Viele von uns kennen sie noch aus den frühen SharePoint-Tagen: die klassischen „Alert me“-Benachrichtigungen, die per E-Mail melden, wenn sich an Listen, Bibliotheken oder einzelnen Dokumenten etwas ändert. In Kundenumgebungen treffe ich bis heute auf Anwender, die sich darauf verlassen, vor allem in Teams, die SharePoint-Listen als kleine Workflows oder für die spontane Zusammenarbeit nutzen. Inzwischen hat Microsoft die Abschaltung offiziell angekündigt. Seit Juli 2025 lassen sich keine neuen Alerts mehr anlegen, und im Juli 2026 werden auch die bestehenden Benachrichtigungen endgültig deaktiviert.

Mit den SharePoint-Alerts fällt die klassische E-Mail-Benachrichtigung ersatzlos weg

Spüren werden das weniger die IT-Admins als die Endanwender, die in SharePoint Online noch immer mit der altgedienten Funktion „Benachrichtige mich“ arbeiten. Wer sich bisher auf diesem Weg per E-Mail über Änderungen an Listen, Bibliotheken oder Dateien informieren ließ, steht künftig ohne diese Möglichkeit da. In meinen Projekten greife ich schon länger zu anderen Lösungen. Das Alert-System hat sich seit Jahren nicht weiterentwickelt und stößt in modernen SharePoint-Sites zudem an Grenzen. In vielen Tenants sind Alerts trotzdem noch aktiv, weil man sie so bequem per Rechtsklick über das Kontextmenü einrichten konnte. Nach aktuellem Stand bleibt bis Juli 2026 Zeit, die vorhandenen Benachrichtigungen zu erfassen und die Nutzer auf den Umstieg vorzubereiten.

Für jeden Anwendungsfall gibt es eine passende Alternative zu den Alerts

Als Ersatz kommen vor allem diese Wege infrage:

  • Regeln direkt in SharePoint-Listen und -Bibliotheken („Automatisieren“ → „Regel erstellen“)
  • Power-Automate-Flows mit dem SharePoint-Connector (Trigger und Aktionen im Detail)
  • die Benachrichtigungen, die OneDrive und SharePoint selbst verschicken (etwa bei „geteilten Dateien“)

Welche Variante passt, hängt vom Anwendungsfall und von der Zielgruppe ab. Wer einfach jeder Änderung folgen möchte, ist mit den neuen SharePoint-Regeln meist gut bedient. Sie lassen sich ohne Power-User-Kenntnisse einrichten, und die Benachrichtigung kommt wie gewohnt per E-Mail. Power Automate kann deutlich mehr, verlangt aber etwas Know-how und manchmal auch eine Power-Automate-Lizenz. Bei anspruchsvolleren Anforderungen, etwa einer gezielten Benachrichtigung bei bestimmten Feldwerten oder einer Anbindung an Teams, kommt man um Power Automate kaum herum. Governance und Power-Platform-DLP-Richtlinien sollte man dabei allerdings im Auge behalten. Mehr dazu steht in meinem Beitrag [/blog/copilot-studio-governance-power-platform-dlp-richtlinien].

Tipp aus der Praxis: Viele Anwender wissen gar nicht, dass SharePoint-Listen und -Bibliotheken inzwischen eigene Regeln mitbringen. Ein kurzer Newsletter mit Screenshot und einer Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft spürbar, damit die neuen Benachrichtigungen auch genutzt werden.

PnP PowerShell spürt die bestehenden Alerts in jeder Site auf

Am schwierigsten ist es oft, überhaupt herauszufinden, wo noch Alerts aktiv sind, besonders in großen Tenants mit vielen Altlasten. Eine zentrale Übersicht im Admin Center bietet Microsoft nicht. Weiter hilft PnP PowerShell. Das Cmdlet Get-PnPAlert liest die eingerichteten Benachrichtigungen für jede Site aus. Dafür muss das PnP-PowerShell-Modul installiert sein, und man braucht passende Berechtigungen, mindestens als Site Collection Admin.

So lassen sich alle Alerts einer Site auflisten (in PowerShell 7, nachdem vorher Connect-PnPOnline ausgeführt wurde):

# PnP PowerShell Modul nötig, vorher Connect-PnPOnline ausführen
Get-PnPAlert

In Tenants mit sensiblen oder viel genutzten Listen lohnt es sich, alle relevanten Sites einmal per Skript durchzugehen und die Betroffenen gezielt anzuschreiben. Nach meiner Erfahrung läuft der Umstieg umso reibungsloser, je früher man das Gespräch sucht. Teams, die Alerts für kritische Geschäftsprozesse eingesetzt haben, brauchen besonders viel Vorlauf.

Bei Migration und Kommunikation gehe ich in vier Schritten vor

Für die Abschaltung der SharePoint-Alerts hat sich in meinen Projekten dieses Vorgehen bewährt:

  1. Überblick verschaffen: alle Sites mit PnP PowerShell auf aktive Alerts prüfen
  2. Betroffene Nutzer und Teams ermitteln und direkt ansprechen
  3. Passende Alternativen empfehlen (Regeln, Power Automate, Notification Settings)
  4. Unterstützung anbieten, am besten mit kurzen Anleitungen oder Sprechstunden

Viele typische Alert-Szenarien sind mit Power Automate in wenigen Minuten nachgebaut. Einen guten Einstieg bietet die Übersicht zu SharePoint-Integrationen mit Power Automate.

Das Schaubild unten zeigt, wie der Weg von den klassischen Alerts zu den Alternativen aussieht. Schwierig ist dabei selten die Technik, sondern meistens die Kommunikation. Viele Anwender bemerken erst nach der Abschaltung, dass ihnen wichtige Hinweise fehlen.

flowchart TD
    User["Benutzer"] --> AlertMe["'Benachrichtige mich'-Funktion"]
    AlertMe --> ClassicAlert["Klassische SharePoint Alert-E-Mails"]
    ClassicAlert -->|"Abschaltung Juli 2026"| KeinAlert["Keine Alerts mehr"]
    User --> ModernRules["SharePoint Regeln"]
    User --> PowerAutomate["Power Automate Flow"]
    User --> Notification["OneDrive/SharePoint Benachrichtigung"]

Abbildung: Der Weg von den klassischen SharePoint-Alerts zu den modernen Alternativen.

Wer jetzt handelt, erspart sich nach der Abschaltung viele Anfragen

Mit den SharePoint-Alerts verschwindet mehr als eine veraltete Funktion. Viele Teams nehmen das zum Anlass, ihre Prozesse zu modernisieren oder wenigstens endlich festzuhalten, wer welche Benachrichtigungen bekommt. Ich rate dazu, das Thema frühzeitig anzupacken. Ein einfaches Audit per PowerShell, eine gezielte Ansprache der Nutzer und verständliche Anleitungen reichen, um schon jetzt fast alle Alerts abzulösen, und die neuen, flexibleren Benachrichtigungen finden so auch mehr Akzeptanz. Wer dagegen abwartet, muss mit Hektik rechnen und mit Anfragen von Anwendern, denen nach der Abschaltung auf einmal wichtige Hinweise fehlen.