Wer Microsoft 365 Copilot eingeführt hat, steht als IT-Team früher oder später vor einem Problem. Einzelne Nutzende sollen gezielt mit Copilot-Agenten arbeiten können, aber nicht jede Person soll dafür gleich eine teure Lizenz bekommen. Seit einiger Zeit bietet Microsoft dafür Copilot Pay-as-you-go an. Damit können einzelne Nutzende Copilot-Agenten in Copilot Chat verwenden, und die Abrechnung erfolgt nach tatsächlicher Nutzung direkt über eine Azure-Subscription. Auf den ersten Blick schont das Budget, es bringt aber eigene Herausforderungen mit. Wer nicht genau hinschaut, riskiert unerwartet hohe Kosten oder Lücken in der Governance.

Die Aktivierung läuft über das Admin Center und eine Azure-Subscription

Die Aktivierung selbst geht schnell, die eigentlichen Stolpersteine liegen bei Governance und Nachverfolgung. Eingerichtet wird Pay-as-you-go im Microsoft 365 Admin Center unter Copilot → Billing & usage → Pay-as-you-go. Dort hinterlegt man eine Azure-Subscription, über die die verbrauchsabhängigen Kosten abgerechnet werden. Wirklich geeignet sind nur Subscriptions mit aktivem Azure Cost Management, weil sich damit Budgets und Warnungen setzen lassen. Im Tenant schaltet man einzelne Agenten gezielt für Pay-as-you-go frei, und auch den Kreis der Nutzenden kann man fein steuern. Je nach Anwendungsfall ist es ratsam, die Funktion zunächst nur für ausgewählte Gruppen oder Abteilungen zuzulassen.

Admins legen auf Agentenebene fest, wer Pay-as-you-go nutzen darf

Gerade in größeren Tenants sollte von Anfang an feststehen, wer Copilot Pay-as-you-go überhaupt nutzen darf und für welche Agenten. Freigegeben wird direkt im Admin Center auf Agentenebene. Berechtigungen lassen sich dabei an einzelne Benutzer, Gruppen oder Rollen vergeben. Ohne diese feine Steuerung verliert man schnell den Überblick und überschreitet das Budget, ohne es zu merken. In einigen meiner Projekte hat es sich bewährt, eine eigene Gruppe für Pilotanwender anzulegen und die Berechtigung auf diese Gruppe zu beschränken. So lässt sich in Ruhe testen und die Kostenentwicklung beobachten, bevor man den Kreis erweitert.

Tipp: Am besten legt man von Anfang an gut verständliche Namenskonventionen für die Gruppen fest, die Pay-as-you-go nutzen dürfen, und dokumentiert die Zuordnung. Dann lässt sich später leichter nachvollziehen, wer wofür zugelassen wurde und wo man gegebenenfalls nachsteuern muss.

Budgets und Kostenalarme in Azure halten die Ausgaben im Rahmen

Die Abrechnung läuft komplett über Azure. Das hat den Vorteil, dass man auf die bewährten Werkzeuge zur Kostenkontrolle zurückgreifen kann. Im Azure-Portal unter Cost Management + Billing → Budgets legt man für die angebundene Subscription ein monatliches Budget an und definiert Schwellenwerte für Warnungen. Mit Azure Action Groups lassen sich die Benachrichtigungen außerdem flexibel verteilen, zum Beispiel an das FinOps-Team oder an die zuständigen Admins. Wer sich genauer einarbeiten möchte, findet bei Microsoft eine gut nachvollziehbare Schritt-für-Schritt-Anleitung: Azure-Budgets erstellen und verwalten.

In meinen Projekten sieht ein typisches Setup so aus:

  • Ein eigenes monatliches Budget pro Pay-as-you-go-Subscription
  • Warnungen bei 50 %, 80 % und 100 % Auslastung
  • Benachrichtigungen an Admins und Fachbereich
  • Regelmäßige Auswertung der Kosten pro Nutzer über Azure Cost Analysis
  • Saubere Dokumentation, welche Agenten und Nutzergruppen budgetiert sind

Bei Bedarf kann man die Daten zusätzlich automatisiert in einem Log Analytics Workspace auswerten und daraus detailliertere Reports erzeugen, etwa für die interne Verrechnung.

