Eine Copilot-Ausgabenrichtlinie hält nutzungsbasierte Kosten im Rahmen

Seit diesem Herbst unterscheidet Microsoft bei Microsoft 365 Copilot zwischen Funktionen, die in der Lizenz enthalten sind, und solchen, die nach Nutzung abgerechnet werden. Als Administrator sollten Sie die Copilot-Ausgabenrichtlinie einrichten, bevor die ersten Anfragen aus den Fachabteilungen eintreffen. Im Folgenden beschreibe ich, was sich laut Release Notes und Message Center ändert und wie ich selbst im Tenant vorgehe.

Microsoft rechnet weitergehende Copilot-Funktionen künftig nach Verbrauch ab

Für die alltäglichen Copilot-Funktionen genügt weiterhin die Copilot-Lizenz. Hinzu kommen weitergehende Funktionen wie „Code“ und „Autopilot“ in der Microsoft-365-Copilot-App, die über Copilot Credits nach Verbrauch abgerechnet werden. Mit der Lizenz allein sind sie nicht nutzbar. Erst wenn ein Administrator eine Ausgabenrichtlinie hinterlegt hat, stehen sie den Anwendern zur Verfügung.

Zunächst schützt das vor ungeplanten Kosten. Gleichzeitig stoßen Anwender, die eine Lizenz haben, auf gesperrte Funktionen und melden sich beim Helpdesk. Einen Überblick über die Änderungen geben die offiziellen Release Notes zu Microsoft 365 Copilot. Lesen Sie sie vor der Konfiguration einmal durch, denn die Bezeichnungen in der Oberfläche haben sich in den vergangenen Wochen mehrfach geändert.

Die Ausgabenrichtlinie entsteht im Microsoft 365 Admin Center

Verwaltet wird das Ganze im Microsoft 365 Admin Center, laut Release Notes im Bereich „Copilot“ unter der Kostenverwaltung. Ich gehe davon aus, dass man dafür eine Administratorrolle mit Zugriff auf Abrechnung und Copilot-Einstellungen braucht, etwa Global Administrator oder Billing Administrator. Welche Rolle in Ihrem Tenant tatsächlich genügt, prüfe ich lieber vorab im Admin Center, statt mich auf eine Annahme zu verlassen.

In der Richtlinie legen Sie fest, welche Anwendergruppe Credits verbrauchen darf und wie hoch das Budget ist. Dafür bieten sich Sicherheitsgruppen in Microsoft Entra ID an, die ich ohnehin für die Lizenzzuweisung verwende. Wie sich das sauber skalieren lässt, habe ich in Copilot-Lizenzen gruppenbasiert zuweisen beschrieben. Dieselben Gruppen eignen sich gut als Grundlage für die Ausgabenrichtlinie.

Im Admin Center ist die Richtlinie in sechs Schritten angelegt

So gehe ich vor. Je nach Rollout-Stand können die Menübezeichnungen in Ihrem Tenant etwas anders lauten.

1. Im Microsoft 365 Admin Center als Administrator anmelden und den Bereich „Copilot“ öffnen.
2. Die Kostenverwaltung aufrufen und nachsehen, ob es bereits eine Richtlinie gibt.
3. Eine neue Ausgabenrichtlinie anlegen und ihr eine Pilotgruppe aus Entra ID zuordnen.
4. Ein Budget festlegen und, sofern die Option angeboten wird, die erlaubten Modellfamilien auswählen.
5. Mit einem Testkonto aus der Pilotgruppe die Copilot-App öffnen und prüfen, ob „Code“ und „Autopilot“ verfügbar sind.
6. Nach einer Woche den Verbrauch in den Dashboards auswerten und die Gruppe nach und nach erweitern.

Der Administrator legt fest, was Anwender ohne Richtlinie angezeigt bekommen

Nach den bisher veröffentlichten Informationen können Sie bestimmen, was Anwender ohne Richtlinie bei einer gesperrten Funktion sehen. Zur Wahl stehen eine Schaltfläche „Zugriff anfordern“ oder lediglich ein Hinweis „Mehr erfahren“. Microsoft verteilt diese Einstellung gestaffelt, bei Standardkunden ab Oktober 2026, bei zurückgestellten Kunden ab November 2026. Gibt es einen klaren Genehmigungsweg, entscheide ich mich für die Anfrageschaltfläche, andernfalls für den Hinweis.

