Wer Geräte erneuert, Windows 10 ablöst oder die Datensicherung der Anwender verbessern möchte, landet früher oder später beim OneDrive Known Folder Move. In vielen Tenants, die ich betreue, ist das Verschieben von Desktop, Dokumenten und Bildern in OneDrive längst mehr als eine Komfortfunktion. Es ist die Grundlage für Zero-Touch-Deployments und dafür, dass sich defekte oder ausgemusterte Geräte ohne großen Aufwand austauschen lassen. Mit sorgfältiger Vorbereitung gehen weniger Daten verloren, und die Anwender bleiben auch beim nächsten Rollout oder Autopilot-Reset entspannt.

Drei Richtlinien im Settings-Katalog tragen den Known Folder Move

Früher musste man die OneDrive-GPOs mühsam per ADMX-Import in Intune holen. Das ist vorbei, denn alles Wesentliche steht heute direkt im Settings-Katalog. Für einen reibungslosen Rollout setze ich in der Regel diese drei Richtlinien:

  • Silently move Windows known folders to OneDrive (mit der eigenen Tenant-ID)
  • Prevent users from redirecting their Windows known folders to their PC
  • Silently sign in users to the OneDrive sync app with their Windows credentials

Dass die Ordner automatisch umziehen und sich nicht wieder zurückverlegen lassen, erspart einiges Durcheinander, falls Nutzer doch versuchen, ihre Daten lokal zu behalten. Die Tenant-ID muss eingetragen sein, sonst ist nicht sichergestellt, dass die Ordner im richtigen Mandanten landen. Ich aktiviere außerdem gleich Files On-Demand. So werden nicht schon zu Beginn sämtliche Daten auf die Geräte geladen, und der Speicherplatz bleibt im Rahmen. Wer feiner steuern möchte, findet im Settings-Katalog weitere Optionen, etwa für die Anzeige der Migrations-UX oder für bestimmte Ausschlüsse. Einzelheiten beschreibt Microsoft in den Artikeln Redirect known folders to OneDrive und OneDrive per Intune konfigurieren.

{
  "Setting": "SilentlyMoveKnownFoldersToOneDrive",
  "TenantId": "<TENANT_ID>"
}

Die Einstellung in einer Settings-Katalog-Richtlinie, bei der die Tenant-ID auf keinen Fall fehlen darf.

Files On-Demand bewahrt knappe SSDs vor dem Volllaufen

Files On-Demand wird beim Known Folder Move gern unterschätzt. Auf älteren Geräten oder Notebooks mit wenig Speicher kann bereits die erste Migration die SSD füllen, und dann ist der Frust bei den Nutzern schnell groß. Mit Files On-Demand liegen nur die Dateien lokal vor, die tatsächlich gebraucht werden. Alles andere lädt OneDrive erst herunter, wenn jemand darauf zugreift. Auch diese Option steht im Settings-Katalog, und ich schalte sie am liebsten schon ein, bevor die eigentliche KFM-Richtlinie ausgerollt wird. Oft nimmt das auch die Sorge vor „Cloud only“: Die Anwender arbeiten im Explorer weiter wie bisher, haben aber eine bessere Datensicherung und weniger Synchronisationskonflikte.

Der Sync Health Report zeigt, ob der Umzug wirklich geklappt hat

Selbst wenn die Einrichtung ohne Probleme lief, möchte ich wissen, ob alles wie geplant funktioniert. Das gilt besonders für größere Rollouts oder die Umstellung von Windows 10 auf 11. Das OneDrive Sync Health Dashboard im Microsoft 365 Apps Admin Center (config.office.com → Gesundheit → OneDrive-Synchronisierung) liefert dafür mittlerweile einen guten Überblick. Dort erkenne ich, ob die wichtigen Ordner umgezogen sind, und sehe zugleich Fehler wie fehlende Anmeldungen, Konflikte oder abgebrochene Migrationen. Für tiefere Auswertungen lassen sich die Daten exportieren und in eigenen Dashboards aufbereiten. Mehr dazu steht in der Dokumentation zu OneDrive Sync Health.

Bevor es ans Monitoring geht, muss allerdings der Zeitpunkt des Rollouts stimmen. Kommt er zu früh, laufen noch zu viele Geräte doppelt. Kommt er zu spät, bleiben Daten auf den alten Rechnern zurück.

flowchart TD
    User["User"] --> OldPC["Altes Gerät"]
    User --> NewPC["Neues Gerät"]
    OldPC --> OneDrive["OneDrive Cloud"]
    NewPC --> OneDrive
    OneDrive --> Monitoring["Sync Health Report"]

Abbildung: Datenfluss beim KFM-Rollout mit der Synchronisation alter und neuer Geräte und dem Monitoring über den Sync Health Report.

Große Dateien, lange Pfade und gesperrte Dateitypen bremsen die Migration

In meinen Projekten tauchen immer wieder dieselben drei Probleme auf. Am häufigsten machen große PST-Dateien aus Outlook Ärger. Für die Synchronisierung sind sie ungeeignet, weil sie sich ständig ändern und dadurch Sync-Konflikte verursachen. Meist bleibt nur, sie vorab aus den betroffenen Ordnern herauszunehmen und mit den jeweiligen Anwendern zu sprechen. Außerdem scheitert die Migration gelegentlich an sehr langen Dateipfaden, vor allem dort, wo Nutzer ihre Ordner tief verschachtelt haben. Und schließlich gibt es Dateitypen, die OneDrive grundsätzlich nicht synchronisiert, zum Beispiel Systemdateien oder Dateien mit bestimmten Zeichen im Namen.

Mein Tipp: Schauen Sie sich vor dem Rollout die betroffenen Profile an, lagern Sie große PSTs aus und informieren Sie die Anwender über die Besonderheiten des Umzugs. Das spart später eine Menge Support-Tickets.

Beim Gerätewechsel beschleunigt KFM die Migration spürbar

Ob bei der Umstellung von Windows 10 auf 11 oder beim kompletten Austausch eines Geräts: Der OneDrive Known Folder Move nimmt mir dabei viel Arbeit ab. Die Anwender arbeiten einfach weiter, weil ihre wichtigsten Daten sofort wieder da sind, ganz gleich, ob das Gerät per Autopilot, Reset oder auf klassischem Weg bereitgestellt wurde. Wer den Ablauf sauber über Intune steuert, hat deutlich seltener mit Datenverlusten zu kämpfen oder muss Dateien per USB-Stick umkopieren. Wichtig bleibt, die Stolpersteine zu kennen und das Monitoring im Blick zu behalten. Dann läuft KFM mit Intune fast unbemerkt im Hintergrund und erfüllt zuverlässig seinen Zweck.