Copilot mit kommerziellem Datenschutz arbeitet nur mit Webdaten

Wer in den letzten Monaten verfolgt hat, was Microsoft rund um KI ankündigt, stößt schnell auf zwei Angebote mit fast gleichem Namen: Copilot mit kommerziellem Datenschutz und Copilot für Microsoft 365. In vielen Tenants, die ich mir anschaue, wissen weder die Nutzer noch die Verantwortlichen so genau, welcher Copilot was darf und welche Risiken oder Chancen damit verbunden sind. Dabei geht es beim Unterschied zwischen dem (kostenlosen) Copilot mit kommerziellem Datenschutz und dem (kostenpflichtigen) Copilot für Microsoft 365 um weit mehr als um Lizenzen. Er wirkt sich spürbar auf den Arbeitsalltag aus.

Hinter Copilot mit kommerziellem Datenschutz steckt der frühere Bing Chat Enterprise

Seit November 2023 trägt der frühere Bing Chat Enterprise offiziell den Namen „Copilot mit kommerziellem Datenschutz“. Für die meisten Microsoft-365-Lizenzen mit Entra-ID-Arbeitskonten ist dieser Copilot automatisch aktiviert, etwa in Business Standard, E3, E5 oder EDU. Seine eigentliche Stärke ist das hohe Datenschutzniveau. Eingaben (Prompts) und Ausgaben (Antworten) werden weder gespeichert noch zum Training der Modelle verwendet, und Microsoft erhält keinen Zugriff auf die Inhalte. Ob der kommerzielle Datenschutzmodus aktiv ist, erkennen Nutzer an einem grünen Schild mit dem Hinweis „Geschützt“. Aufrufen lässt sich der Copilot in der Edge-Seitenleiste, unter copilot.microsoft.com und in Windows 11 (ab Version 23H2). Er arbeitet ausschließlich mit Webdaten; auf die Firmendaten in Microsoft 365 (wie Mails, Teams-Chats, SharePoint oder OneDrive) hat er keinen Zugriff.

Viele Organisationen überlegen gerade, ob sie den Copilot mit kommerziellem Datenschutz zulassen oder lieber gleich blockieren. Dabei bietet er eine gute Gelegenheit, erste Erfahrungen mit KI zu sammeln, ohne dafür den Zugriff auf den eigenen Tenant freigeben zu müssen. Weitere Details stellt Microsoft in der Copilot-Übersicht und im Artikel zur Verwaltung von Copilot bereit.

Copilot für Microsoft 365 greift auf die Unternehmensdaten zu

Bei Copilot für Microsoft 365 sieht die Sache grundlegend anders aus. Er bezieht seine Informationen nicht nur aus dem Web, sondern vor allem aus Microsoft Graph. Im Kontext des angemeldeten Nutzers kann er auf Mails, Kalender, Teams-Chats, SharePoint-Dokumente, OneDrive und weitere Dienste zugreifen. Genau darin liegt seine Stärke, und genau deshalb stellt er deutlich höhere Anforderungen an Datenschutz und Governance. Berechtigungen und Freigaben im Tenant müssen stimmen, sonst legt der Copilot womöglich vertrauliche Informationen offen, die eigentlich niemand teilen wollte. Ausführlich habe ich das bereits in einem eigenen Beitrag beschrieben: Copilot für Microsoft 365: Tenant vorbereiten.

Copilot für Microsoft 365 ist ein kostenpflichtiges Add-on, der Copilot mit kommerziellem Datenschutz bleibt für berechtigte Nutzer dagegen kostenlos. Neben der Frage „Brauchen wir Copilot für Microsoft 365?“ steht deshalb immer auch die Frage „Wie gehen wir mit dem kostenlosen Copilot um?“

Das grüne Schild und die richtige Anmeldung entscheiden über den Schutz

In der Praxis stolpern viele über dasselbe Problem. Mitarbeitende rufen Copilot oder Bing Chat einfach über Google auf und achten nicht darauf, ob sie gerade mit dem Arbeits- oder dem Privatkonto angemeldet sind. Das grüne Schild mit dem Wort „Geschützt“ ist aber mehr als ein hübsches Icon. Es belegt, dass der kommerzielle Datenschutzmodus tatsächlich aktiv ist. Ohne Arbeitskonto fehlt dieser Schutz, und sämtliche Datenschutzgarantien entfallen.