Gemeinsam mit der neuen Seite für Lizenzanfragen im Admin Center entsteht ein Ablauf, wie ihn das folgende Diagramm zeigt. Die Anfrage des Anwenders geht an die IT. Dort wird über die Gruppenzuordnung entschieden, und erst dann ist die Funktion freigeschaltet.

flowchart TD
    A["Anwender öffnet Code oder Autopilot"] --> B{"Ausgabenrichtlinie vorhanden?"}
    B -->|"Nein"| C["Funktion gesperrt"]
    C --> D["Zugriff anfordern oder Mehr erfahren"]
    D --> E["IT prüft Anfrage"]
    E --> F["Anwender zur Richtliniengruppe hinzufügen"]
    B -->|"Ja"| G["Credits werden verbraucht"]
    F --> G
    G --> H["Verbrauch im Dashboard prüfen"]

Vom Aufruf einer kostenpflichtigen Copilot-Funktion über die Freigabe bis zur Kontrolle des Verbrauchs.

Tipp: Fangen Sie mit einer kleinen Pilotgruppe und einem niedrigen Budget an. Nach wenigen Tagen erkennen Sie, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden, bevor im ganzen Unternehmen Kosten entstehen.

Die Dashboards zeigen den Verbrauch inzwischen recht genau

Microsoft hat die Kostenübersicht für KI ausgebaut. In den Dashboards zu Copilot und zum Verbrauch tauchen jetzt auch Zahlen zur Nutzung von Cowork auf, erfasst werden außerdem Copilot Code, Copilot Studio sowie erweiterte Aufgaben in SharePoint und OneDrive. In Copilot Studio erscheinen die Kosten sogar in den Agent-Auswertungen, sodass Ersteller sehen, was ein Testlauf kostet.

Für mich bedeutet das einen festen Termin, an dem ich mir den Verbrauch pro Gruppe ansehe, in den ersten Monaten am besten wöchentlich. Bei Agenten gilt dasselbe wie bei der Governance: Wer Zugriffe auf Systeme erlaubt, muss auch die Kosten im Auge behalten. Mehr dazu steht in meinem Beitrag über Agent Flows in Copilot Studio und Governance bei Systemzugriff. Die Grundlagen zur Lizenzierung erklärt die Dokumentation zur Zuweisung von Copilot-Lizenzen.

Zwei weitere Fristen fallen in denselben Zeitraum

Parallel sollten Sie zwei Termine im Kalender vormerken. Die bisherigen PowerShell-Einstellungen, mit denen sich die SharePoint-Copilot-Vorschau abschalten lässt, gelten nur noch bis zum 1. November 2026. Anschließend regeln Sie die Verfügbarkeit über die KI-Einstellungen der jeweiligen SharePoint-Website. Außerdem soll laut Community ab dem 25. Oktober 2026 das Hochladen erweiterter Pakete wie deklarativer Agenten oder MCP-Server standardmäßig erlaubt sein, wenn Sie es nicht vorher einschränken.

Für diesen zweiten Punkt habe ich bislang nur Community-Quellen gefunden. Deshalb sehe ich mir die Einstellung direkt in der Copilot-Steuerung des Admin Centers an, bevor ich etwas ändere. Bei der Verwaltung von Agenten und Integrationen hilft die Seite zu Copilot-Agenten und integrierten Apps im Admin Center.

Für die nächsten Tage habe ich eine feste Reihenfolge

In den Tenants, die ich betreue, gehe ich so vor. Als Erstes lese ich die Release Notes und halte fest, welche Funktionen für meine Kunden tatsächlich eine Rolle spielen. Dann lege ich Entra-ID-Gruppen für die Pilotanwender an und erstelle eine Ausgabenrichtlinie mit kleinem Budget. Danach teste ich mit einem Konto und dokumentiere, was die Anwender zu sehen bekommen.

Am Ende erkläre ich den Anwendern in wenigen Sätzen, warum einige Funktionen gesperrt sind und wie sie den Zugriff beantragen. Das erspart mir viele Rückfragen. Mit dieser Vorarbeit gibt es weder böse Überraschungen auf der Rechnung noch verärgerte Anwender, die für eine Lizenz bezahlt haben und trotzdem nicht damit arbeiten können.