Microsoft schaltet die SharePoint-2013-Workflows im April 2026 ab

Kaum ein Thema verunsichert meine Kunden derzeit so sehr wie das Aus für die SharePoint-2013-Workflows in SharePoint Online. Dass Microsoft diese Workflows am 2. April 2026 endgültig abschaltet, kommt nicht überraschend, schließlich sind die 2010er-Workflows bereits seit 2020 Geschichte. Die 2013er erweisen sich allerdings als deutlich hartnäckiger als viele andere Altlasten. Sie laufen oft unbemerkt im Hintergrund, sind kaum dokumentiert und hängen gefühlt immer an genau der einen wichtigen Genehmigungsstrecke, die keiner mehr richtig kennt. In vielen Tenants, die ich betreue, heißt es dann: „Die laufen bestimmt schon lange nicht mehr.“ Irgendwann stellt doch jemand fest, dass noch eine automatische Benachrichtigung eintrifft oder dass wichtige Prozesse seit Jahren in Vergessenheit geraten sind.

Das Assessment Tool spürt die SharePoint-2013-Workflows im Tenant auf

Zuerst muss man überhaupt herausfinden, wo noch SharePoint-2013-Workflows aktiv sind. Microsoft stellt dafür ein eigenes Modul im Microsoft 365 Assessment Tool bereit, das auf GitHub liegt und regelmäßig aktualisiert wird. Es durchsucht automatisiert alle Sites in SharePoint Online und liefert einen Bericht darüber, welche Workflows noch existieren und wo sie im Einsatz sind. Das hilft enorm, denn die Werkzeuge im SharePoint Admin Center zeigen diese Altlasten oft gar nicht mehr zuverlässig an. Für das Assessment Tool benötigt man mindestens SharePoint-Administrator-Rechte, und ein wenig Übung mit PowerShell sollte man vorher mitbringen.

Das Tool inventarisiert zunächst die Sites und sucht anschließend gezielt nach Workflows. Den Ablauf zeigt das folgende Diagramm:

flowchart TD
    Start["Start Assessment"] --> ScanSites["Alle Sites scannen"]
    ScanSites --> DetectWF["2013 Workflows erkennen"]
    DetectWF --> Report["Bericht erstellen"]
    Report --> Analyse["Ergebnisse analysieren"]

Abbildung: So spürt man mit dem Microsoft 365 Assessment Tool SharePoint-2013-Workflows auf.

Nach dem Scan liegt meist eine lange Liste vor. Eine vollständige Dokumentation, was die Workflows eigentlich tun und wer sich um sie kümmert, gibt es dagegen selten. Damit beginnt die nächste große Herausforderung.

Längst nicht jeder alte Workflow muss migriert werden

Nicht alles, was technisch als SharePoint-2013-Workflow existiert, hat heute noch eine Bedeutung. Ich habe schon viele Tenants gesehen, in denen über die Jahre Dutzende rudimentärer Workflows für Benachrichtigungen, Listenpflege oder einfache Genehmigungen entstanden sind, die oft nie wirklich produktiv liefen. Bevor man alles „eins zu eins“ nachbaut, sollte man deshalb kritisch nachfragen, ob der Workflow überhaupt noch gebraucht wird, ob es inzwischen bessere und bewährte Alternativen gibt oder ob der Prozess vielleicht sogar ganz entfallen kann.

Typische Kandidaten für eine Migration sind:

• Genehmigungsworkflows (z. B. Urlaubsanträge, Rechnungsfreigaben)
• Benachrichtigungen bei neuen oder geänderten Listeneinträgen
• Eskalationsprozesse bei überfälligen Aufgaben
• Automatisierte Dokumentenablage in Bibliotheken

Die Umstellung bietet zugleich die Gelegenheit, Prozesse zu modernisieren und zu vereinheitlichen. Gerade bei Genehmigungen lohnt ein Blick auf die aktuellen Power-Automate-Vorlagen, mit denen sich viele Standardfälle deutlich eleganter abbilden lassen (siehe SharePoint und Power Automate).

