Im vergangenen Jahr ist die Zahl der Copilot-Agenten in fast allen Microsoft-365-Tenants, die ich betreue, deutlich gestiegen. Ob mit Copilot Studio oder mit dem Copilot Agent Builder gebaut, die Möglichkeit, eigene KI-gestützte Automatisierungen zu erstellen, haben viele Anwender mit Begeisterung aufgegriffen. Governance und Überblick sind dabei oft auf der Strecke geblieben. Der Jahresanfang ist deshalb ein guter Zeitpunkt für eine Copilot-Agenten-Inventur. Welche Agenten gibt es, wer hat sie gebaut und wie werden sie genutzt? Und wo muss man dringend aufräumen und genauer hinsehen?

Copilot-Agenten tauchen an zwei Stellen im Tenant auf

Das erste Problem ist fast immer ganz banal der fehlende Überblick. Microsoft hat die Agentenverwaltung im Admin Center zwar verbessert, nach wie vor gibt es aber zwei zentrale Anlaufstellen, um Copilot-Agenten im Tenant aufzuspüren. Im Microsoft 365 Admin Center findet man unter „Copilot → Agenten“ die zentral veröffentlichten Agenten, jeweils mit Besitzer, Veröffentlichungsstatus und Sichtbarkeit (etwa „organisationweit geteilt“). Das Power Platform Admin Center wiederum listet pro Umgebung die Copilot-Studio-Agenten mit Besitzern, Freigaben und Zugriffsrechten auf. Dort stößt man häufig auf Agenten, die zwar gebaut, aber nie oder kaum genutzt wurden – oder die versehentlich sehr breit geteilt sind.

Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, beide Portale in festen Abständen durchzugehen. Haben in den letzten Monaten viele Champions, Fachbereiche oder Innovationsprojekte Agenten gebaut, liegt deren Zahl meist deutlich höher, als man erwartet.

Organisationsweit geteilte Agenten brauchen einen klar benannten Besitzer

Heikel wird es bei Agenten, die „organisationweit geteilt“ sind. Auf sie kann jeder im Tenant zugreifen, auch wenn es sich um experimentelle oder sogar fehlerhafte Agenten handelt. In manchen Tenants finde ich auf diese Weise mehrere Dutzend Agenten, die nie offiziell geprüft wurden.

Genauso wichtig ist die Frage, wem ein Agent gehört. Häufig sind das Einzelpersonen, manchmal sogar Mitarbeitende, die das Unternehmen längst verlassen haben, oder Projektgruppen ohne zentrale Verantwortung. Ist die Zuständigkeit nicht dokumentiert, kümmert sich im Zweifel niemand um Wartung, Aktualisierung oder Abschaltung.

Das folgende Diagramm zeigt, wie man Agenten aus Copilot Studio oder dem Copilot Agent Builder im Tenant sichtbar macht und verwaltet:

flowchart TD
  User["User erstellt Agent"] --> Studio["Copilot Studio Umgebung"]
  Studio --> PPAdmin["Power Platform Admin Center"]
  Studio --> OrgShare["Agent org-weit geteilt"]
  OrgShare --> M365Admin["M365 Admin Center Agenten-Übersicht"]
  PPAdmin --> Admin["Admin prüft Agenten"]
  M365Admin --> Admin

Abbildung: So werden Copilot-Agenten im Tenant sichtbar und kontrollierbar.

Organisationsweit geteilte Agenten sollte man deshalb regelmäßig überprüfen. Bleibt unklar, wer zuständig ist, oder nutzt niemand den Agenten mehr, empfehle ich eine verbindliche Policy, nach der er deaktiviert oder entfernt wird.

Viele Agenten werden gebaut und danach kaum noch genutzt

Auch wenn man es nicht gern hört, viele Agenten entstehen einmal und werden danach nie oder nur selten verwendet. Im Power Platform Admin Center liefert Microsoft rudimentäre Nutzungsstatistiken pro Agent, ein echtes Monitoring auf Tenant-Ebene gibt es aber weiterhin nicht (laut aktueller Ankündigung). Für einen ersten Eindruck reicht das trotzdem: Man sieht, welche Agenten zuletzt verwendet oder geändert und welche überhaupt veröffentlicht wurden.

Am liebsten gehe ich einmal im Jahr gemeinsam mit den Besitzern alle Agenten durch und kläre, welche noch gebraucht werden und welche nicht mehr. Dabei kommen oft spannende Diskussionen über Prozesse, Automatisierung und Risiken in Gang, vor allem bei Agenten, die auf sensible Datenquellen zugreifen oder Webhooks nutzen.

Praxis-Tipp: Achten Sie bei der Agenten-Inventur auch auf „verwaiste“ Agenten, denen kein aktiver Besitzer mehr zugeordnet ist. Solche Agenten sollten Sie entweder einem neuen Besitzer übergeben oder konsequent löschen.

Für gezielte Aufräumaktionen reicht meist die Filter- und Exportfunktion im Power Platform Admin Center (Rolle: Power-Platform- oder Copilot-Studio-Admin). Mit einer Liste aller Agenten samt Besitzer und Freigabestatus hat man eine solide Grundlage für alle weiteren Entscheidungen.

Admins können Agenten sperren, entfernen und vorab prüfen lassen

Eine Frage höre ich immer wieder, nämlich wie man verhindert, dass fehlerhafte oder nicht genehmigte Agenten im Tenant kursieren. Dafür braucht es technische Maßnahmen und klar kommunizierte Prozesse gleichermaßen. Im Power Platform Admin Center lassen sich Agenten gezielt deaktivieren oder entfernen, und organisationsweit geteilte Agenten kann man zentral sperren (siehe Dokumentation von Microsoft).

Noch wichtiger finde ich einen dokumentierten Approval-Prozess, der greift, bevor ein Agent für die ganze Organisation freigegeben wird. In mehreren Projekten habe ich dafür mit einfachen Checklisten gearbeitet, zum Beispiel:

  • Wer ist der Owner?
  • Auf welche Datenquellen greift der Agent zu?
  • Ist die Nutzung dokumentiert und getestet?
  • Haben IT oder Datenschutz den Agenten geprüft?
  • Ist der Lebenszyklus geklärt (z. B. regelmäßiger Review, Abschaltprozess)?

Weitere sinnvolle Kontrollpunkte findet ihr in meinem Beitrag Copilot-Studio-Governance: Risiken und Steuerung und in der Checkliste für die Governance von Agenten.

Die Agenten-Inventur gehört für mich zur Pflicht

Nach einem Jahr mit Copilot-Agenten in Microsoft 365 steht für mich fest, dass man ohne regelmäßige Inventur schnell den Überblick verliert. Dann sorgen Schatten-IT und veraltete Agenten früher oder später für unangenehme Überraschungen. Mit dem Admin Center und der Power Platform ist die technische Grundlage für Transparenz zwar vorhanden, auf einen durchdachten Prozess kann man trotzdem nicht verzichten.

Wer jetzt im Januar aufräumt, hat im weiteren Jahresverlauf weniger Stress und kann neue Ideen gezielt und sicher umsetzen. Die Copilot-Agenten-Inventur ist dabei kein Selbstzweck. Sie schafft die Grundlage dafür, KI im Unternehmen verantwortungsvoll einzusetzen.