Mein Tipp: Sagt euren Nutzern klar und deutlich, dass sie immer auf das Schild oben rechts achten und sich nur mit dem Firmenkonto anmelden sollen. Ein Screenshot und eine kurze Anleitung im Intranet bringen oft mehr als seitenlange Policies.

Darüber hinaus können Admins gezielt steuern, ob und in welcher Form Copilot mit kommerziellem Datenschutz zur Verfügung steht. Das geht im Microsoft 365 Admin Center, in Entra ID (früher Azure Active Directory) und über die Edge-Richtlinien. Bei Bedarf lässt sich die Funktion auch für einzelne Nutzer oder Gruppen abschalten. Hilfreiche Informationen dazu hat Microsoft unter Copilot verwalten zusammengestellt.

Wie Anmeldung und Schutzmechanismus zusammenspielen, zeigt das folgende kleine Diagramm:

graph TD
    User["User"] --> Anmelden["Mit Arbeitskonto anmelden"]
    Anmelden --> Pruefung["Lizenz & Entra ID geprüft"]
    Pruefung --> Schutz["Grünes Schild – Geschützt"]
    Schutz --> CopilotWeb["Copilot-Webantwort"]
    Pruefung --> KeinSchutz["Kein Schutz bei Privatkonto"]
    KeinSchutz --> CopilotWeb

Abbildung: Anmeldung und Datenschutzmodus beim Copilot mit kommerziellem Datenschutz.

Der kostenlose Copilot ebnet den Weg zu KI-Nutzungsrichtlinien

Weil Copilot mit kommerziellem Datenschutz keine Tenant-Daten verarbeitet, eignet er sich gut als Anlass, im Unternehmen über KI-Nutzung, Datenschutz und Policies zu sprechen. Häufig erlebe ich, dass Unternehmen zu KI-Tools noch überhaupt keine Position bezogen haben. Dann nutzen die Mitarbeitenden eben ChatGPT oder andere Plattformen, ganz ohne Regeln. Mit Copilot lässt sich zunächst ohne große Hürden ausprobieren, wie ein KI-System im Arbeitsalltag funktioniert, und die eigenen Daten bleiben dabei außen vor.

Eine langfristige Strategie ersetzt das natürlich nicht. Wer später Copilot für Microsoft 365 einführen will, sollte sich früh um Berechtigungen, Oversharing und Transparenz kümmern. Wie das konkret aussehen kann, habe ich in Copilot für Microsoft 365: Tenant vorbereiten ausführlich beschrieben.

Klare Kommunikation und saubere Steuerung machen den Einstieg leicht

Für mich ist Copilot mit kommerziellem Datenschutz ein gutes Sprungbrett, um KI verantwortungsvoll ins Unternehmen zu bringen. Den Unterschied zu Copilot für Microsoft 365 erklärt man in einem Satz: Der eine kennt nur Webdaten, der andere auch interne Unternehmensdaten. Wer verständlich vermittelt, wie der Schutzmechanismus funktioniert, und technisch dafür sorgt, dass nur Arbeitskonten zum Einsatz kommen, profitiert vom KI-Assistenten, ohne sich sofort mit den tiefergehenden Datenschutzfragen des voll integrierten Copilot auseinandersetzen zu müssen. Und falls sich zeigt, dass allgemeine Webantworten irgendwann nicht mehr reichen, liefern die Erfahrungen aus dem Pilotbetrieb bereits eine solide Grundlage für die nächste Stufe des KI-Einsatzes.