In vielen Tenants, die ich betreue, beschäftigt uns die Lizenzierung von Microsoft 365 und Office 365 ohnehin ständig, und nicht selten stößt man dabei auf überraschende Details. Für Kunden in der EU und im EWR war schon seit Oktober 2023 klar, dass es die bekannten Suites auch ohne Teams gibt und Teams separat lizenziert wird. Inzwischen hat Microsoft diese Teams-Entbündelung weltweit eingeführt (zur offiziellen Ankündigung). Wer nach dem 1. April 2024 einen Tenant anlegt oder als neuer Kunde Lizenzen bucht, hat es deshalb mit einem geänderten Lizenzmodell zu tun. Admins, CSPs und Entscheider haben dazu gleichermaßen Fragen.

Neue Tenants bekommen Microsoft 365 nur noch ohne Teams

Setzt man heute einen neuen kommerziellen Tenant auf, findet man im Admin Center und beim Partner die bekannten Pläne „Microsoft 365 E3“, „Office 365 E1/E3/E5“ und ähnliche nur noch als Varianten mit dem Zusatz „no Teams“. Teams ist darin zunächst nicht enthalten. Dafür gibt es eine neue, eigenständige Lizenz mit dem Namen „Microsoft Teams Enterprise“, die man für alle User zusätzlich buchen muss, die Teams nutzen sollen. Microsoft hat die Preise nach eigener Aussage so angesetzt, dass Suite und Teams Enterprise zusammen ungefähr so viel kosten wie die bisherigen Bundles. Weil sich Preise ändern und je nach Region unterschiedlich ausfallen, rate ich dazu, die offiziellen Preislisten und die Ankündigung im Auge zu behalten. Die Frontline-Lizenzen (F1, F3) sind eine Ausnahme: Sie enthalten Teams weiterhin und bleiben von der Entbündelung unberührt.

Praxistipp: Schaut beim Buchen und Verlängern neuer Lizenzen im Partnerportal und im Admin Center genau auf die Produktnamen. „No Teams“-Pläne und Standalone-Teams-Lizenzen sind schnell verwechselt, gerade in größeren Tenant-Umgebungen oder bei CSP-Angeboten. Mir begegnet immer wieder, dass Teams versehentlich fehlt oder doppelt zugewiesen ist.

Bestandskunden behalten ihre Bundles mit Teams

Für bestehende Kunden ändert sich nichts. Wer schon Bundles mit Teams im Einsatz hat, behält sie auch nach dem 1. April und kann sie weiterhin verlängern, upgraden und um zusätzliche User aufstocken. Die Teams-Entbündelung betrifft also wirklich nur neue Kunden und Tenants, die nach dem Stichtag einen Vertrag abschließen. In manchen Projekten merke ich, dass die Sorge umgeht, jetzt migrieren zu müssen. Dafür gibt es momentan keinen Anlass, und wer seine Lizenzstrategie in Ruhe planen möchte, kann das tun. Trotzdem ist es sinnvoll, die aktuelle Lizenzlandschaft kritisch durchzusehen, vor allem wenn Tenant-Splits, Fusionen oder neue Standorte außerhalb Europas anstehen.

Die Lizenzverwaltung wird durch das neue Modell komplexer

Einfacher wird die Lizenzverwaltung mit dem neuen Modell nicht unbedingt. Wer als CSP-Partner mehrere Tenants verantwortet, muss sorgfältig prüfen, ob der Lizenzmix stimmt und woraus sich die Kosten zusammensetzen. Die Einzelposten „Microsoft 365/Office 365 no Teams“ und „Teams Enterprise“ lassen sich frei kombinieren, wodurch aber auch mehr Fehler passieren können. Richtig kompliziert wird es, wenn Pläne unterschiedliche Laufzeiten haben oder Teams aus Compliance-Gründen für einzelne User abgeschaltet werden soll. Microsoft verspricht zwar, dass die neue Preisstruktur keinen finanziellen Nachteil bringt. Bei vielen Nutzern oder einem Mix aus verschiedenen Plänen sollte man aber trotzdem genau nachrechnen.

Im Admin Center sind die neuen Lizenzen recht deutlich mit „(no Teams)“ gekennzeichnet. Bei der Zuweisung an User unterläuft einem trotzdem schnell ein Fehler, besonders wenn Teams als Dienst im Hintergrund mitläuft. Ein typischer Fall: Ein User hat aus Versehen nur die Suite ohne Teams und wundert sich, warum die App im Client nicht auftaucht. Dagegen helfen regelmäßige Reviews der Lizenzzuweisungen und ein aufmerksamer Blick auf die Produktnamen.

Die Teams-Entbündelung vereinheitlicht die Lizenzierung im Microsoft-365-Umfeld

Betroffen sind vor allem neu gegründete Unternehmen und international tätige Organisationen, die nun überall mit demselben Modell planen können. Viele CSPs und IT-Dienstleister müssen ihre Angebote und ihre Beratung entsprechend anpassen. Auch die offizielle Übersicht zur Teams-Lizenzierung hat Microsoft inzwischen aktualisiert. Bestehende Tenants werden nicht umgestellt, international gleicht sich die Lizenzlandschaft durch die Änderung aber nach und nach an.

Damit die Entbündelung und die Zusammenhänge zwischen den Lizenzen leichter nachvollziehbar sind, habe ich ein kleines Diagramm gezeichnet:

flowchart TD
    SuiteNoTeams["M365/ O365 Suite (no Teams)"] --> TeamsEnterprise["Teams Enterprise"]
    SuiteWithTeams["M365/ O365 Suite mit Teams (Bestand)"]
    FrontlineSKU["F1/F3 Suite (mit Teams)"]
    SuiteNoTeams -- "nur neue Kunden" --> TeamsEnterprise
    SuiteWithTeams -- "Bestand, Verlängerung" --> SuiteWithTeams
    FrontlineSKU -- "enthält Teams" --> FrontlineSKU

Abbildung: So sieht die Lizenzstruktur nach der Teams-Entbündelung aus.

Panik braucht niemand, Sorgfalt bei den Lizenzen dagegen schon

Aus meiner Sicht ist die Teams-Entbündelung ein wichtiger Schritt, der uns Admins und Berater dazu bringt, genauer hinzuschauen. Die meisten bestehenden Organisationen merken davon vorerst wenig. Bei neuen Tenants oder Umzügen sollte man die Lizenzdetails aber zweimal prüfen, die Produktnamen genau lesen und die Preise vergleichen. Wie so oft bei Microsoft fallen manche Details erst im Alltag auf, etwa wenn im Admin Center auf einmal zwei fast gleich benannte Lizenzen stehen oder man für die Lizenzübersicht einen PowerShell-Export braucht. An der eigentlichen Nutzung von Teams im Unternehmen ändert sich technisch zunächst nichts. Mit dem Lizenzmodell sollte man sich aber spätestens jetzt gründlich befassen, damit es später keine bösen Überraschungen gibt.