Regelmäßige Kontrollen schützen vor Überraschungen bei der Abrechnung

Das größte Risiko bleiben unkontrollierte Kosten, vor allem wenn Nutzende Copilot-Agenten häufiger einsetzen als erwartet. Ein Controlling auf mehreren Ebenen ist deshalb Pflicht. Budgets und Alarme allein reichen nicht, auch der Nutzerkreis gehört regelmäßig auf den Prüfstand. Wie sich Limits technisch umsetzen lassen, beschreibt die offizielle Dokumentation zu Copilot Pay-as-you-go. Bewährt hat sich ein monatlicher Kontrolltermin, bei dem man Nutzungsdaten und Kosten pro Agent und pro Nutzer durchgeht. Am einfachsten gelingt das mit der Azure-Kostenanalyse; wer es genauer braucht, exportiert die Daten nach Power BI.

Das folgende Diagramm zeigt den Ablauf von der Aktivierung bis zur Kostenkontrolle:

flowchart TD
    Aktivierung["Pay-as-you-go aktivieren"] --> SubAnbindung["Azure Subscription anbinden"]
    SubAnbindung --> AgentFreigabe["Agenten gezielt freigeben"]
    AgentFreigabe --> Nutzersteuerung["Nutzer- oder Gruppenzuordnung"]
    Nutzersteuerung --> Nutzung["Nutzung durch User"]
    Nutzung --> Kosten["Kosten erfasst in Azure"]
    Kosten --> Budget["Budget & Alarme in Azure"]
    Budget --> Kontrolle["Monatliche Kontrolle & Anpassung"]

Abbildung: Copilot Pay-as-you-go von der Einrichtung bis zur Kostenkontrolle.

Bei intensiver Nutzung lohnt sich die Copilot-Lizenz wieder

In den ersten Monaten beobachte ich häufig, dass einzelne Nutzende Copilot-Agenten so intensiv einsetzen, dass ihre Pay-as-you-go-Kosten schnell das Niveau einer Volllizenz erreichen oder sogar darüber liegen. Spätestens dann sollte man wechseln. Eine automatische Umstellung gibt es leider nicht. Man kommt also nicht darum herum, regelmäßig die Nutzungsdaten auszuwerten und für jeden Nutzer zu vergleichen, welche Variante günstiger ist. Weitere Hinweise dazu stehen im Beitrag über Copilot-Lizenzverteilung und Nutzungsauswertungen.

Einen belastbaren Richtwert liefern natürlich nur die aktuellen Preislisten und die eigene Nutzung. Für alle, die Copilot regelmäßig und intensiv einsetzen, ist die Einzellizenz aber fast immer günstiger. Das gilt besonders, wenn Rollouts und Pilotprojekte zentral gesteuert werden. Meine ersten Erfahrungen damit habe ich im Beitrag „Copilot pilotieren: Rollout-Fahrplan und Hürden“ beschrieben.

Copilot Pay-as-you-go funktioniert nur mit konsequenter Kostenkontrolle

Copilot Pay-as-you-go schließt endlich die Lücke zwischen unkoordinierten Pilotversuchen und dem unternehmensweiten Rollout. Für ausgewählte Gruppen, die eigene Agenten bauen oder testen sollen, ist das Modell sehr nützlich, sofern Governance und Kostenkontrolle stimmen. Wer Zugang und Kosten dagegen nicht regelmäßig prüft, erlebt bei der Abrechnung schnell eine Überraschung. Ich rate dazu, mit kleinen Nutzergruppen zu beginnen, Budgets und Alarme im Azure-Portal konsequent einzusetzen und Vielnutzer rechtzeitig auf eine Volllizenz umzustellen. Dann ist Copilot Pay-as-you-go für flexible Cloud-Teams ein echter Gewinn.