Darauf haben viele Admins lange gewartet. Seit Ende Juli 2024 ist Microsoft 365 Backup allgemein verfügbar. In vielen der Tenants, die ich betreue, drehte sich das Thema Backup bislang um Drittanbieterlösungen oder um ausgedehnte Diskussionen darüber, ob Papierkorb und Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft 365 nicht schon genügen. Nun bietet Microsoft erstmals einen nativen Backup-Service, der SharePoint-Websites, OneDrive-Konten und Exchange-Postfächer innerhalb der Microsoft-365-Umgebung sichert und wiederherstellt. Das geht schnell und granular, die Daten werden 1 Jahr lang aufbewahrt.

Microsoft 365 Backup sichert drei Workloads direkt im Tenant

Die Eckdaten sind schnell erklärt. Aktiviert wird der Dienst für den Tenant über das Microsoft 365 Admin Center → Einstellungen → Microsoft 365 Backup. Die Abrechnung läuft im Pay-as-you-go-Modell über eine Azure Subscription, berechnet wird der belegte Speicherplatz pro GB und Monat. Die aktuellen Preise stehen wie gewohnt in der offiziellen Preisübersicht. Die Einrichtung ist erstaunlich einfach. Für jeden Workload (SharePoint, OneDrive, Exchange) legt man Backup-Richtlinien an und nimmt dort die gewünschten Objekte auf. Spannend wird es bei den Restores. Einzelne Elemente lassen sich ebenso zurückholen wie komplette Postfächer oder Sites in großer Zahl, wahlweise auf den Ursprungsstand zurückgesetzt oder an einem neuen Ort wiederhergestellt. Wer Backups von Drittanbietern kennt, wird die Geschwindigkeit und die native Integration zu schätzen wissen.

Das folgende Diagramm zeigt, wie Backup und Restore in Microsoft 365 Backup ablaufen:

flowchart TD
  user["Admin setzt Backup-Policy"] --> m365backup["Microsoft 365 Backup Service"]
  m365backup --> storage["Backup Storage (Microsoft 365)"]
  user2["Admin startet Restore"] --> m365backup
  m365backup --> restore["Schnelle Wiederherstellung ins Ziel (z.B. OneDrive, Exchange)"]

Abbildung: Ablauf von Backup und Restore mit Microsoft 365 Backup.

In der offiziellen Übersicht beschreibt Microsoft ausführlich, dass die Daten stets innerhalb der Trust Boundary von Microsoft 365 bleiben. Für viele Kunden ist das auch aus Datenschutzsicht ein wichtiger Punkt.

Papierkorb und Aufbewahrungsrichtlinien ersetzen kein Backup

Eine Frage höre ich immer wieder, nämlich ob der Papierkorb in OneDrive oder SharePoint nicht eigentlich schon ein Backup sei. Wer einmal größere Datenverluste erlebt hat, etwa weil jemand versehentlich oder mutwillig massenhaft Daten gelöscht hat, weiß es besser. Der Papierkorb ist eine reine Endbenutzerfunktion mit begrenzter Kapazität und Aufbewahrungszeit. Auch die Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies) in Purview dienen einem anderen Zweck. Sie verhindern, dass bestimmte Inhalte gelöscht werden, sind aber weder ein Backup noch eine echte Hilfe bei der Wiederherstellung auf Objektebene. Bei größeren Vorfällen wie Ransomware, versehentlich angestoßenen Migrationen oder Skriptfehlern kommt man damit nicht weit.

Mein Praxistipp: Wer der Geschäftsleitung erklären will, warum ein Backup nötig ist, sollte ihr ganz konkret vorführen, wie eine Wiederherstellung über Papierkorb und Retention Policies abläuft und wo dabei Schluss ist.

Im Admin Center lassen sich Sicherung und Wiederherstellung zentral steuern

Alles Nötige für den Einstieg findet sich unter Microsoft 365 Admin Center → Einstellungen → Microsoft 365 Backup. Dort hinterlegt man eine Azure Subscription für die Abrechnung und wählt dann für jeden aktivierten Workload die Benutzer, Sites oder Postfächer aus, die gesichert werden sollen. Die Aufbewahrungsdauer ist derzeit fest auf 1 Jahr eingestellt, längere Fristen bietet Microsoft bislang nicht an. Wiederherstellungen lassen sich sehr granular (einzelne Mails, Dateien, Sites) oder großflächig (gesamte Postfächer, ganze Websitesammlungen) anstoßen. Beides geht erstaunlich schnell, weil die Daten nicht exportiert und wieder importiert, sondern direkt im Microsoft-365-Storage verschoben werden.

Ein typischer Restore ist mit wenigen Klicks gestartet. Praktisch ist vor allem, dass sich Daten auch an einem neuen Ziel wiederherstellen lassen (z. B. nachdem ein Benutzer versehentlich gelöscht wurde).

Auch Drittanbieter wechseln auf die neue Backup Storage Platform

Viele Organisationen bleiben bei ihren Drittanbieter-Backups, etwa weil sie eine längere Aufbewahrung brauchen, Planner und Teams-Chats sichern wollen oder auf granulare Compliance-Funktionen angewiesen sind. Allerdings nutzen auch diese Lösungen ab sofort die neue Microsoft 365 Backup Storage Platform, denn der direkte Zugriff auf Exchange Online und SharePoint über EWS/Graph API fällt nach und nach weg. Für viele klassische Backup-Anbieter heißt das, dass die Daten im Tenant bleiben. Das kommt dem Datenschutz zugute und beschleunigt die Wiederherstellung. Wer bereits ein solches Produkt einsetzt, sollte prüfen, ob der Hersteller schon auf die neue Plattform umgestellt hat. Nach dem Wechsel stehen nämlich nicht alle Funktionen sofort wieder zur Verfügung.

In diesen Fällen lohnt sich Microsoft 365 Backup besonders:

  • Schutz vor versehentlichem oder böswilligem Löschen großer Datenmengen
  • Schnelle, granulare Wiederherstellung ohne lange Ausfallzeiten
  • Keine Abhängigkeit von Drittanbietern bei den Kern-Workloads
  • Vollständige Integration und Abrechnung über eine Azure Subscription

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung hat Microsoft auf den offiziellen Seiten veröffentlicht.

Für die meisten Tenants schließt der Dienst eine echte Lücke

Mit Microsoft 365 Backup schließt Microsoft eine wichtige Lücke im M365-Ökosystem. Für die wichtigsten Datenquellen gibt es jetzt einen direkt integrierten, skalierbaren Backup-Service, der ohne Umwege innerhalb der Trust Boundary bleibt. Ganz unkritisch sollte man ihn trotzdem nicht sehen. Wer besondere Anforderungen hat, etwa eine längere Aufbewahrung, die Sicherung weiterer Dienste oder tiefgehende Compliance-Funktionen, wird weiterhin ergänzende Lösungen prüfen müssen. Für die meisten Tenants ist der Dienst ein echter Fortschritt, und so mancher Admin dürfte damit ruhiger schlafen. In Projekten, bei denen es auf Geschwindigkeit und Datenschutz ankommt, ist Microsoft 365 Backup inzwischen meine erste Wahl.