Am 14. Oktober 2025 endet der Support für Exchange Server 2016 und 2019, und in vielen Umgebungen ist das längst kein theoretisches Thema mehr. In den vergangenen Monaten bin ich immer häufiger auf Tenants gestoßen, in denen die Postfächer weitgehend zu Exchange Online umgezogen sind, der letzte Exchange Server aber trotzdem weiterläuft. Manchmal steckt Unsicherheit dahinter, manchmal der Eindruck, dass bestimmte Workloads ohne ihn nicht auskommen. Technisch und lizenzrechtlich sind die Wege zur Abschaltung inzwischen klarer beschrieben als früher. Schwierig wird es meist erst bei den Einzelheiten.

Ohne Sicherheitsupdates wird der verbliebene Hybrid-Server zum Risiko

Wer seine lokalen Empfängerobjekte (Benutzer, Gruppen, Kontakte) noch über einen Exchange Server 2016 oder 2019 verwaltet, braucht spätestens jetzt einen konkreten Fahrplan für das kommende Jahr. Ab Oktober 2025 bekommt der Server weder Sicherheitsupdates noch Support, und damit steigt das Risiko für Compliance und Security deutlich. Besonders in hybriden Setups, in denen der Exchange Server nur noch als Management-Endpunkt für Empfänger aus dem Active Directory dient, lohnt die ehrliche Prüfung, ob er tatsächlich noch gebraucht wird. Häufig wird dabei übersehen, dass diese Objekte auch nach der vollständigen Postfachmigration mit Werkzeugen gepflegt werden sollten, die Exchange-Attribute kennen. Sonst entstehen schnell Inkonsistenzen, etwa bei Proxy-Adressen oder versteckten Attributen.

Für genau diesen Fall bietet Microsoft seit Exchange 2019 CU12 das Exchange Management Tools Package an. Damit lässt sich die Empfängerverwaltung per PowerShell weiterführen, ohne dass ein vollwertiger Exchange Server laufen muss. Voraussetzungen und Funktionsumfang beschreibt die offizielle Dokumentation von Microsoft. Das Paket ersetzt allerdings nicht die allgemeinen Exchange-Server-Rollen, sondern ist ausschließlich für die Empfängerverwaltung gedacht. SMTP-Relay, Transportregeln oder öffentliche Ordner bleiben außen vor.

Der letzte Exchange Server kann erst nach einer gründlichen Prüfung gehen

Zuerst muss feststehen, dass wirklich alle Postfächer in Exchange Online angekommen sind, also auch Shared Mailboxes, Ressourcen- und Archivpostfächer. Ebenso wichtig ist, ob Anwendungen, Multifunktionsgeräte oder andere SMTP-Quellen den lokalen Server noch als Relay nutzen. In vielen Projekten taucht dabei doch noch ein Sonderfall auf, an den niemand gedacht hat. Entfernen lässt sich der letzte Server erst, wenn sämtliche Postfächer und Empfängerobjekte in der Cloud liegen und das SMTP-Relay anders gelöst ist (z. B. über Exchange Online oder dedizierte Appliances). Muss die Empfängerverwaltung danach weiterhin On-Premises stattfinden, etwa weil das Active Directory die maßgebliche Quelle bleibt, kommt das oben erwähnte Management Tools Package zum Einsatz. Ist das nicht nötig, kann die klassische Exchange-Umgebung vollständig abgeschaltet werden.

Den typischen Entscheidungsweg für den Ausstieg aus der hybriden Exchange-Umgebung zeigt das folgende Diagramm:

flowchart TD
    AllePostfaecher["Alle Postfächer migriert?"] -->|"Nein"| ExchangeBleibt["Exchange Server bleibt erforderlich"]
    AllePostfaecher -->|"Ja"| SMTPRelay["Wird SMTP Relay lokal benötigt?"]
    SMTPRelay -->|"Ja"| ExchangeBleibt
    SMTPRelay -->|"Nein"| EmpfaengerManagement["Empfängerverwaltung on-prem notwendig?"]
    EmpfaengerManagement -->|"Ja"| MgmtTools["Exchange Management Tools Package einsetzen"]
    EmpfaengerManagement -->|"Nein"| Abschalten["Exchange Server abschalten"]

Abbildung: Entscheidungsbaum für die Abschaltung des letzten Exchange-Servers in Hybrid-Umgebungen.

