In vielen Microsoft-365-Tenants herrschte in den letzten Tagen eine Mischung aus Vorfreude und Stirnrunzeln. Seit Microsoft am 16. September 2024 Microsoft 365 Copilot Wave 2 angekündigt hat, wird viel diskutiert. Ein Thema ist die Namensänderung – aus „Copilot für Microsoft 365“ wird offiziell „Microsoft 365 Copilot“ –, vor allem aber geht es um die neuen KI-gestützten Funktionen. In meinen Projekten erlebe ich Admins, die zwischen der Freude über die neuen Möglichkeiten und der Sorge um Kontrolle, Governance und Nutzerkommunikation abwägen. Gerade bei den Vorschauversionen braucht es Fingerspitzengefühl und einen kühlen Kopf.

Wave 2 besteht vorerst vor allem aus Vorschaufunktionen

Hinter Microsoft 365 Copilot Wave 2 steckt in erster Linie ein Bündel von Ankündigungen, von denen sich viele noch in der Preview befinden. Am spannendsten finde ich Copilot Pages, einen persistenten, teilbaren Canvas auf Loop-Basis, der direkt in Business Chat eingebettet ist. Business Chat rückt damit endgültig in den Mittelpunkt der Zusammenarbeit – jedenfalls wenn es nach Microsoft geht. Gleichzeitig starten die neuen Agenten. Mit dem Agent Builder in Business Chat lassen sich eigene Copilot-Agenten zusammenklicken, und auch SharePoint bekommt diese Funktion (Preview). In Excel stehen erstmals Python-Funktionen zur Verfügung (Preview), PowerPoint erhält einen Narrative Builder, und in Outlook kommt die Funktion „Prioritize my inbox“ hinzu. Wer sich einen Überblick verschaffen möchte, findet ihn in Microsofts Ankündigung und in der offiziellen Dokumentation.

Was davon sofort verfügbar ist, unterscheidet sich wie üblich stark. Copilot Pages und Agenten starten als Preview-Features, häufig nur für E3/E5 mit Copilot-Lizenz und meist nur auf Englisch. Mit schnellen Produktivitätsgewinnen sollte also niemand rechnen, denn die Rollouts ziehen sich samt Pilotphasen über Monate. Die Weichen sollte man trotzdem jetzt stellen, damit Governance, Lizenzmanagement und Nutzerschulung nicht ins Hintertreffen geraten.

Für Copilot Pages und Agenten braucht es klare Spielregeln

Copilot Pages und besonders die Agenten geben Nutzern viel Autonomie. Das fördert Innovation, gefährdet aber die Kontrolle über Unternehmensdaten. Agenten können Workflows automatisieren, Daten zusammenführen und mit Nutzern interagieren, deshalb sollten Admins hier genau hinsehen. Die Governance-Fragen kennt man bereits von der Power Platform und von Loop. Wer darf Agenten erstellen, welche Datenquellen dürfen angebunden werden, und wie lassen sich Nutzung und Berechtigungen überwachen und dokumentieren?

Microsoft liefert erste Governance-Ansätze für Copilot-Erweiterungen, doch gerade in der Preview-Phase bleibt vieles vage. Gesteuert wird derzeit über die bekannten Admin Center. Den Zugriff auf Copilot Pages und den Agent Builder kann man tenantweit oder pro Gruppe festlegen, granulare Mechanismen für Auditing und Lifecycle fehlen allerdings noch. Ein besonderes Auge sollte man auf SharePoint-Agenten haben, denn sind die Berechtigungen nicht sauber gesetzt, kommt es hier schnell zu Oversharing. Ich empfehle, die Grundsätze aus meinem Beitrag /blog/restricted-sharepoint-search-copilot-oversharing-eindaemmen auf diese neuen Bereiche zu übertragen.