Power Automate deckt die meisten Fälle ohne Zusatzlizenz ab

Für die Ablösung von SharePoint-2013-Workflows ist Power Automate das Werkzeug der Wahl. Erfreulich ist vor allem die Lizenzlage. Für typische Standard-Workflows, die nur Microsoft-365-Dienste wie SharePoint, Outlook oder Teams nutzen, reichen die Lizenzen aus den Microsoft-365-Plänen. Die Standard-Connectors sind enthalten und decken die meisten Szenarien ab. Einen gesonderten Plan braucht man erst, wenn Drittanbieter- oder Premium-Connectors hinzukommen. Die klassische Urlaubsfreigabe, die nur mit Listen und E-Mails arbeitet, bleibt also lizenzrechtlich im Rahmen.

Schwierig wird es häufig bei komplexen Workflows, etwa mit verzweigten Bedingungen, vielen parallelen Abläufen oder enger Anbindung an On-Premises-Systeme. Hier kommt Power Automate mitunter an seine Grenzen, und Alternativen wie Azure Logic Apps sollte man zumindest prüfen. Für 99 % der Migrationsfälle im M365-Umfeld genügt Power Automate aber. Voraussetzung ist, dass man sorgfältig plant und gründlich testet und außerdem sauber dokumentiert, was der Flow eigentlich leisten soll.

Aus der Praxis rate ich euch, mit den wichtigsten Workflows anzufangen, für die es einen klaren Owner gibt. Am mühsamsten ist die Migration von Altprozessen, bei denen keiner so recht weiß, ob sie noch gebraucht werden oder wer bei Problemen ansprechbar ist.

Für schnelle Prüfungen zeigt ein kleiner Filter, welche Listen in SharePoint Online Workflows enthalten (PowerShell mit der SharePoint Online Management Shell, Rolle: SharePoint Admin):

Get-SPOSite | ForEach-Object {
  Get-SPOWorkflowDefinition -Site $_.Url | Where-Object { $_.WorkflowType -eq 'SharePoint2013' }
}

Das Assessment Tool ersetzt er natürlich nicht, für einen kurzen Check zwischendurch ist er aber praktisch.

Die Fachbereiche entscheiden mit, welche Workflows bleiben

Sind die Workflows gefunden und priorisiert, kommt der wichtigste und oft unbequemste Teil, nämlich die Abstimmung mit den zuständigen Ownern. Viele Workflows lassen sich keinem Besitzer mehr eindeutig zuordnen, oder ihr ursprünglicher Ersteller hat das Unternehmen längst verlassen. Nutzt die Gelegenheit, die Workflows in einer Übersicht zusammenzustellen, sie den jeweiligen Fachbereichen vorzulegen und dort ganz offen nachzufragen, was davon tatsächlich noch gebraucht wird. Dass wirklich alle Altprozesse als unverzichtbar galten, habe ich selten erlebt. Häufig stößt die neue Transparenz gleich noch eine Datenbereinigung und eine Modernisierung der Prozesse an.

Bei kritischen Prozessen sollte man frühzeitig auf die Abschaltung und die geplante Migration hinweisen, idealerweise mit klaren Fristen, festgelegten Beteiligten und Testphasen. Wer erst im März 2026 mit dem Umbau anfängt, macht sich erfahrungsgemäß unnötig Stress. Für neue Prozesse kommen SharePoint-2013-Workflows ohnehin schon lange nicht mehr infrage. Eigentliches Ziel sollte sein, dass in den kommenden Monaten keine neuen Altlasten entstehen.

Das Ende der alten Workflows bietet eine gute Gelegenheit zum Aufräumen

Mit dem Aus für die SharePoint-2013-Workflows bietet sich die Chance, Altlasten abzubauen und dabei Prozesse zu modernisieren und mehr Transparenz zu schaffen. Wer seine Workflows jetzt systematisch inventarisiert, erspart sich hektische Sonderschichten im Frühjahr 2026 und stärkt nebenbei die eigene Governance. Besonders hilfreich ist, dass Microsoft die Abschaltung klar angekündigt hat und mit Power Automate eine tragfähige Zielplattform bereitstellt. Arbeit macht die Migration natürlich trotzdem. Selten war der Zeitpunkt aber so günstig, um Schattenprozesse ans Licht zu holen und die eigene SharePoint-Umgebung wieder ein Stück weit aufzuräumen.