Das Management Tools Package übernimmt die Empfängerverwaltung ohne Exchange Server

Gedacht ist das Exchange Management Tools Package für Umgebungen, die keine lokalen Postfächer mehr haben, aber die Exchange-Attribute ihrer im AD geführten Benutzer weiterhin pflegen müssen. Die Installation ist schnell erledigt und erfordert keine Exchange-Lizenz, solange keine Produktivrollen (Mailbox, Transport etc.) mehr laufen. Voraussetzung ist Exchange Server 2019 CU12 oder neuer auf einem unterstützten Windows Server. Ich empfehle CU15, denn nur von dort wird der direkte Wechsel zur künftigen Exchange Server Subscription Edition möglich sein. Wer noch mit Exchange 2016 arbeitet, kommt um die Migration auf 2019 ohnehin nicht herum, wenn das Management Tools Package oder sein Nachfolger eingesetzt werden soll.

Praxistipp: Damit keine Altlasten durchrutschen, sollten Sie im Exchange Admin Center gezielt nach lokalen Postfächern, Weiterleitungen und Anwendungskonten suchen, gern auch über einen PowerShell-Export. Vor allem Shared Mailboxes geraten leicht in Vergessenheit und machen sich dann Monate später als scheinbar unerklärliches Problem bemerkbar.

Außerdem hilft es, die Build-Nummern und Veröffentlichungsdaten des eigenen Exchange-Servers im Auge zu behalten. So lässt sich das letzte Updatejahr gezielt einplanen.

Lokale Postfächer und bestimmte Relay-Szenarien erfordern weiterhin einen Exchange Server

Nicht jede Umgebung kann oder will den Exchange Server ganz loswerden. Solange lokale Postfächer im Einsatz sind, etwa für spezielle Anwendungen, Scannerlösungen oder wegen rechtlicher Vorgaben, darf der Server nicht abgeschaltet werden. Das gilt auch für SMTP-Relay-Fälle, bei denen der Umstieg auf Exchange Online aus technischen oder lizenzrechtlichen Gründen scheitert. Dann bleibt mindestens ein Exchange Server im Betrieb, und ein Upgrade auf die nächste Produktgeneration ist unvermeidlich. Als Nachfolger hat Microsoft die Exchange Server Subscription Edition angekündigt. Sobald sie verfügbar ist, soll ein In-Place-Upgrade von 2019 CU14/15 möglich sein. Anfang Januar 2025 ist sie allerdings noch nicht erschienen.

Hybride Setups, die weiterhin lokale Postfächer brauchen, haben deshalb folgende Aufgaben vor sich:

  • Exchange Server 2019 auf CU15 bringen
  • Nachfolgeversion einplanen und deren Veröffentlichung verfolgen
  • SMTP-Relay- und Anwendungsanbindungen prüfen und dokumentieren
  • Sicherheits- und Compliance-Fragen im Hinblick auf das Supportende klären

Das Jahr 2025 reicht für einen sauberen Ausstieg aus

Mein Rat ist, 2025 als das Jahr zu nutzen, in dem die letzten Altlasten und offenen Fragen rund um Exchange konsequent erledigt werden. Wer noch an einigen lokalen Postfächern, Spezialanwendungen oder SMTP-Relays festhält, sollte jetzt prüfen, ob sich diese Fälle nicht doch mit Exchange Online, Azure oder Lösungen von Drittanbietern abdecken lassen. Ob ein Exchange Server bleiben muss, zeigt sich in der Regel nach einer gründlichen Bestandsaufnahme und sorgfältiger Planung. Sind die nötigen Schritte bekannt, lässt sich die Abschaltung geordnet und ohne Risiko umsetzen. Meiner Erfahrung nach ist das mit etwas Konsequenz einfacher, als viele erwarten. Der Zeitpunkt ist günstig, um Altlasten und eingefahrene Gewohnheiten hinter sich zu lassen.