Wie Copilot Pages, Agenten und Daten typischerweise zusammenwirken, zeigt die folgende Darstellung:

flowchart TD
    User["Nutzer"] --> Pages["Copilot Page"]
    Pages --> Agent["Agent"]
    Agent --> Data["Datenquelle"]
    Agent --> Action["Aktion im Tenant"]

Abbildung: Zusammenspiel von Copilot Pages, Agenten und Datenzugriff.

Da Agenten und Pages dauerhaft bestehen bleiben, lohnt es sich, früh Richtlinien für Sichtbarkeit und Löschung vorzubereiten, zum Beispiel mit Sensitivitätsbezeichnungen, Ablaufdaten oder Zugriffsüberprüfungen.

Offene Kommunikation hält die Erwartungen der Nutzer realistisch

Die neuen Funktionen werden Fragen aufwerfen, und das völlig zu Recht. Vielen ist nicht klar, worin sich Copilot Pages und Agenten von vorhandenen Tools unterscheiden oder warum sie (noch) nicht alles nutzen dürfen. Dagegen hilft nur, aktiv zu kommunizieren. Nicht jeder braucht sofort Zugang zu den Previews. Offenlegen sollte man aber, was im eigenen Tenant aktiviert ist, welche Daten verarbeitet werden und wo die Grenzen liegen. Gut gefahren bin ich mit kurzen Intranet-Artikeln, die die wichtigsten Neuerungen erklären und zeigen, was sie konkret für die eigene Arbeit bringen.

Ich rate dazu, frühzeitig eine FAQ-Sammlung mit typischen Fragen zu Copilot Pages, Agenten und Governance anzulegen. Das entlastet den IT-Support und beugt Missverständnissen vor.

Ebenso wichtig sind Feedback-Kanäle, über die Nutzer Probleme und Verbesserungsvorschläge direkt melden können. Bei Previews sind solche Rückmeldungen besonders wertvoll, weil sich Features und Richtlinien noch laufend ändern.

Lizenzen und Oversharing bleiben Dauerbaustellen

Die Umbenennung in „Microsoft 365 Copilot“ ändert an der Lizenzstruktur vorerst wenig. Wer Copilot nutzen möchte, braucht nach wie vor eine (teure) Zusatzlizenz. Das Lizenzmanagement ist dadurch in vielen Unternehmen zum Dauerprojekt geworden, denn es muss laufend geklärt werden, wer Copilot bekommt und ob die Lizenz tatsächlich genutzt wird. Saubere Auswertungen und Abläufe zahlen sich hier aus – mehr dazu in meinem Beitrag /blog/copilot-nutzung-messen-lizenzen-verteilen.

Mit Copilot Pages und Agenten wird auch das Thema Oversharing wieder brisanter. In Wave 2 greift Copilot ebenfalls auf freigegebene Inhalte zu, ganz gleich, ob die Nutzer das bewusst wollen. Sensitivitätsbezeichnungen, saubere SharePoint-Berechtigungen und gezielte Schulungen sind deshalb Pflicht. Weil Pages und Agenten Inhalte bündeln und dauerhaft speichern, ist das Risiko eines Datenlecks höher als bei klassischen Chats. Ich empfehle, die Governance für SharePoint und Loop gemeinsam mit den Sensitivitätsbezeichnungen zu überprüfen und regelmäßige Kontrollen als festen Prozess einzuplanen. Solange sich die Features noch im Preview-Stadium befinden, bleibt das Thema komplex.

Zwischen Begeisterung und Alltag liegen für Admins noch etliche Hausaufgaben

Microsoft 365 Copilot Wave 2 bringt viel Neues, lässt aber auch etliche Baustellen offen. Admins müssen weiterhin den Spagat zwischen Ermöglichen und Absichern schaffen. Eine durchdachte Governance, Augenmaß bei der Lizenzvergabe und konsequente Kommunikation mit den Nutzern sind gerade jetzt besonders wichtig. Ich sehe großes Potenzial, für die kommenden Monate aber auch eine Menge Arbeit. Wer jetzt den Grundstein legt, erlebt später weniger böse Überraschungen.