damit wirklich produktiv arbeiten. Welche Unterschiede es bei Copilot-Lizenzen und Add-ons gibt, erkläre ich im Beitrag Copilot mit kommerziellem Datenschutz vs. Copilot für Microsoft 365.

Gründliches Aufräumen im Tenant zahlt sich jetzt aus

Für viele Tenants sollte die Preiserhöhung bei monatlich bezahlten Jahresabos Anlass genug sein, endlich tätig zu werden. Wer seine Lizenzen jetzt konsequent durchgeht, spart bares Geld und wird dabei gleich lange aufgeschobene Altlasten los. Mit sauber definierten Prozessen und Rollen, nach ihrem Nutzen bewerteten Add-ons und einer bewusst gewählten Zahlungsart ist man für die kommenden Vertragszyklen gut aufgestellt. Ein aufgeräumter Tenant kostet außerdem weniger, ist sicherer und lässt sich leichter verwalten.